Lỗi in ấn trong Windows phổ biến hơn chúng ta nghĩ, và có thể phát sinh từ nhiều nguyên nhân khác nhau: từ chính máy in, hệ điều hành, xung đột mạng hoặc sự cố với trình điều khiển. Mặc dù gây khó chịu, nhưng hầu hết những vấn đề này đều có giải pháp thực tế mà bất kỳ ai cũng có thể thực hiện mà không cần kiến thức chuyên sâu.
Trong bài viết này bạn sẽ tìm thấy một hướng dẫn chi tiết và toàn diện để xác định và giải quyết các lỗi thường gặp khi cố gắng in từ máy tính Windows, cho dù bạn sử dụng máy in có dây, Wi-Fi hay Bluetooth. Chúng tôi cũng sẽ hướng dẫn cách xử lý lỗi trình điều khiển, lỗi máy in không phát hiện được hoặc lỗi hàng đợi in.
Những lỗi thường gặp khi cài đặt hoặc kết nối máy in
Điểm hỏng hóc đầu tiên thường nằm ở khâu lắp đặt máy in. Mặc dù Windows tự động phát hiện nhiều máy in nhưng đôi khi lại xảy ra xung đột với trình điều khiển hoặc cổng kết nối. Tốt nhất là bạn nên kiểm tra kết nối vật lý hoặc không dây của thiết bị trước, sau đó kiểm tra trạng thái trình điều khiển.
Nếu cài đặt không thành công, Có thể là do cáp USB bị trục trặc. Bạn nên thử một cổng khác hoặc thậm chí thay đổi trực tiếp cáp. Bạn cũng nên ngắt kết nối các thiết bị USB khác có thể gây nhiễu.
Một lựa chọn đơn giản khác là Tắt máy in và máy tính, sau đó bật lại sau vài phút. Việc khởi động lại này có thể xóa mọi lỗi hệ thống tạm thời.
Điều quan trọng là đảm bảo rằng không có virus hoặc phần mềm độc hại chặn việc cài đặt hoặc vận hành phần mềm máy in. Quét toàn bộ bằng phần mềm diệt vi-rút được cập nhật có thể giúp bạn tránh được nhiều rắc rối.
Từ cài đặt Windows, bạn có thể truy cập trình khắc phục sự cố máy in, một công cụ tự động phân tích và cố gắng sửa các lỗi liên quan đến việc cài đặt hoặc kết nối các thiết bị in của bạn.
Lỗi khi cố gắng liên kết máy in với máy tính
Đôi khi hệ thống không phát hiện máy in đã được kết nối, ngay cả khi đã bật và kết nối đúng cách.
Điều đầu tiên là truy cập Cài đặt > Thiết bị > Máy in & máy quét và nhấp vào “Thêm máy in hoặc máy quét”. Nếu không xuất hiện, bạn có thể nhấp vào "Máy in tôi muốn không có trong danh sách" và bắt đầu tìm kiếm thủ công.
Nếu bạn đang sử dụng máy in WiFi, hãy đảm bảo rằng nó được kết nối với cùng một mạng với máy tính và cả hai đều nằm trong phạm vi của bộ định tuyến. Bạn có thể di chuyển thiết bị đến gần bộ định tuyến hơn hoặc kết nối nó qua cáp để loại trừ các vấn đề về tín hiệu.
Truy cập trang web của nhà sản xuất Đây cũng là một lựa chọn tốt vì họ thường cung cấp các tiện ích cụ thể để tự động phát hiện và cài đặt máy in.
Đừng quên kiểm tra điều đó máy in được bật và không được liệt kê là "ngoại tuyến". Bạn có thể thay đổi trạng thái này từ Tùy chọn in nâng cao của Windows.
Lỗi với hộp mực và mực in
Một vấn đề phổ biến là thiết bị phát hiện hộp mực rỗng thực chất vẫn còn mực. Nguyên nhân có thể là do chip hộp mực bị lỗi hoặc bụi bẩn tích tụ trên đầu dò.
Trong những trường hợp này, hãy tháo hộp mực ra và vệ sinh cẩn thận các điểm tiếp xúc bằng bông gòn khô. Nếu hộp mực không có chip, bạn nên liên hệ với nhà cung cấp của bạn để yêu cầu thay thế.
Nếu hộp mực tương thích nhưng không phải là hộp mực gốc, nó có thể không được phần mềm nhận dạng hoặc trình điều khiển hiện tại không quản lý đúng cách. Việc cài đặt trình điều khiển chính thức hiện tại có thể giải quyết được những vấn đề không tương thích này.
Một kỹ thuật hữu ích là Lắc nhẹ hộp mực, để phân phối lại bụi bên trong nếu máy không được sử dụng trong thời gian dài, đặc biệt là ở máy in laser.
Nếu bạn đang in màu và kết quả không đúng, bạn có thể cần phải thực hiện căn chỉnh đầu từ các công cụ bảo trì mà hầu hết các phần mềm máy in đều có.
Khắc phục lỗi trình điều khiển máy in
Người lái xe có trách nhiệm đảm bảo hệ thống giao tiếp đúng cách với máy in. Nếu chúng lỗi thời hoặc bị lỗi, máy in có thể không được nhận dạng hoặc không thể in.
Truy cập Trình quản lý thiết bị từ menu bắt đầu và tìm máy in của bạn trong danh sách. Nhấp chuột phải và chọn “Cập nhật trình điều khiển”. Windows sẽ tự động kiểm tra phiên bản mới nhất.
Trong trường hợp bạn không thể tìm thấy nó, hãy truy cập trang hỗ trợ của nhà sản xuất, tải xuống phiên bản trình điều khiển mới nhất và làm theo hướng dẫn cài đặt thủ công.
Nếu sự cố vẫn tiếp diễn, gỡ cài đặt hoàn toàn máy in và cài đặt lại từ đầu. Điều này thường sửa lỗi xung đột hoặc lỗi cấu hình trước đó.
Một lựa chọn khác có sẵn là sử dụng trình điều khiển Windows chung, cung cấp các chức năng cơ bản nhưng hoạt động được với hầu hết các thiết bị.
Các vấn đề về mạng và kết nối
Máy in WiFi cần cấu hình tỉ mỉ hơnvì chúng phụ thuộc vào mạng ổn định và được cấu hình tốt.
Đầu tiên bạn phải đảm bảo rằng máy in và máy tính nằm trên cùng một mạng cục bộ. Bạn có thể khởi động lại cả hai thiết bị và thậm chí cả bộ định tuyến nếu bạn nghi ngờ kết nối bị lỗi.
Đối với máy in Wi-Fi ngừng hoạt động, hãy truy cập trình khắc phục sự cố bằng cách vào “Cài đặt > Cập nhật & bảo mật > Khắc phục sự cố > Máy in”. Thao tác này sẽ mở ra một công cụ tự động phát hiện sự cố.
Nếu hàng đợi in bị tắc nghẽn, bạn nên Dừng dịch vụ in, xóa các tập tin tạm thời và khởi động lại dịch vụ. Để thực hiện việc này, hãy vào “Services” từ menu bắt đầu, tìm kiếm “Print Spooler”, nhấp chuột phải và dừng dịch vụ.
Sau đó mở trình duyệt và điều hướng đến %WINDIR%\system32\spool\printers. Xóa tất cả các tập tin trong thư mục đó và khởi động lại dịch vụ từ cùng menu như trước.
Trạng thái máy in và các lỗi thường gặp
Đôi khi máy in có thể xuất hiện như “ngoại tuyến”, ngay cả khi nó đang bật. Để đưa máy in trực tuyến trở lại, hãy vào “Thiết bị và Máy in”, nhấp chuột phải vào máy in, chọn “Mở hàng đợi” và từ menu, bỏ chọn “Sử dụng máy in ngoại tuyến”.
Đó cũng là một ý kiến hay thiết lập máy in mặc định từ cùng cửa sổ đó, để tránh xung đột với các máy in khác có thể được cài đặt.
Nếu máy in Bluetooth không phản hồi, hãy kiểm tra xem Biểu tượng Bluetooth đang hoạt động và hiển thị trên máy in của bạn. Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng nó không được ghép nối với thiết bị khác.
Nếu sự cố vẫn tiếp diễn, bạn có thể cập nhật trình điều khiển Bluetooth từ Trình quản lý thiết bị hoặc tìm kiếm phiên bản tương thích trên trang web chính thức của nhà sản xuất.
Các vấn đề với việc in ấn thực tế
Khi máy in được cài đặt đúng cách nhưng bản sao không ra tốt, vấn đề thường nằm ở vật tư, loại giấy hoặc cài đặt in chung.
Nếu màu sắc không đúng hoặc các đường kẻ không thẳng hàng, hãy vào mục tùy chọn in, tìm tùy chọn căn chỉnh hoặc vệ sinh đầu và thực hiện theo từng bước trong quy trình.
Nếu bản in bị mờ, bạn có thể đang sử dụng giấy chất lượng thấp hoặc ẩm. Cũng có thể là do bạn đang in ở chế độ tiết kiệm. Tăng mật độ mực bằng các tùy chọn chất lượng hoặc thử giấy ảnh nếu bạn in ảnh.
Những trang trống có thể có nghĩa là phần mềm in bị hỏng. Hãy thử gỡ cài đặt và cài đặt lại từ trang web của nhà sản xuất, đảm bảo đó là phiên bản mới nhất.
Một trong những lỗi phổ biến nhất là kẹt giấy. Trước khi tháo bìa thủ công, Tắt máy in và kiểm tra xem máy có nút đẩy giấy không (biểu tượng có hình folio và mũi tên). Nếu không, hãy cẩn thận mở nắp và kiểm tra xem có mảnh giấy nào chặn đường đi không.
Thông báo lỗi và cách giải thích
Máy in thường cho chúng ta biết lỗi nào đang xảy ra, bằng cách tin nhắn trên màn hình, đèn LED hoặc âm thanh.
Bạn nên đọc hướng dẫn sử dụng của nhà sản xuất hoặc tham khảo trang web chính thức của họ, nơi thường nêu chi tiết tất cả các lỗi có thể xảy ra và giải pháp cụ thể.
Các lỗi như “mực in thấp” cần được xử lý càng sớm càng tốt bằng cách thay hộp mực để tránh làm hỏng đầu in hoặc làm giảm chất lượng bản in.
Hầu hết các máy in hiện đại đều có hướng dẫn từng bước trên màn hình, giúp bạn giải quyết từng tình huống dễ dàng hơn nhiều.
Nếu bạn vẫn không tìm ra giải pháp, bạn có thể đến diễn đàn chính thức hoặc trung tâm hỗ trợ từ nhà sản xuất, nơi họ thường có các công cụ tự động và hỗ trợ kỹ thuật cho từng mẫu máy.
Cài đặt nâng cao để tối ưu hóa việc sử dụng máy in của bạn
Nếu bạn cần in với các thiết lập khác nhau (ví dụ, in màu và in đen trắng), bạn có thể Cài đặt cùng một máy in nhiều lần trong Windows, chỉ định các thiết lập khác nhau cho mỗi cài đặt.
Để làm điều này, trước tiên hãy tìm hiểu cổng hiện tại và trình điều khiển từ máy in của bạn từ “Thiết bị và Máy in > Thuộc tính Máy in”. Hãy viết chúng ra vì bạn sẽ cần đến chúng.
Sau đó chọn “Thêm máy in”, nhấp vào “Máy in tôi muốn không có trong danh sách” và chọn “Thêm máy in cục bộ bằng cài đặt thủ công”.
Khi được yêu cầu chọn một cổng, hãy chọn cùng một cái được sử dụng bởi máy in gốc. Và ở bước tiếp theo, hãy chọn bộ điều khiển tương tự. Điều này sẽ cho phép bạn tạo một "bản sao" tùy chỉnh nhưng dựa trên cùng một máy in.
Bằng cách này, bạn có thể tạo một phiên bản để in đầy đủ màu sắc và một phiên bản khác để in bản nháp thang độ xám hoặc chất lượng thấp. Từ menu in của mỗi ứng dụng, bạn có thể chọn phiên bản phù hợp nhất với nhu cầu của mình tại thời điểm đó.
Bạn cũng có thể đổi tên mỗi cài đặt để xác định tốt hơn từng cấu hình từ thuộc tính máy in. Một tính năng ít được biết đến nhưng rất hữu ích cho những người thường xuyên in ấn.
Nếu bất kỳ máy in trùng lặp nào trong số này không xuất hiện, bạn có thể truy cập tất cả chúng từ lệnh chạy (phím Windows + R) và nhập lệnh: shell:::{26EE0668-A00A-44D7-9371-BEB064C98683}:::{2227A280-3AEA-1069-A2DE-08002B30309D}. Thao tác này sẽ mở ra chế độ xem chi tiết hơn về tất cả các thiết bị đã cài đặt.