Nếu OneDrive luôn là lựa chọn đầu tiên mỗi khi bạn tạo tài liệu Word, bảng tính Excel hoặc bản trình bày PowerPoint thì bạn không phải là người duy nhất. Văn phòng được cấu hình cho ưu tiên đám mây về bảo mật và cộng tác, nhưng không phải lúc nào cũng như vậy khi bạn muốn làm việc tại chỗ hoặc trên một đám mây khác.
Tin tốt là bạn có thể kiểm soát chỉ trong vài phút. Hãy cùng xem cách vô hiệu hóa Office khỏi việc lưu vào OneDrive theo mặc định., chọn thư mục cục bộ làm đích, điều chỉnh sao lưu Desktop, Documents và Pictures, quyết định thư mục OneDrive nào sẽ đồng bộ hóa và thậm chí hủy các tác vụ tải lên hoặc tải xuống đang diễn ra. Nhân tiện, chúng ta sẽ tìm hiểu về các tùy chọn lưu trữ, Lưu trữ Cá nhân và các lựa chọn thay thế như Google Drive, Dropbox và iCloud.
Tại sao Office mặc định lưu tệp vào OneDrive?
Windows tích hợp OneDrive để đồng bộ hóa các tệp giữa PC của bạn và đám mây, giúp việc này dễ dàng hơn có bản sao lưu, bảo vệ và truy cập trên mọi thiết bịNgoài ra, cài đặt PC xác định vị trí lưu mặc định cho các thư viện Desktop, Documents, Pictures, Music và Videos mà OneDrive có thể tự động bảo vệ.
Cách tiếp cận này mang lại những lợi thế rõ ràng: Phục hồi sau thảm họa, quản lý phiên bản và làm việc từ nhiều máy tínhTuy nhiên, nếu bạn muốn lưu cục bộ hoặc lưu vào một đám mây khác, bạn có thể điều chỉnh cả Office và OneDrive để chúng không đẩy bạn lên đám mây theo mặc định và quyết định nơi lưu theo từng trường hợp cụ thể.
Thay đổi chế độ lưu mặc định trong Word, Excel và PowerPoint
Để ngăn Office lưu vào OneDrive theo mặc định, hãy cấu hình từng ứng dụng theo ý muốn của bạn. Các bước thực hiện trong Word, Excel và PowerPoint rất giống nhau.:
- Mở Word, Excel hoặc PowerPoint và vào menu Tệp. Xác định các tùy chọn ở cuối bảng bên trái.
- Đi tới phần Lưu. Bật "Lưu trên PC theo mặc định" để ưu tiên ổ đĩa cục bộ hơn OneDrive.
- Trong mục “Vị trí tệp cục bộ mặc định”, hãy chọn thư mục mà tệp mới của bạn sẽ được lưu theo mặc định. Bạn có thể đánh dấu bất kỳ tuyến đường địa phương nào hoặc thậm chí một thư mục được đồng bộ hóa bởi một đám mây khác (ví dụ: Dropbox hoặc Google Drive).
- Nhấn OK để xác nhận. Điều này cũng áp dụng cho mọi ứng dụng Office. nếu bạn muốn có hành vi thống nhất.
Ngay cả khi bạn thay đổi mặc định, bạn vẫn có thể chọn vị trí mỗi lần lưu. Trong mục Lưu hoặc Lưu dưới dạng, bạn sẽ thấy "Máy tính này" và "OneDrive" để quyết định thủ công.
Chọn nơi lưu tệp trong mỗi tài liệu
Bất kể cài đặt chung nào, khi bạn lưu tệp mới hoặc tệp hiện có, bạn có thể quyết định nơi lưu tệp đó. Trong cửa sổ Lưu/Lưu dưới dạng, chọn "Máy tính này" hoặc "OneDrive" và điều hướng đến thư mục mong muốn. Cử chỉ một lần này hữu ích cho các trường hợp ngoại lệ mà không ảnh hưởng đến cài đặt mặc định của bạn.
Dừng sao lưu tự động Desktop, Documents và Pictures
OneDrive có thể bật "Sao lưu thư mục PC" cho Máy tính để bàn, Tài liệu và Hình ảnh, để tất cả nội dung của bạn được bảo vệ trên đám mâyNếu bạn không muốn tự động tải lên, bạn có thể tắt tính năng này:
- Nhấp vào biểu tượng OneDrive trong khay hệ thống và đi tới “Cài đặt & Trợ giúp” → “Cài đặt”. Mở tab "Sao lưu".
- Trong mục “Thư mục PC quan trọng”, hãy nhấp vào “Quản lý bản sao lưu”. Bỏ chọn Desktop, Pictures và/hoặc Documents theo ý bạn.
- Xác nhận các thay đổi. Những thư mục đó sẽ không còn được sao lưu nữa. tự động.
Hãy tận dụng cơ hội này để xem lại mục "Ảnh và Video" và "Ảnh chụp màn hình" trong cùng một tab đó. Nếu bạn không muốn chúng tải lên ngay lập tức, hãy tắt các tùy chọn đó. để ngăn chặn việc lưu ảnh và clip vào OneDrive mà không xin phép.
Chọn thư mục OneDrive nào sẽ đồng bộ hóa với PC của bạn
Bạn không cần phải mang tất cả mọi thứ đến cho nhóm. Bạn có thể chọn thư mục nào OneDrive sẽ có sẵn trên PC của bạn để tiết kiệm băng thông và dung lượng:
- Biểu tượng OneDrive → “Cài đặt & trợ giúp” → “Cài đặt”. Chuyển đến tab “Tài khoản”.
- Nhấp vào “Chọn thư mục” bên dưới “Chọn thư mục”. Chỉ kiểm tra những gì bạn muốn đồng bộ hóa con est trang bị.
- Xác nhận với Chấp nhận. Các thư mục không được chọn sẽ bị ẩn trong Explorer và chúng chỉ có trên đám mây.
Nếu bạn ngừng đồng bộ hóa một thư mục, các tệp của thư mục đó sẽ không bị xóa khỏi OneDrive; họ chỉ đơn giản là ngừng chiếm giữ không gian địa phương và biến mất khỏi File Explorer trên máy tính đó.
Kiểm soát những gì đang chiếm dung lượng trên đĩa của bạn bằng Files On-Demand
Với Files On-Demand, bạn có thể lưu trữ mọi thứ trong OneDrive và chỉ tải xuống những gì bạn sử dụng. Điều này rất hữu ích nếu đĩa không đủ dung lượng.:
- Trong Explorer, nhấp chuột phải vào tệp hoặc thư mục trong OneDrive. Chọn "Luôn giữ trên thiết bị này" để nó có thể sử dụng ngoại tuyến và được tính vào bộ nhớ cục bộ.
- Nếu bạn cần giải phóng dung lượng, hãy sử dụng “Giải phóng dung lượng”. Mục này sẽ bị xóa khỏi đĩa nhưng vẫn được lưu trên đám mây., sẵn sàng mở theo yêu cầu.
Bằng cách quản lý tốt hai tùy chọn này, bạn sẽ tiết kiệm được hàng gigabyte mà không mất quyền truy cập vào bất kỳ dữ liệu nào. OneDrive sẽ chỉ tải xuống nội dung khi bạn mở nóvà bạn có thể hoàn tác chỉ bằng một cú nhấp chuột.
Ngăn chặn các tệp Office tự động đồng bộ hóa
OneDrive có thể thử đồng bộ hóa các tài liệu Word, Excel hoặc PowerPoint với tích hợp nâng cao. Nếu bạn không muốn tích hợp đó, Bạn có thể tắt tính năng này trong ứng dụng OneDrive.:
- Mở OneDrive từ khay hệ thống và vào Cài đặt. Đi tới tab "Văn phòng".
- Bỏ chọn “Sử dụng ứng dụng Office để đồng bộ hóa các tệp Office mà tôi mở”. Lưu với Chấp nhận.
Từ thời điểm đó, các chương trình Office sẽ không còn buộc đồng bộ hóa tự động với OneDrive nữaNếu bạn muốn tải lên một tệp cụ thể, hãy thực hiện thủ công bằng cách sử dụng Lưu dưới dạng hoặc kéo tệp đó vào thư mục OneDrive của bạn.
Mẹo nâng cao: Giữ nguyên cấu trúc bằng phím tắt
Nếu bạn muốn OneDrive sao chép "cấu trúc" các thư mục của mình nhưng không sao chép một số nội dung nhất định, thì có một mẹo hữu ích. Di chuyển các thư mục bạn không muốn tải lên khỏi cây OneDrive và thay vào đó tạo một lối tắt có cùng tên ở vị trí OneDrive ban đầu.
Bằng cách này, bạn giữ cho hệ thống phân cấp được hiển thị, nhưng OneDrive sẽ không tải lên nội dung thực tế từ thư mục đó, vì lối tắt không đồng bộ như thư mục chứa tệp. Điều này hữu ích khi bạn lưu dữ liệu đó vào một đám mây hoặc ổ đĩa ngoài khác và không muốn sao chép.
Quản lý các lượt tải lên và tải xuống đang diễn ra
Nếu bạn mắc lỗi hoặc hối hận khi đã thực hiện được một nửa quá trình, Bạn có thể hủy các hoạt động đang diễn ra cả trên web và trong ứng dụng OneDrive.
- Hủy tải lên trên OneDrive.com: Ở thanh trên cùng hoặc bảng điều khiển tải lên, chạm vào X trên tệp để hủy hoặc chạm vào nút điều khiển "Hủy tất cả" nếu bạn muốn dừng hoàn toàn. X hủy bỏ việc chuyển giao ngay lập tức.
- Dừng tải xuống trong trình duyệt: Mở khu vực tải xuống của trình duyệt và hủy tải xuống đang hoạt động từ menu của trình duyệt. Nút Hủy thường nằm cạnh thanh tiến trình..
- Hủy tải lên trên thiết bị di động: Trên Android hoặc iOS, chạm vào X bên dưới hình thu nhỏ của tệp bạn đang tải lên. Ứng dụng sẽ dừng việc gửi đó mà không ảnh hưởng đến phần còn lại.
- Dừng tải xuống trên điện thoại: Vào thông báo của trình quản lý tải xuống hệ thống và chọn Hủy bên dưới mục tương ứng. Bạn sẽ tránh được lưu lượng truy cập và dữ liệu tiêu thụ không cần thiết.
- Hủy mở tệp "Khả dụng khi trực tuyến": Nếu bạn mở tệp từ Explorer, OneDrive sẽ tải xuống trước. Mở bảng biểu tượng OneDrive và nhấn vào dấu X bên cạnh tệp bạn đang tải xuống. Việc tải xuống mục đó sẽ bị dừng lại.
Nếu bạn vô tình thêm hoặc xóa các tập tin
Khi bạn vô tình tải lên thứ gì đó bên trong thư mục OneDrive, giải pháp an toàn nhất là tạm dừng OneDrive, sửa chữa và tiếp tục:
- Trên biểu tượng OneDrive, chọn “Tạm dừng đồng bộ hóa”. Di chuyển hoặc xóa tệp ra khỏi OneDrive.
- Quay lại biểu tượng và nhấn “Tiếp tục”. Trạng thái sẽ được cập nhật mà không có tệp đó trên đám mây.
Nếu bạn xóa quá nhiều, tốt nhất là hãy để nó hoàn tất rồi mới hoàn tác hoặc khôi phục. Bạn có thể sử dụng CTRL+Z trong Explorer nếu có thể. hoặc sử dụng Thùng rác OneDrive.com để khôi phục các mục đã xóa trong 30 ngày qua.
Gỡ cài đặt OneDrive trên Windows, macOS, Android và iOS
Nếu bạn muốn gỡ cài đặt ứng dụng khách, trước tiên hãy nhớ điều này: Khi bạn gỡ cài đặt OneDrive, bạn sẽ không mất các tập tin của mìnhChúng sẽ được lưu trên OneDrive.com và bạn có thể truy cập chúng bằng cách đăng nhập bằng tài khoản của mình.
- Windows 10/11: Mở Bắt đầu và tìm kiếm "Thêm hoặc Xóa Chương trình". Trong mục "Ứng dụng & Tính năng", chọn "Microsoft OneDrive" và nhấn "Gỡ cài đặt". Nếu nó yêu cầu bạn xác nhận quyền quản trị viên, hãy chấp nhận.
- Windows 8.1: Ứng dụng OneDrive được tích hợp sẵn và không thể gỡ cài đặt. Trong hệ thống này, tích hợp là một phần của Windows.
- Windows 7 hoặc Vista: Bắt đầu → nhập "Thêm chương trình" → "Chương trình và tính năng". Chọn "Microsoft OneDrive" và nhấp vào "Gỡ cài đặt". Xác nhận khi được yêu cầu.
- Android: Mở ngăn kéo ứng dụng, nhấn và giữ biểu tượng OneDrive và chọn Gỡ cài đặt. Ứng dụng sẽ bị xóa khỏi thiết bị.
- iOS: Trên màn hình chính, nhấn và giữ biểu tượng OneDrive và chạm vào X để xóa. Xác nhận để xóa ứng dụng.
- macOS: Kéo ứng dụng OneDrive vào Thùng rác. Làm trống Thùng rác để hoàn tất quá trình.
Quản lý dung lượng lưu trữ OneDrive một cách khôn ngoan
Thỉnh thoảng bạn nên kiểm tra những dữ liệu nào đang chiếm dung lượng lưu trữ đám mây của mình. Từ Cài đặt OneDrive, trong tab "Tài khoản", hãy đi tới "Quản lý dung lượng lưu trữ" để mở phần phân tích trong trình duyệt.
Bên trong bạn sẽ thấy không gian trống và không gian đã sử dụng. Sử dụng "What's Taking Up Space?" để liệt kê các tệp từ lớn nhất đến nhỏ nhất., chọn chúng và xóa nếu bạn không còn cần nữa. Sau đó, hãy truy cập Thùng rác OneDrive để dọn sạch nếu bạn muốn giải phóng dung lượng ngay lập tức.
Những gì nên được lưu trữ trên đám mây và những gì không nên
Không gian trống sẽ nhanh chóng được lấp đầy bằng ảnh hoặc video có độ phân giải cao. Ưu tiên các tài liệu, tệp PDF và tệp quan trọng để tận dụng tối đa gói miễn phí của bạn và chỉ để lại nội dung nặng nếu bạn thực sự cần chúng trên mọi thiết bị của mình.
Nhập ảnh và tệp từ các đám mây khác
OneDrive cho phép bạn tập trung hình ảnh và tài liệu từ các nền tảng khác. Trên web, hãy mở biểu tượng Cài đặt và tìm kiếm "Nhập ảnh và tệp vào đám mây". để kết nối các dịch vụ tương thích như Dropbox, Google Drive hoặc Google Photos và đưa nội dung đó vào.
Nhiều không gian hơn, lưu trữ cá nhân và các lựa chọn thay thế
Với tài khoản Microsoft miễn phí, bạn sẽ nhận được 5 GB OneDrive. Nếu bạn làm việc với ảnh và video, có thể bạn sẽ không đạt được kết quả mong muốn.. Bạn có một số lựa chọn:
- Microsoft 365: Bao gồm 1 TB dung lượng OneDrive cùng bộ Office và các quyền lợi như phút gọi Skype. Đó là cách dễ nhất để mở rộng ngay lập tức.
- Thêm dung lượng lưu trữ theo nhu cầu: Bạn có thể mua thêm dung lượng lưu trữ với một khoản phí hàng tháng. Có những bản nâng cấp trả phí cho dung lượng lên tới hàng trăm GB hoặc hơn..
Đừng quên Personal Vault, một thư mục đặc biệt được bảo vệ bằng yếu tố thứ hai. Yêu cầu xác minh bổ sung để nhập và mã hóa nội dung của nó. Lý tưởng cho dữ liệu nhạy cảm. Tài khoản miễn phí giới hạn bạn chỉ được lưu trữ ba tệp; Microsoft 3 thì không.
Các lựa chọn thay thế cho OneDrive nếu bạn cần đa dạng hóa
Nếu bạn muốn chia sẻ dữ liệu hoặc mở rộng không gian lưu trữ mà không phải trả thêm tiền cho Microsoft, vẫn còn nhiều dịch vụ đám mây khác có thể đáp ứng nhu cầu của bạn. Đây là một số lựa chọn phổ biến:
- Google Drive: 15 GB miễn phí dùng chung với Gmail và Photos, với các gói trả phí từ 100 GB đến 2 TB. Tích hợp tốt với hệ sinh thái Google và các ứng dụng văn phòng trên web.
- Box: 10 GB miễn phí cho gói cá nhân của bạn, tập trung vào bảo mật và liên kết chia sẻ. Cho phép chỉnh sửa trực tuyến và ưu tiên mã hóa, mặc dù nó giới hạn kích thước tệp trên gói miễn phí.
- Dropbox: Tiên phong trong đồng bộ hóa, ổn định và đầy đủ tính năng. Phiên bản miễn phí cung cấp 2 GBđủ để đựng tài liệu nếu bạn có tổ chức.
- pCloud: Miễn phí tối đa 10 GB khi đăng ký, với các gói trả phí giá cả phải chăng. Tập trung tốt vào sự đơn giản, mặc dù tốc độ của chúng thường thấp hơn so với đối thủ cạnh tranh.
- Backblaze: Được thiết kế để sao lưu với dung lượng lưu trữ không giới hạn với mức giá hợp lý. Lý tưởng cho việc sao lưu liên tục và gia tăngnhưng không bao gồm ổ NAS trong gói cơ bản.
- Mega: cam kết mạnh mẽ về quyền riêng tư và mã hóa đầu cuối. Công ty nhấn mạnh rằng họ không thể khôi phục mật khẩu của bạn., vì vậy hãy giữ an toàn để bạn không bị mất quyền truy cập.
- iCloud: 5 GB miễn phí và ứng dụng khách Windows từ Microsoft Store. Bao gồm các trang, số và Keynote, mặc dù định dạng của chúng không tương thích 100%; hãy xuất sang DOCX/XLSX/PPTX nếu bạn định chỉnh sửa chúng bằng Office.
Quyền riêng tư, bảo mật và thông báo trên web
Khi bạn truy cập các diễn đàn hoặc trang web có hướng dẫn và giải pháp, bạn sẽ thấy thông báo về cookie và quyền riêng tư. Điều này là bình thường trên các nền tảng như Reddit và hầu hết các trang web: cho dù bạn chấp nhận hay từ chối, mục đích của nó là đảm bảo hoạt động và cá nhân hóa nội dung theo chính sách của nó.
Nếu bạn gắn bó với một ý tưởng, hãy để đó là: Bạn quyết định nơi lưu tệp của mình và OneDrive sẽ đồng bộ hóa những gì.. Đặt Office ưu tiên PC của bạn, tắt tính năng sao lưu tự động của Desktop, Documents và Pictures nếu bạn không cần, chọn thư mục nào sẽ đưa vào máy tính và sử dụng "Luôn giữ" hoặc "Giải phóng dung lượng" để quản lý dung lượng lưu trữ của bạn.
Và khi cần, bạn có thể hủy các lượt tải lên đang diễn ra, khôi phục từ Thùng rác hoặc gỡ cài đặt ứng dụng mà không sợ mất bất kỳ dữ liệu nào, vì dữ liệu của bạn sẽ vẫn nằm trên đám mây, sẵn sàng khi bạn cần. Chia sẻ hướng dẫn này để người dùng khác có thể ngăn các tệp mặc định được lưu vào OneDrive..