Cách dịch văn bản trong Word: hướng dẫn đầy đủ và các lựa chọn thay thế

Dịch văn bản trực tiếp trong Microsoft Word Việc này dễ dàng hơn bạn nghĩ rất nhiều, và giúp bạn tiết kiệm công sức sao chép và dán sang các dịch vụ bên ngoài. Ngoài việc chuyển đổi từng phần hoặc toàn bộ tài liệu, Word còn cho phép bạn quản lý ngôn ngữ, kiểm tra chính tả và ngữ pháp ở nhiều ngôn ngữ khác nhau, và làm việc với văn bản có phong cách viết khác thường mà không cần thoát khỏi ứng dụng.

Nếu bạn thường xuyên sử dụng Word, bạn sẽ muốn biết đầy đủ các chức năng dịch thuật, cách cấu hình ngôn ngữ hiển thị và ngôn ngữ tạo, cách xóa những ngôn ngữ không cần thiết, và các lựa chọn thay thế khi bạn cần độ chính xác cao hơn hoặc cần quản lý các tệp PDF và bố cục phức tạp. Dưới đây, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn đầy đủ và thiết thực, bao gồm các mẹo, hạn chế cần lưu ý và các tùy chọn nâng cao.

Dịch văn bản trong Word: nó ở đâu và hoạt động như thế nào

Trong các phiên bản Office hiện đại, tính năng dịch máy nằm trên tab Dịch. "Đánh giá" (Đánh giá) trong nhóm "Ngôn ngữ"Từ đó, bạn có thể dịch một phần hoặc toàn bộ tài liệu và Word sẽ phát hiện ngôn ngữ nguồn hoặc cho phép bạn cài đặt thủ công trước khi chọn ngôn ngữ đích.

Chọn ngôn ngữ dịch

Để điều chỉnh ngôn ngữ mặc định, hãy vào Xem lại > Ngôn ngữ > Dịch > "Chọn ngôn ngữ dịch"Trong hộp thoại xuất hiện, hãy xác định "Dịch từ" và "Dịch sang" và xác nhận bằng OK. Các thiết lập này sẽ được ghi nhớ cho các phiên làm việc sau và sẽ giúp tăng tốc quy trình làm việc của bạn.

Dịch toàn bộ văn bản trong Word

Nếu bạn cần chuyển đổi toàn bộ tệp, hãy mở Đánh giá > Ngôn ngữ > Dịch > «Dịch tài liệu»Trong Outlook, bạn sẽ thấy tùy chọn "Dịch mục" cho thư. Ngôn ngữ nguồn và ngôn ngữ đích đã cấu hình của bạn sẽ được hiển thị, và bạn có thể thay đổi ngôn ngữ nếu muốn trước khi tiếp tục.

Tùy thuộc vào phiên bản và cấu hình, sau khi hoàn thành bản dịch Có thể mở một tab trình duyệt có bản gốc và bản dịch của nó. hoặc tạo một tài liệu Word mới với văn bản đã chuyển đổi. Trong trường hợp sau, bạn sẽ có hai cửa sổ: tệp gốc và bản dịch, giúp bạn tránh mất bản gốc.

Dịch một lựa chọn cụ thể

Để dịch chỉ một đoạn văn, câu hoặc từ, hãy chọn văn bản và vào mục Xem lại > Ngôn ngữ > Dịch > «Dịch lựa chọn»Một bảng điều khiển bên phải sẽ mở ra với kết quả. Word thường tự động phát hiện ngôn ngữ nguồn, nhưng bạn có thể điều chỉnh. Khi bạn hài lòng với kết quả, hãy nhấp vào "Chèn" để thêm bản dịch vào tài liệu.

Một cách nhanh chóng khác là nhấp chuột phải: đánh dấu đoạn, Nhấp chuột phải và chọn "Dịch". Nó rất hữu ích cho các từ đơn hoặc cụm từ ngắn mà không cần phải điều hướng qua menu.

Khi dịch văn bản trong Word, thông tin gì sẽ được gửi tới Internet?

Khi bạn sử dụng dịch máy Office, nội dung được gửi đến nhà cung cấp dịch vụ qua Internet để tạo ra kết quả. Điều này áp dụng cho dù bạn đang dịch toàn bộ tài liệu hay một phần. Đây là thông lệ tiêu chuẩn trong loại công việc này; nếu bạn làm việc với thông tin nhạy cảm, hãy cân nhắc các chính sách nội bộ hoặc các giải pháp thay thế tại địa phương.

Chi tiết và tùy chọn bảng dịch

Trong bảng bên phải, ngoài kết quả, Bạn sẽ thấy thông tin bổ sung ở phía dưới trên văn bản đã chọn và các thuật ngữ của nó. Đây là một trợ giúp hữu ích khi bạn không chắc chắn về các biến thể hoặc ý nghĩa. Lưu ý: bảng điều khiển không phải là trình soạn thảo; hãy chỉnh sửa văn bản đã chèn vào tài liệu nếu bạn muốn điều chỉnh kiểu chữ.

Hỗ trợ ngôn ngữ từ phải sang trái (RTL)

Word hỗ trợ môi trường viết từ phải sang trái và kết hợpĐiều này bao gồm các ngôn ngữ như tiếng Ả Rập và tiếng Do Thái, có hoặc không có chuyển đổi ngữ cảnh. Bạn có thể cấu hình giao diện để hiển thị menu và nút từ phải sang trái, và bạn cũng có thể xác định từng tài liệu để nội dung của chúng chạy từ phải sang trái.

Nếu bạn làm việc trong một kịch bản hỗn hợp (từ trái sang phải và từ phải sang trái), thiết lập ngôn ngữ soạn thảo phù hợp và bật các tùy chọn bố cục văn bản theo chiều dọc, RTL hoặc hỗn hợp để việc xem lại, con trỏ và hiển thị hoạt động chính xác.

Thêm ngôn ngữ vào Word: Xem so với Tạo

Trong Word có hai khái niệm chính: ngôn ngữ hiển thị e ngôn ngữ của sự sáng tạoPhần đầu tiên kiểm soát giao diện ứng dụng (menu, nút và hộp thoại). Phần thứ hai ảnh hưởng đến việc viết: kiểm tra chính tả và ngữ pháp, quy tắc bố cục văn bản và công cụ ngôn ngữ.

Cài đặt ngôn ngữ hiển thị

Để thay đổi ngôn ngữ giao diện, hãy mở một tài liệu và đi tới Tệp > Tùy chọn > Ngôn ngữTrong mục "Ngôn ngữ hiển thị", hãy nhấp vào "Cài đặt ngôn ngữ hiển thị bổ sung từ Office.com". Trang chính thức sẽ mở ra với danh sách đầy đủ; hãy tải xuống gói ngôn ngữ bạn cần.

Chạy trình cài đặt và khi được nhắc, đóng các ứng dụng Office Mở để tiếp tục. Sau khi quá trình hoàn tất, hãy quay lại Tệp > Tùy chọn > Ngôn ngữ và chọn ngôn ngữ hiển thị mới. Hầu hết các ngôn ngữ phổ biến đều có sẵn.

Cấu hình ngôn ngữ soạn thảo và công cụ kiểm tra

Để Word giúp bạn với trình kiểm tra chính tả và ngữ pháp Ở ngôn ngữ khác, trong mục Tệp > Tùy chọn > Ngôn ngữ, hãy điều chỉnh "Ngôn ngữ soạn thảo và hiệu đính của Office". Bạn có thể thêm bao nhiêu ngôn ngữ soạn thảo tùy thích và quyết định ngôn ngữ nào sẽ là ngôn ngữ mặc định cho các tài liệu hàng ngày của bạn.

Ngoài ra, từ Đánh giá > Ngôn ngữ > Ngôn ngữ > Đặt ngôn ngữ kiểm tra, bạn sẽ thấy danh sách các ngôn ngữ khả dụng. Chọn một ngôn ngữ cho văn bản hiện tại, sau đó nhấn "OK" hoặc "Đặt làm mặc định" nếu bạn muốn áp dụng ngôn ngữ đó theo mặc định.

Xóa ngôn ngữ bạn không còn sử dụng

Nếu bạn đã cài đặt một ngôn ngữ chỉ dành cho một dự án cụ thể, bạn có thể xóa nó. Đi tới Tệp > Tùy chọn > Ngôn ngữ, mở "Chọn ngôn ngữ chỉnh sửa", chọn ngôn ngữ bạn muốn xóa và nhấp vào "Xóa". Sau đó, các công cụ chỉnh sửa sẽ không còn khả dụng nữa.

Các trường hợp thực tế để dịch văn bản trong Word: lựa chọn, tài liệu và phím tắt

Đối với bản dịch cụ thể của một vài dòng, tùy chọn linh hoạt nhất là Dịch lựa chọnĐánh dấu văn bản, mở bảng dịch và khi kết quả như mong đợi, hãy nhấp vào "Chèn". Bằng cách này, bạn sẽ tránh được việc thay đổi phần còn lại của tài liệu.

Nếu bạn cần chuyển đổi mọi thứ cùng một lúc, hãy sử dụng Dịch tài liệuSau khi chọn ngôn ngữ, Word sẽ tạo bản dịch trong một cửa sổ riêng hoặc mở kết quả trong trình duyệt, tùy thuộc vào phiên bản bạn đang sử dụng. Bạn sẽ luôn giữ nguyên bản gốc.

Khi bạn thường lặp lại quá trình này, bạn có thể giữ nguyên cấu hình ngôn ngữ để nhanh hơn và thậm chí thêm từ điển hoặc gói kiểm tra ngôn ngữ vào danh sách kết hợp thường dùng nhất của bạn.

Các lựa chọn thay thế cho dịch Word: Google Dịch và DeepL

Google Dịch: Tài liệu và GNMT

Google Translate đã tích hợp hệ thống thần kinh GNMT vào năm 2016, với dịch máy thần kinh đã được cải thiện đáng kể so với trước đây. Để dịch tài liệu, hãy mở dịch vụ từ trình duyệt và chọn tab "Tài liệu"; dịch vụ này chấp nhận các định dạng DOCX, PPTX, XLSX và PDF.

Kết quả thường được tải xuống dưới dạng PDF và nó không thể chỉnh sửa trực tiếpBạn sẽ thấy dấu "Dịch bởi Google" ở góc trên bên trái của mỗi trang; dấu hiệu này đóng vai trò cảnh báo rằng đầu ra được tự động hóa và chưa được kiểm duyệt bởi con người. Mặc dù phần lớn định dạng được giữ nguyên, nhưng các cụm từ không tự nhiên hoặc diễn giải sai trong các câu mơ hồ có thể xuất hiện.

DeepL: Độ chính xác, Tệp và Quyền riêng tư

DeepL cung cấp dịch máy tập trung vào sự tự nhiên và sắc tháiTrên trang web của họ, bạn sẽ tìm thấy mục "Dịch Tệp" để tải lên các tệp .docx, .pdf và .pptx; bằng cách này, bạn có thể tránh việc sao chép và dán. Trong phiên bản miễn phí, bạn có thể dịch ngay lập tức tối đa ba tệp mỗi tháng sau khi đăng ký.

Nếu bạn sao chép và dán văn bản, bạn có thể sử dụng giao diện DeepL với giới hạn gần đúng là 1.500 ký tự mỗi bài đăng, hữu ích nếu bạn không cần toàn bộ tệp hoặc nếu bạn vượt quá ba bản dịch tài liệu trong gói miễn phí.

Về quyền riêng tư, khi bạn tải lên PDF, DeepL có thể gửi tệp đến API Adobe để chuyển đổi sang định dạng có thể chỉnh sửa. Là một công ty có trụ sở tại EU, chúng tôi sẽ thông báo cho bạn về quy trình này và cho phép bạn bật hoặc tắt tùy chọn này. Chúng tôi tuyên bố rằng chúng tôi không lưu trữ vĩnh viễn nguồn hoặc nội dung đã dịch.

Đối với ngôn ngữ, DeepL hoạt động với hàng chục ngôn ngữ; một số tài liệu tham khảo đề cập hơn 26 ngôn ngữ làm việc và ở những ngôn ngữ khác, khả năng nhận dạng lên đến 33 ngôn ngữ để phát hiện. Trên thực tế, phạm vi phủ sóng rất rộng và tăng dần theo thời gian.

Dịch PDF và giữ nguyên bố cục

Một tệp PDF duy trì định dạng của nó bất kể thiết bị hay hệ thống nào. Do đó, khi dịch nó, thách thức nằm ở tôn trọng thiết kế, phông chữ và bố cụcCon đường cổ điển là chuyển đổi PDF sang định dạng có thể chỉnh sửa (Word, PowerPoint, v.v.), dịch rồi xuất lại sang PDF.

Với Adobe Acrobat Reader bạn có thể xem, ký hoặc chú thích, nhưng chỉnh sửa và chuyển đổi sang các định dạng có thể chỉnh sửa Đây là tính năng trả phí. Có những lựa chọn thay thế như PDF Element và các trình chuyển đổi khác có thể chuyển đổi sang DOCX hoặc PPTX với nhiều mức độ chính xác khác nhau, tùy thuộc vào độ phức tạp của tài liệu.

Khi có đồ họa và hình ảnh kèm theo văn bản, bạn có thể dịch văn bản trong Word không?

Nếu tài liệu của bạn bao gồm văn bản được nhúng trong hình ảnh, nhiều cột, bảng dày đặc hoặc các thành phần chồng chéo, bạn có thể cần xuất bản trên máy tính để bàn (DTP) để định vị lại và điều chỉnh nội dung. Việc các ký tự chồng chéo hoặc căn chỉnh không đồng đều sau khi chuyển đổi là điều không hiếm gặp, đòi hỏi phải tinh chỉnh lại.

Một số khuyến nghị hữu ích: 1) nếu bạn thuê ngoài DTP, hãy đồng ý ngay từ đầu những hình ảnh và lớp nào cần chỉnh sửa2) Bạn có thể chỉnh sửa trước bố cục rồi chèn bản dịch hoặc gửi văn bản đã dịch dưới dạng tệp riêng để nhà thiết kế bố cục chèn vào; 3) Xem xét kỹ lưỡng kết quả cuối cùng, đặc biệt nếu nhà thiết kế không thành thạo ngôn ngữ đích.

Chất lượng dịch máy và hậu chỉnh sửa (MTPE)

Dịch máy là một công cụ tăng tốc tuyệt vời, nhưng không thay thế hoàn toàn việc đánh giá của con người, đặc biệt là trong các bối cảnh nhạy cảm (ví dụ: nội dung y tế). Để cải thiện chất lượng, hãy áp dụng hiệu chỉnh hậu kỳ dịch máy bằng hai phương pháp phổ biến.

Chỉnh sửa hậu kỳ nhẹ (LPE)

LPE sửa lỗi tối thiểu để văn bản là dễ đọc và trung thực trong những điều cốt yếu. Phương pháp này tập trung vào việc loại bỏ các lỗi làm thay đổi ý nghĩa hoặc mâu thuẫn với bản gốc. Phương pháp này lý tưởng khi thời gian và chi phí là ưu tiên hàng đầu, và mục đích sử dụng cuối cùng không yêu cầu biên tập hoàn thiện.

Chỉnh sửa hậu kỳ đầy đủ (FPE)

FPE đang tìm kiếm một giải pháp có vẻ như ban đầu được viết bằng ngôn ngữ đíchNgoài độ chính xác, nó còn cải thiện phong cách, tính nhất quán, ngữ pháp và tính phù hợp văn hóa (bao gồm cả thành ngữ). Tuy chậm hơn và đắt hơn, nhưng nó mang lại mức độ chuyên nghiệp tương đương với các tài liệu khác.

Một ví dụ minh họa: Tuyên ngôn Quốc tế Nhân quyền

Tuyên ngôn Quốc tế Nhân quyền là một trong những văn bản được dịch nhiều nhất trên thế giới, với hàng trăm phiên bản. Nghiên cứu điển hình này giúp hiểu rõ những thách thức về định dạng, thuật ngữ và tính nhất quán khi dịch tài liệu sang nhiều ngôn ngữ.

Quy trình và tiêu chí

Khi một bản dịch mới được thêm vào kho lưu trữ chính thức, một nhóm sẽ xác minh rằng bản dịch đó chưa tồn tại. tôn trọng cấu trúc, rằng tệp đã hoàn chỉnh và đáp ứng các tiêu chí định dạng (PDF, Word, HTML, v.v.). Đây là chuỗi kiểm soát chất lượng giúp duy trì độ tin cậy của toàn bộ gói.

Bài học áp dụng cho Word

Từ ví dụ này, chúng ta biết rằng việc chia quá trình thành các bước là thuận tiện, xem xét thiết kế và đồ họavà chuẩn bị hướng dẫn về phong cách hoặc bảng chú giải thuật ngữ nếu có thuật ngữ chuyên ngành. Ngay cả khi sử dụng Word với dịch máy, việc chỉnh sửa hậu kỳ và hiệu đính cuối cùng cũng tạo nên sự khác biệt.

Dịch các phần cụ thể thành bài tập

Hãy tưởng tượng bạn có Bài viết 1 trong Word và bạn chỉ muốn dịch một đoạn văn. Chọn đoạn văn đó, nhấp vào Xem lại > Ngôn ngữ > Dịch > «Dịch lựa chọn» và so sánh kết quả với bản tham khảo. Chèn văn bản đã dịch và chỉnh sửa để điều chỉnh giọng điệu.

Dịch vụ chuyên nghiệp và cộng đồng

Nếu bạn quản lý một khối lượng lớn tài liệu hoặc bạn cần kiểm soát chất lượng tiên tiếnHãy cân nhắc các nhà cung cấp dịch vụ ngôn ngữ (LSP). Các nền tảng như Gengo cho phép bạn tải tệp lên, xác định cặp ngôn ngữ và đặt ra các yêu cầu chất lượng trong phạm vi ngân sách của bạn.

Một lựa chọn khác là TextMaster, với Dịch vụ đám mây SaaS giúp bạn dễ dàng quản lý đơn hàng ngay trên trình duyệt. Nếu bạn muốn phối hợp trực tiếp với các chuyên gia, các cộng đồng như ProZ, TM-Town hoặc TranslatorsCafé sẽ giúp bạn tìm kiếm biên dịch viên và biên tập viên có kinh nghiệm phù hợp.

Khi nào nên mở rộng quy mô: hệ thống quản lý dịch thuật (TMS)

TMS tập trung tải nội dung, phân công nhiệm vụ tự động, bộ nhớ dịch thuật, quản lý thuật ngữ, kiểm soát chất lượng và xuất kết quả. Đây là cách hiệu quả nhất để dịch thuật trên quy mô lớn mà vẫn đảm bảo tính nhất quán và kịp thời.

Trong số những ưu điểm của nó: nhập/xuất tự động, hỗ trợ đa ngôn ngữ song song, theo dõi tiến độ và chi phí, QA ngôn ngữ và kết nối với CMS hoặc lưu trữ đám mây (ví dụ: Dropbox). Ngoài ra, tính năng cộng tác thời gian thực cho phép mọi người tham gia cùng làm việc trên phiên bản mới nhất.

Việc lựa chọn TMS đám mây mang lại sự linh hoạt và an ninh cao hơn thông qua dự phòngCác nhà cung cấp xử lý việc triển khai và bảo trì, giảm gánh nặng cho cơ sở hạ tầng nội bộ. Với tầm quan trọng ngày càng tăng của điện toán đám mây trong CNTT, điều này hoàn toàn hợp lý nếu bạn đang tìm kiếm độ tin cậy và khả năng mở rộng.

Mẹo nhanh để sử dụng hàng ngày trong Word

– Sử dụng tính năng phát hiện tự động khi bạn không chắc chắn về ngôn ngữ, nhưng điều chỉnh nó bằng tay Nếu bạn thấy lỗi hệ thống, hãy chèn bản dịch và điều chỉnh văn phong cho phù hợp với đối tượng độc giả. Sử dụng từ điển ngôn ngữ đích và các bài kiểm tra ngôn ngữ để tinh chỉnh chính tả và ngữ pháp.

– Nếu bạn làm việc với RTL, hãy kiểm tra hướng đoạn văn và giao diện Word để biết tránh những cú nhảy thị giác– Cập nhật các gói ngôn ngữ và xóa bất kỳ gói nào bạn không còn sử dụng. – Đối với các tệp PDF phức tạp, hãy cân nhắc sử dụng quy trình làm việc với DTP và đánh giá ngôn ngữ cuối cùng.

– Trong các tổ chức có Office 365, hãy phối hợp với CNTT hoặc đối tác chính thức của Microsoft để triển khai các gói ngôn ngữ, chính sách bảo mật và quy trình dịch thuật tích hợp với các công cụ khác.