Nếu bạn cần nắm bắt rõ ràng các quy trình, quyết định hoặc luồng thông tin, Microsoft Visio là một trong những công cụ linh hoạt nhất trong hệ sinh thái Microsoft 365. Với các mẫu và hình dạng được xác định trước, việc tạo sơ đồ chuyên nghiệp trở nên nhanh chóng và trên hết là dễ hiểu đối với bất kỳ ai. tham khảo ý kiến của họ.
Trong hướng dẫn này, bạn sẽ tìm thấy mọi thứ bạn cần để làm việc với Visio trên trình duyệt và trên máy tính để bàn: Các gói nào bao gồm Visio cho web, định dạng nào được hỗ trợ, cách xem, tạo và chỉnh sửa sơ đồ từ OneDrive hoặc SharePoint và giới hạn của nó là gìChúng tôi cũng sẽ cho bạn biết những sơ đồ khác mà bạn có thể xây dựng và một phương án thay thế đơn giản nếu bạn đang tìm kiếm thứ gì đó thực sự dễ hiểu.
Sơ đồ luồng công việc là gì và tại sao Visio lại hữu ích như vậy?
Biểu đồ luồng là hình ảnh trực quan về một quy trình với các bước và quyết định, trong đó mỗi hình dạng đều có ý nghĩa. Các sơ đồ này giúp bạn nhìn thoáng qua thời điểm bắt đầu và kết thúc của quy trình, trình tự các nhiệm vụ và các điểm quyết định., giúp cải thiện khả năng giao tiếp và giảm thiểu lỗi.
Visio bao gồm một mẫu sơ đồ luồng cơ bản với các hình dạng điển hình (bắt đầu/kết thúc, quy trình, quyết định, kết nối, v.v.) mà bạn có thể kéo và thả. Biểu đồ này đặc biệt hữu ích cho các quy trình kinh doanh thường xuyên, chẳng hạn như phát triển đề xuất hoặc quy trình phê duyệt., vì nó biến những quy trình phức tạp thành thứ gì đó trực quan và dễ hiểu.
Các dạng phổ biến nhất rất trực quan: điểm cuối (bắt đầu/kết thúc) thường được biểu thị bằng hình chữ nhật bo tròn, các bước bằng hình chữ nhật và quyết định bằng hình thoi. Nhờ vào ký hiệu chuẩn này, mọi thiết bị đều có thể diễn giải dòng chảy mà không có sự mơ hồ. và có thể dễ dàng đề xuất những cải tiến hơn.
Nếu bạn thích học trực quan, có những tài nguyên có phần trình diễn giúp bạn biết cách bắt đầu một sơ đồ, Kéo và kết nối các hình dạng, thêm văn bản và áp dụng các tinh chỉnh trực quan để làm rõ và tạo ra tác động cho kết quả.
Các gói và giấy phép Microsoft 365 với Visio dành cho web
Visio dành cho web được tích hợp trong nhiều gói dịch vụ thương mại của Microsoft 365. Chúng là một phần của danh sách Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, Business Premium, Microsoft 365 Apps dành cho doanh nghiệp, Office 365 E1/E3/E5, Office 365 F3, Microsoft 365 F3/E3/E5, Microsoft 365 Apps dành cho doanh nghiệp, cũng như các gói Office 365 A1/A3/A5 và Microsoft 365 A1/A3/A5 dành cho học thuật (bao gồm cả các biến thể không phải của Teams).
Có một điểm quan trọng liên quan đến quyền truy cập: Các gói doanh nghiệp nhỏ có ID tài khoản Microsoft cá nhân (hotmail.com, outlook.com, live.com, msn.com) không có ứng dụng web Visio., vì chúng không được coi là kế hoạch thương mại cho mục đích này.
Cùng với các gói đăng ký này, còn có Visio Plan 1 và Visio Plan 2, bổ sung thêm các tính năng cụ thể. Các phiên bản này có liên quan nếu bạn làm việc với một số định dạng nhất định hoặc cần các tính năng chỉnh sửa nâng cao..
Các phiên bản cũ như Visio 2016 (phiên bản Standard, Professional và Pro dành cho Office 365) được bán dưới dạng giấy phép vĩnh viễn hoặc đăng ký với giá tham khảo. Mặc dù dữ liệu này thuộc về phiên bản đó, nhưng nó giúp hiểu rằng Visio được tiếp thị như một sản phẩm bổ sung cho Office và các phiên bản khác nhau về mẫu và tính năng.
Các định dạng được hỗ trợ và hạn chế trong Visio dành cho web
Trước khi bắt đầu, bạn nên tìm hiểu xem mình có thể mở và chỉnh sửa những định dạng nào với từng kế hoạch. Trong Visio trong Microsoft 365 (ứng dụng trên web), bạn có thể tạo và chỉnh sửa các tệp .vsdx, đây là định dạng Visio hiện đại.
Có những giới hạn bạn nên biết: Visio trong Microsoft 365 không hỗ trợ các tệp .vsd cũ để xem hoặc chỉnh sửa.. Nó cũng không hỗ trợ các tệp .vsd đã được chuyển đổi thành .vsdx nếu chúng chứa các thành phần không tương thích với phiên bản web.
Nếu bạn cần chỉnh sửa .vsdx với tất cả các đảm bảo, Visio Plan 1 hoặc Visio Plan 2 cho phép bạn làm việc với .vsdx miễn là sơ đồ chỉ sử dụng các thành phần tương thích với web.Khi sơ đồ có các tính năng không được hỗ trợ, bạn vẫn có thể xem sơ đồ đó, nhưng có thể bạn sẽ cần ứng dụng máy tính để bàn để chỉnh sửa hoàn toàn sơ đồ đó.
Đối với Visio Plan 1, khả năng tương thích rất rõ ràng: cho phép bạn xem .vsdx, .vsd và .vsdm (bản vẽ hỗ trợ macro) và tạo/chỉnh sửa .vsdxĐối với các tình huống liên quan đến macro hoặc các thành phần nâng cao, bạn sẽ muốn cân nhắc Plan 2 hoặc phiên bản dành cho máy tính để bàn.
Xem và mở sơ đồ từ OneDrive hoặc SharePoint
Làm việc trên nền tảng đám mây sẽ thuận tiện nhất nếu bạn sử dụng Microsoft 365. Để xem sơ đồ trong trình duyệt, hãy đăng nhập vào Microsoft 365 và điều hướng đến OneDrive cho cơ quan hoặc trường học hoặc thư viện tài liệu SharePoint của bạn.
Nếu tệp chưa có trên đám mây, trước tiên hãy tải tệp lên (ví dụ: tệp .vsdx từ máy tính cục bộ của bạn) và đợi quá trình tải lên hoàn tất. Khi đã vào thư mục, hãy nhấp vào tên bản vẽ và nó sẽ mở trong một tab trình duyệt mới., sẵn sàng để xem.
Cách mở này từ OneDrive/SharePoint giống nhau cho dù bạn đang xem xét một luồng đơn giản hay cần xác thực biểu đồ tổ chức. Chế độ xem trực tuyến mang lại trải nghiệm đọc mượt mà, có chức năng phóng to, bảng điều hướng và bình luận. nếu chúng được bật.
Nếu bạn gặp phải giới hạn hiển thị hoặc cảnh báo về khả năng tương thích, đừng lo lắng: Nếu có thể, bạn có thể chuyển sang chỉnh sửa trong trình duyệt hoặc mở tệp trực tiếp trong ứng dụng trên máy tính. để truy cập tất cả các tính năng.
Tạo sơ đồ: từ thư viện hoặc từ trình khởi chạy ứng dụng
Có nhiều cách để bắt đầu một bản vẽ mới. Nếu bạn đã ở trong OneDrive hoặc thư viện SharePoint, hãy sử dụng Mới > Bản vẽ Visio để tạo tệp ở vị trí hiện tại và bắt đầu làm việc trong trình duyệt.
Một cách khác rất thuận tiện là trình khởi chạy ứng dụng (menu ứng dụng ở bên trái trong Microsoft 365). Nhấp vào Visio và duyệt Thư viện để khám phá các mẫu và ví dụ; bạn có thể chạm trực tiếp vào Tạo hoặc xem Bản xem trước. để kiểm tra xem mẫu đó có phù hợp với trường hợp của bạn không.
Nếu bạn muốn tự xây dựng từ đầu, bạn có thể chọn tùy chọn Bản vẽ trống ở trên cùng. Bắt đầu từ đầu sẽ hữu ích khi quy trình của bạn không phù hợp với mẫu có sẵn hoặc khi bạn muốn tự xác định quy ước của riêng mình..
Khi đã vào bên trong khung vẽ, hãy kéo các hình dạng từ thư viện ở bên trái và kết nối chúng bằng các đầu nối. Bạn có thể thêm văn bản bằng cách nhấp đúp vào hình dạng và nếu cần rõ ràng hơn, hãy điều chỉnh kiểu dáng và màu sắc. để cải thiện khả năng đọc.
Chỉnh sửa trong trình duyệt và trên ứng dụng máy tính để bàn
Khi bạn mở tệp .vsdx trên web, theo mặc định, tệp đó sẽ được hiển thị ở chế độ đọc. Để sửa đổi, hãy sử dụng Chỉnh sửa sơ đồ > Chỉnh sửa trong trình duyệt và bạn sẽ được chuyển đến chế độ chỉnh sửa trong Visio dành cho web.
Trong quá trình chỉnh sửa trực tuyến, bạn có thể nhanh chóng chuyển đổi giữa chế độ đọc và chỉnh sửa từ tab Xem > Chế độ đọc. Nếu bạn muốn tạo một tệp mới mà không thoát, hãy vào Tệp > Mới > Bản vẽ trống và một tài liệu khác sẽ được mở trong cùng phiên làm việc đó.
Có những trường hợp bạn sẽ thấy cảnh báo như "Một hoặc nhiều tính năng của sơ đồ này không được hỗ trợ trong Visio Online". Điều đó có nghĩa là bạn vẫn có thể mở và chỉnh sửa nó trong Visio 2013 hoặc phiên bản mới hơn trên máy tính để bàn để tận dụng mọi tính năng. mà trình duyệt không hỗ trợ.
Để chuyển sang máy tính để bàn, từ chế độ xem web hoặc chỉnh sửa, hãy chọn Chỉnh sửa trong Ứng dụng máy tính để bàn. Khi hoàn tất, hãy nhớ vào File > Close để tránh sơ đồ bị khóa. và do đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc đồng tác giả hoặc truy cập của các thành viên khác trong nhóm.
Các phương án thay thế và các loại sơ đồ khác mà bạn có thể tạo
Microsoft Visio không chỉ giới hạn ở sơ đồ luồng: Nó cho phép tạo biểu đồ tổ chức, sơ đồ tòa nhà và mặt bằng, sơ đồ luồng dữ liệu, sơ đồ quy trình, làn bơi, bản đồ 3D và mô hình hóa quy trình kinh doanh., cùng nhiều tính năng khác. Thư viện mẫu của nó giúp bạn bắt đầu nhanh hơn trong bất kỳ danh mục nào trong số này.
Nếu Visio có vẻ quá phức tạp và bạn muốn thứ gì đó đơn giản hơn, thì có một giải pháp thay thế trực tuyến đơn giản: MindOnMap cung cấp nhiều hình dạng khác nhau (hình tròn, hình chữ nhật, hình thoi, hình tròn, hình bầu dục) và các mẫu có chủ đề áp dụng, được thiết kế để xây dựng sơ đồ luồng, sơ đồ tổ chức, sơ đồ xương cá hoặc cây với rất ít ma sát. Bạn cũng có thể thử tạo sơ đồ với draw.io như một sự thay thế.
Công cụ thay thế này cũng có bộ sưu tập các biểu tượng để nâng cao các nút và nhánh. Đối với các nhóm cần tốc độ mà không cần thời gian học tập, đây có thể là một lựa chọn để tạo nguyên mẫu hoặc tạo các tài liệu trực quan nhẹ. sau đó, nếu cần thiết, có thể được tạo lại chi tiết hơn trong Visio.
Trong môi trường doanh nghiệp, Visio giành chiến thắng về mặt tích hợp: Nó hoạt động với Excel và Access để đưa dữ liệu vào, chia sẻ giao diện với Word và Excel và lưu vào OneDrive/SharePoint với khả năng kiểm soát phiên bản và quyền hạn. Nền tảng thống nhất này giúp đơn giản hóa công việc hàng ngày và quản trị thông tin.
Mẹo nhanh để có sơ đồ rõ ràng hơn
Để sơ đồ của bạn dễ đọc, hãy chú ý đến hệ thống phân cấp trực quan: Sử dụng các đầu nối thẳng hoặc góc nhất quán, căn chỉnh các hình dạng và sử dụng màu sắc một cách tiết kiệm. để làm nổi bật các quyết định hoặc sai lầm. Ít hơn là nhiều hơn khi mục tiêu là giao tiếp.
Hãy định nghĩa một chú thích nếu bạn đưa ra quy ước của riêng mình. Nếu nhiều nhóm cùng sử dụng sơ đồ, hãy ghi lại ý nghĩa của màu sắc, đường nét và ký hiệu. tránh hiểu lầm và giúp chuẩn hóa các hoạt động.
Nếu bạn có thắc mắc về khả năng tương thích hoặc chỉnh sửa trên web, hãy xem Trợ giúp trực tuyến chính thức của Visio hoặc bài viết “Tại sao tôi không thấy lệnh Chỉnh sửa trong trình duyệt?” Các tài nguyên này đề cập đến những hạn chế phổ biến nhất của Visio dành cho web và cách giải quyết chúng. tùy thuộc vào tệp hoặc đăng ký.
Khi làm việc với các quy trình dài, hãy chia nhỏ chúng theo từng trang hoặc cấp độ. Các luồng và liên kết giữa các trang giúp giảm nhiễu hình ảnh và cho phép bạn điều hướng luồng theo từng khối., một điều quan trọng trong kiểm toán hoặc đào tạo.
Tóm tắt về khả năng tương thích (Lời nhắc thực tế)
Visio trong Microsoft 365 (web): Tạo và chỉnh sửa các tệp .vsdx; không xem/chỉnh sửa các tệp .vsd; không hỗ trợ các tệp .vsd được chuyển đổi thành .vsdx nếu chúng sử dụng các thành phần không được hỗ trợ.Nếu có phần mềm nào không được hỗ trợ, hãy mở nó trên màn hình nền.
Kế hoạch Visio 1: xem .vsdx, .vsd, .vsdm và tạo/chỉnh sửa .vsdxĐối với macro hoặc các tính năng nâng cao, hãy cân nhắc sử dụng Plan 2 hoặc ứng dụng dành cho máy tính để bàn.
Câu hỏi thường gặp
Tôi có thể mở file .vsd cũ trên web không? Trong ứng dụng web Microsoft 365, không: Việc xem và chỉnh sửa tệp .vsd không được hỗ trợ. Bạn có thể xem chúng bằng Visio Plan 1, nhưng để chỉnh sửa đầy đủ, bạn nên chuyển đổi và kiểm tra tính tương thích hoặc mở chúng trên màn hình nền.
Tôi phải làm gì nếu nhận được cảnh báo về các tính năng không được hỗ trợ? Bạn vẫn có thể mở tệp; hãy chuyển sang ứng dụng máy tính để bàn (Visio 2013 trở lên) để chỉnh sửa đầy đủ tính năng. Sau đó, lưu và đóng tệp để mở khóa.
Làm thế nào để bắt đầu một sơ đồ mới từ Microsoft 365? Trong OneDrive hoặc SharePoint, hãy sử dụng Mới > Bản vẽ Visio. Từ trình khởi chạy ứng dụng, mở Visio, duyệt Thư viện và nhấn Tạo hoặc, nếu muốn, nhấn Bản vẽ Trống.
Gói nào bao gồm Visio cho web? Trong số các gói khác: Microsoft 365 Business (Basic, Standard, Premium), Office 365 (E1, E3, E5, F3), Microsoft 365 (F3, E3, E5), Ứng dụng Doanh nghiệp/Doanh nghiệp và Gói Học thuật (A1, A3, A5). Tài khoản cá nhân (Hotmail/Outlook/Live/MSN) trên các gói SMB không có quyền truy cập vào ứng dụng web Visio.
Làm việc với các quy trình sẽ trở nên dễ dàng hơn khi bạn có một khung vẽ và thư viện hình dạng được thiết kế riêng cho nó. Với Visio, bạn có thể xem, tạo và chỉnh sửa sơ đồ từ trình duyệt hoặc máy tính để bàn, tận dụng các mẫu, đảm bảo tính tương thích định dạng và tin tưởng OneDrive/SharePoint để chia sẻ và đồng chỉnh sửa. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp hợp lý hơn, các công cụ như MindOnMap có thể giúp bạn thoát khỏi tình trạng khó khăn mà không làm mất đi tính rõ ràng.
