hiện nay, bảo vệ một tập tin, thông tin cá nhân hoặc thông tin bí mật là cần thiết. Các tài liệu Microsoft Word chứa dữ liệu quan trọng mà đôi khi không phải ai cũng có thể truy cập được. May mắn thay, chương trình tự nó cho phép bạn mã hóa các tập tin với mật khẩu để ngăn chặn truy cập trái phép.
Nếu bạn không muốn người khác mở, sửa đổi hoặc xóa thông tin khỏi tài liệu của mình, bạn nên thiết lập một chìa khóa bảo vệ. Dưới đây, chúng tôi giải thích chi tiết và từng bước cách thêm một mật khẩu cho một tài liệu word, cũng như loại bỏ nó nếu cần thiết.
Tại sao phải bảo vệ tài liệu Word bằng mật khẩu?
Thêm một mật khẩu cho một tập tin Word đảm bảo rằng chỉ những người biết Word mới có thể truy cập vào nội dung của nó. Điều này đặc biệt hữu ích trong các trường hợp sau:
- Tài liệu có thông tin nhạy cảm: Các công ty và chuyên gia xử lý tài liệu dễ dàng hằng ngày. Dữ liệu bí mật điều này có thể gây hại nếu chúng rơi vào tay kẻ xấu.
- Tập tin cá nhân: Văn bản có thông tin riêng tư, chẳng hạn như danh sách tài khoản ngân hàng hoặc ghi chú cá nhân, phải được bảo vệ để tránh truy cập trái phép.
- Đảm bảo quyền tác giả: Nếu bạn chia sẻ tệp và không muốn người khác sửa đổi nội dung của họ mà không được phép, mật khẩu ngăn chặn thông tin gốc bị thay đổi.
Các bước bảo vệ tài liệu Word bằng mật khẩu
Microsoft Word cho phép bạn bảo vệ các tập tin bằng mật khẩu một cách đơn giản. Thực hiện theo các bước sau:
- Mở tài liệu Word mà bạn muốn bảo vệ.
- Bấm vào Lưu Trữ ở góc trên bên trái.
- Từ menu, chọn tin tức và sau đó nhấp vào Bảo vệ tài liệu.
- Chọn tùy chọn Mã hóa bằng mật khẩu.
- Nhập mật khẩu và xác nhận bằng cách viết lại.
- Bấm vào chấp nhận và lưu tài liệu.
Từ thời điểm đó trở đi, khi ai đó cố gắng mở tài liệu, họ sẽ phải nhập mật khẩu.
Cách xóa mật khẩu khỏi tài liệu Word
Nếu bất cứ lúc nào bạn quyết định rằng tệp của bạn không còn cần được bảo vệ nữa, bạn có thể xóa mật khẩu dễ dàng:
- Mở tệp được bảo vệ và nhập mật khẩu.
- Đi đến Tệp> Thông tin và chọn Bảo vệ tài liệu.
- Bấm vào Mã hóa bằng mật khẩu và xóa nội dung của trường mật khẩu.
- Lưu tài liệu để áp dụng các thay đổi.
Sau khi mã hóa được gỡ bỏ, bất kỳ ai cũng có thể truy cập tài liệu mà không cần phải nhập mật khẩu. chìa khóa.
Mẹo chọn mật khẩu an toàn
Để đảm bảo tệp của bạn được bảo vệ đúng cách, hãy ghi nhớ những mẹo sau: khuyến nghị khi chọn một mật khẩu:
- Nó sử dụng kết hợp chữ hoa và chữ thường, số và ký tự đặc biệt.
- Hãy đảm bảo nó đủ dài (ít nhất Nhân vật 12).
- Không sử dụng thông tin cá nhân như tên, ngày sinh hoặc từ thông dụng.
- Lưu của bạn mật khẩu ở một nơi an toàn, vì Word không cho phép bạn khôi phục nó nếu bạn quên.
Cách mở tài liệu Word được mã hóa
Nếu bạn đã tải xuống hoặc nhận được tệp Word được bảo vệ và muốn truy cập nội dung của tệp đó, hãy làm theo các bước sau:
- Bấm đúp vào tệp để mở.
- Nhập mật khẩu trong hộp thoại xuất hiện.
- Bấm vào chấp nhận và bạn sẽ truy cập tài liệu một cách bình thường.
Nếu bạn nhập một chìa khóa không chính xác, bạn sẽ không thể thấy nội dung của tài liệu.
Bảo vệ tệp Word khỏi bị sửa đổi
Nếu bạn muốn ngăn nội dung tài liệu của mình bị thay đổi mà không hạn chế quyền truy cập, bạn có thể bảo vệ nội dung đó bằng cách ghi:
- Mở tài liệu trong Word và đi đến tab Xem lại.
- Bấm vào hạn chế chỉnh sửa.
- Kích hoạt tùy chọn Chỉ cho phép loại chỉnh sửa này trong tài liệu và chọn Không có thay đổi (chỉ đọc).
- Áp dụng một mật khẩu để chỉ những người được ủy quyền mới có thể sửa đổi tập tin.
Phải làm gì nếu bạn quên mật khẩu cho tài liệu Word?
Nếu bạn quên mật khẩuWord không cung cấp tùy chọn chính thức để khôi phục nó. Tuy nhiên, có một số giải pháp khả thi:
- Nếu tài liệu được lưu trữ trên dịch vụ đám mây, hãy kiểm tra xem bạn có lưu phiên bản chưa mã hóa trước đó hay không.
- Hãy thử phần mềm phục hồi dữ liệu chuyên dụng. mật khẩu. Có những công cụ như Password Recovery hoặc PassFab for Word có thể giúp giải mã các tệp được bảo vệ.
- Kiểm tra với người đã tạo hoặc chia sẻ tài liệu để xem họ có còn giữ tài liệu đó không chìa khóa ban đầu.
Bạn nên viết ra và lưu lại mật khẩu trong một trình quản lý an toàn hoặc ở nơi nào đó mà bạn có thể dễ dàng lấy lại chúng.
Bảo mật tài liệu Word với mật khẩu Đây là một biện pháp đơn giản và hữu ích để bảo vệ thông tin nhạy cảm. Cho dù bạn làm việc với các tập tin kinh doanh hay cần sao lưu dữ liệu cá nhân, sử dụng tính năng này sẽ giúp bạn ngăn chặn truy cập trái phép.
Nhớ chọn một mật khẩu bảo mật và lưu trữ thông tin một cách phù hợp để tránh mất quyền truy cập vào thông tin. Chia sẻ hướng dẫn này để những người dùng khác có thể biết cách bảo vệ các tệp Word của họ.