Cách tạo và sử dụng macro để tự động hóa các tác vụ trong Excel

Bạn có mệt mỏi khi phải lặp lại những tác vụ giống nhau trong Excel nhiều lần không? Chúng ta đã biết rằng thời gian là tiền bạc, đặc biệt là khi nói đến việc quản lý dữ liệu, chuẩn bị báo cáo hoặc chuẩn hóa các phép tính trong bảng tính yêu thích của bạn. May mắn thay, Microsoft Excel đã phát triển trong nhiều năm để giúp cuộc sống của chúng ta dễ dàng hơn nhiều và một trong những siêu năng lực của nó là khả năng tự động hóa các hành động bằng cách sử dụng macroNếu bạn đã nghe về các macro nổi tiếng nhưng không biết chúng được tạo ra như thế nào, chúng được sử dụng để làm gì hoặc làm thế nào chúng có thể trở thành đồng minh tốt nhất của bạn tại văn phòng hoặc bất kỳ môi trường chuyên nghiệp nào, bạn sẽ tìm thấy mọi thứ bạn cần tại đây.

Hôm nay chúng ta sẽ đi sâu vào thế giới macro trong Excel., hướng dẫn bạn từng bước cách bắt đầu từ con số 0, khi nào chúng có thể cần thiết, lợi thế của chúng, những hạn chế có thể có và Tất cả các chìa khóa để sử dụng tự động hóa có lợi cho bạnKhông quan trọng nếu bạn chưa từng lập trình trước đây: trình ghi macro, cùng với các công cụ trực quan của Excel, nằm trong tầm tay của bất kỳ ai muốn làm việc hiệu quả hơn. Nếu bạn thực sự muốn thành thạo nghệ thuật tiết kiệm thời gian và giảm lỗi trong bảng tính của mình, bài viết này dành cho bạn.

Macro trong Excel là gì và nó được dùng để làm gì?

Macro trong Excel về cơ bản là một chuỗi lệnh hoặc hướng dẫn. tự động hóa các tác vụ mà bạn thường phải thực hiện thủ công. Bạn có thể lên lịch hoặc ghi lại các bước như áp dụng định dạng, sao chép và dán dữ liệu, chạy tính toán hoặc tạo báo cáo hoàn chỉnh. Macro cho phép thực hiện những hành động này nhiều lần chỉ bằng một cú nhấp chuột hoặc phím tắt., tránh sự mệt mỏi khi phải luôn làm cùng một việc và giảm thiểu sai sót của con người.

Khi nào thì nên sử dụng macro trong Excel?

Lợi ích của việc tự động hóa bằng macro rất rõ ràng khi bạn phải đối mặt với các quy trình tẻ nhạt hoặc các tác vụ thường ngày. Một số tình huống phổ biến nhất mà macro đóng vai trò quan trọng:

Nhiệm vụ lặp đi lặp lại:Nếu mỗi ngày, mỗi tuần hoặc mỗi tháng bạn lặp lại cùng một trình tự các bước (ví dụ: định dạng ô, xóa các hàng trống, lọc dữ liệu), một macro cho phép bạn ghi lại quy trình đó và lặp lại nhiều lần tùy ý mà không tốn nhiều công sức.
Báo cáo định kỳNếu bạn gửi báo cáo có cấu trúc tương tự hàng tháng, bạn có thể ghi lại một macro thực hiện mọi việc thay bạn: dọn dẹp dữ liệu, định dạng, tạo biểu đồ và làm nổi bật thông tin quan trọng.
Làm sạch và chuyển đổi dữ liệu:Nếu bạn cần xóa các mục trùng lặp, chuyển đổi định dạng ngày tháng, xóa các ký tự không mong muốn hoặc kết hợp các cột, macro có thể giúp bạn tiết kiệm nhiều giờ làm việc thủ công.
Xác thực dữ liệu và kiểm soát chất lượng:Bạn có thể lên lịch kiểm tra tự động để xác minh rằng dữ liệu của bạn đáp ứng các tiêu chuẩn đã thiết lập, do đó tránh được các vấn đề về sau.
Tương tác giữa các ứng dụngExcel có thể hoạt động với Outlook, Access và các chương trình Office khác. Ví dụ, bạn có thể chuẩn bị báo cáo và tự động gửi email bằng macro.
Tùy chỉnh và tạo chức năng mớiNếu bạn cần thứ gì đó mà Excel không có sẵn, bạn có thể tạo các hàm tùy chỉnh bằng VBA.
Phát triển các ứng dụng nhỏCó những giải pháp kinh doanh hoàn chỉnh được phát triển trên Excel bằng cách sử dụng macro và VBA, từ biểu mẫu đơn giản đến bảng điều khiển tương tác.

Ưu điểm của việc làm việc với macro và VBA

Tiết kiệm thời gian đáng kể:Một công việc từng mất nhiều giờ có thể được thực hiện trong vài giây hoặc vài phút chỉ bằng cách chạy lệnh macro.
Độ chính xác:Các hành động luôn được lặp lại theo cùng một cách, tránh sự giám sát hoặc lỗi thủ công và cải thiện chất lượng dữ liệu.
Tự động hóa toàn bộ quy trìnhTừ những thao tác đơn giản nhất (di chuyển tế bào) đến những thao tác phức tạp nhất (tạo báo cáo toàn diện, gửi email, tích hợp với các ứng dụng khác), tự động hóa đều hoàn tất.
Cá nhânNếu bạn có kiến thức về VBA, bạn có thể sửa đổi mã do trình ghi tạo ra và điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu cụ thể.
Khả năng mở rộng:Một quy trình bạn thiết kế ngày hôm nay có thể được sử dụng trên hàng trăm tệp hoặc chia sẻ với người khác.

Macro hoạt động như thế nào trong Excel?

Macro hoạt động bằng cách ghi lại mọi bước bạn thực hiện trong Excel., dịch nó thành các lệnh VBA. Khi bạn chạy macro, Excel sẽ lặp lại các hành động chính xác đó, theo cùng thứ tự bạn đã ghi lại. Nếu bạn mắc lỗi khi ghi, macro cũng sẽ mắc lỗi, vì vậy bạn nên chuẩn bị mọi thứ trước khi ghi.

Cho đến vài năm trước, việc ghi macro trong Excel có thể nghe giống như tiếng lóng nếu bạn không có kinh nghiệm lập trình. Nhưng ngày nay, Với máy ghi âm tích hợp, quá trình này có thể truy cập được 100% cho bất kỳ người dùng nào, mà không cần biết bất kỳ mã nào. Tất nhiên, nếu bạn tò mò và muốn đi xa hơn, bạn có thể mở Visual Basic Editor và sửa đổi các macro theo ý thích của mình, tận dụng tối đa tiềm năng của VBA.

Hướng dẫn từng bước: Cách tạo và sử dụng Macro để tự động hóa các tác vụ trong Excel

1. Bật tab “Nhà phát triển”

Theo mặc định, tab Nhà phát triển Nó thường bị ẩn. Tất cả các tính năng macro và VBA nâng cao đều nằm ở đây. Để kích hoạt nó:

Windows: Vào "File" > "Options" > "Customize Ribbon" và đánh dấu vào ô Nhà phát triển.
Mac: Vào "Excel" > "Tùy chọn" > "Thanh công cụ & Ru-băng", chọn Lập trình viên và nhấp vào "Lưu".

2. Ghi lại macro đầu tiên của bạn trong Excel

Khi tab Nhà phát triển được kích hoạt, quá trình này rất đơn giản:

Bấm vào tab Nhà phát triển và chọn Ghi macro. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng phím tắt Alt+T+M+R.
Nhập tên mô tả cho macro của bạn. Hãy nghĩ ra điều gì đó có thể giúp bạn dễ dàng xác định nó nếu bạn có nhiều macro.
Nếu bạn ước, chỉ định một phím tắt. Nên sử dụng các kết hợp không khớp với các phím tắt chuẩn của Excel (ví dụ: Ctrl+Shift+Chữ cái), vì chúng sẽ ghi đè lên khóa gốc khi tệp đó đang mở.
Chọn vị trí lưu macro:
- Cuốn sách này: chỉ hoạt động trên tập tin hiện tại.
- Sách vĩ mô cá nhân: sẽ có sẵn trong bất kỳ tệp Excel nào.
Bạn có thể thêm một mô tả ngắn gọn về chức năng của nó. Điều này là tùy chọn, nhưng cực kỳ hữu ích nếu bạn định chia sẻ macro hoặc muốn nhắc nhở bản thân trong tương lai về mục đích sử dụng của nó.
Bấm vào chấp nhận và bắt đầu thực hiện các hành động bạn muốn ghi lại.
Khi bạn hoàn tất, hãy quay lại tab Nhà phát triển và nhấp vào Dừng ghi âm (hoặc sử dụng phím tắt một lần nữa Alt+T+M+R).

Những mẹo quan trọng khi ghi macro

Lên kế hoạch những gì bạn sẽ làm trước khi ghi âmBằng cách này, bạn sẽ tránh được sai lầm và các bước không cần thiết.
Nếu bạn ghi macro cho một phạm vi ô cụ thể, macro sẽ chỉ áp dụng cho phạm vi đó. Nếu sau đó bạn thêm hàng hoặc cột, macro sẽ không hoạt động trên dữ liệu mới trừ khi bạn sửa đổi mã.
Đối với các nhiệm vụ dài, đôi khi tốt hơn tạo ra một số macro nhỏ thay vì một macro khổng lồ, giúp việc bảo trì dễ dàng hơn.
Không phải tất cả hành động đều có thể được ghi lại (ví dụ, một số xác thực hoặc điều khiển nâng cao yêu cầu chỉnh sửa mã VBA).

3. Chạy và quản lý macro

Bạn có thể truy cập tất cả các macro đã ghi từ tab Nhà phát triển bằng cách nhấp vào Macros hoặc sử dụng phím tắt Alt + F8Danh sách các macro có trong tệp sẽ xuất hiện. Ở đó bạn có thể chọn, chạy, sửa đổi hoặc xóa chúng.

Hơn nữa, nó có thể gán một macro cho một nút, hình dạng hoặc hình ảnh nằm trên trang tính. Nhấp chuột phải vào đối tượng, chọn "Assign Macro" và chọn đối tượng bạn muốn. Theo cách này, bất kỳ người dùng nào cũng có thể chạy nó một cách dễ dàng và trực quan.

4. Chỉnh sửa macro bằng Visual Basic Editor (VBE)

VBA Editor là công cụ cho phép bạn xem và chỉnh sửa mã được tạo tự động khi ghi macro. Để mở nó:

báo chí Alt + F11 để khởi chạy Trình soạn thảo Visual Basic.
Từ đó, bạn có thể thêm biến, cấu trúc điều khiển (If, For, v.v.), dọn dẹp mã khỏi các bước không cần thiết hoặc tạo các hàm tùy chỉnh để tùy chỉnh hoàn toàn các macro của mình.
Đây là cấp độ nâng cao, lý tưởng nếu bạn đã có trình độ thành thạo hoặc muốn học lập trình Excel cơ bản.

5. Tùy chọn nâng cao: Tự động hóa giữa các ứng dụng và tập lệnh

Khả năng của Excel không chỉ dừng lại ở trình ghi macro cơ bản. Nếu bạn xử lý khối lượng dữ liệu lớn hoặc cần các quy trình phức tạp hơn, Bạn có thể kết nối Excel với các ứng dụng Office khác bằng VBA hoặc thậm chí phát triển các tập lệnh phức tạp hơn. Ví dụ:

Tự động cập nhật bảng Access và gửi báo cáo qua Outlook.
Nhập dữ liệu từ các nguồn bên ngoài, lọc, chuyển đổi và tạo báo cáo chỉ trong vài giây.
Phát triển các biểu mẫu tùy chỉnh để thu thập thông tin, xác thực dữ liệu và tích hợp dữ liệu vào các quy trình rộng hơn.

Nơi lưu và cách chia sẻ macro của bạn

Macro có thể được lưu trữ ở ba vị trí chính:

Trong cuốn sách hiện tại: Chúng chỉ hoạt động trên tập tin đó.
Trong "Sổ tay Macro cá nhân" (Personal.xlsb):Đây là một tệp đặc biệt, luôn ẩn, mở bằng Excel và cho phép bạn đưa macro vào bất kỳ bảng tính nào.
Trong một cuốn sách mới: Bạn có thể tạo một tệp riêng chỉ để lưu trữ các macro hữu ích nhất và sử dụng lại chúng ở bất cứ đâu bạn cần.

Để chia sẻ macro giữa các tệp khác nhau, bạn có thể sao chép các mô-đun từ một cuốn sách sang một cuốn sách khác thông qua trình soạn thảo VBA. Bạn cũng có thể xuất/nhập các mô-đun và chia sẻ chúng với người dùng khác.

Tự động hóa Excel ngoài Macro: Script, PivotTable và Biểu đồ

Excel bao gồm các công cụ khác cũng giúp tiết kiệm thời gian và có thể kết hợp với macro để đạt được tự động hóa hoàn toàn:

Tập lệnh Office: Trong các phiên bản Excel hiện đại dành cho web, kịch bản Chúng cho phép tự động hóa các tác vụ một cách linh hoạt hơn, tích hợp vào quy trình làm việc kinh doanh và có thể truy cập từ đám mây.
Bảng động: Chúng cho phép bạn tóm tắt và phân tích khối lượng dữ liệu lớn mà không cần viết một dòng mã nào. Chúng thường được kết hợp với macro để tự động tạo báo cáo.
Biểu đồ động: Chúng giúp dễ dàng hình dung và tự động cập nhật các xu hướng chính khi dữ liệu thay đổi.

Các công cụ này, cùng với các công thức và định dạng có điều kiện, có thể được tích hợp vào macro để tạo ra các giải pháp báo cáo và phân tích thực sự mạnh mẽ.

Bảo mật và bảo trì Macro

Bản chất của macro chính là rủi ro về bảo mật., vì chúng có thể chứa mã độc nếu chúng đến từ các nguồn không đáng tin cậy. Excel bao gồm các cấp độ bảo mật khác nhau cho macro:

Vô hiệu hóa tất cả các macro (khuyến nghị theo mặc định)
Chỉ cho phép các macro được ký kỹ thuật số
Kích hoạt tất cả các macro (không khuyến khích trừ những trường hợp rất cụ thể)

Bất cứ khi nào bạn mở một tệp có macro, Excel sẽ yêu cầu bạn xác nhận rằng bạn muốn bật macro. Không bao giờ kích hoạt macro từ các nguồn không xác địnhNgoài ra, điều quan trọng là phải ghi lại các quy trình của bạn và duy trì một cấu trúc rõ ràng để tạo điều kiện thuận lợi cho việc xem xét và bảo trì, đặc biệt là nếu chúng được nhiều người sử dụng.

Những hạn chế và thách thức của tự động hóa trong Excel

Mặc dù Excel là một công cụ rất mạnh mẽ, Nó có một số hạn chế khi chúng ta nói về tự động hóa:

Độ phức tạp và khả năng mở rộngĐối với các tác vụ đơn giản hoặc trung bình, macro là lý tưởng, nhưng nếu bạn cần xử lý hàng triệu bản ghi hoặc các quy trình rất phức tạp, chúng có thể chậm hoặc khó bảo trì.
Khó khăn trong việc gỡ lỗiMột lỗi trong logic hoặc tham chiếu ô có thể khiến toàn bộ quá trình dừng lại. Việc duy trì các macro phức tạp có thể đòi hỏi kinh nghiệm.
Những vấn đề tương thích: Không phải tất cả các phiên bản Excel đều chấp nhận cùng một loại macro hoặc mã, đặc biệt là khi chia sẻ giữa hệ thống Windows và Mac.
Rủi ro bảo mậtNhư đã đề cập, macro có thể là một phương tiện tấn công nếu không được quản lý đúng cách.
Quản lý tập trung hạn chếExcel không có các công cụ tiên tiến để giám sát hoặc kiểm tra tự động hóa tập trung, không giống như phần mềm quản lý quy trình công việc chuyên dụng.

Các lựa chọn thay thế và tiện ích bổ sung: công cụ bên ngoài

Nếu bạn cần tiến xa hơn một bước trong tự động hóa, có các nền tảng như ClickUp hoặc các công cụ RPA khác (Tự động hóa quy trình bằng robot) cho phép bạn phối hợp quy trình làm việc giữa nhiều ứng dụng và người dùng, giám sát tác vụ và tạo báo cáo theo cách mạnh mẽ và tập trung hơn.

Trong những trường hợp này, việc tích hợp với Excel rất đơn giản và có thể cách mạng hóa cách bạn quản lý quy trình kinh doanh, thậm chí cho phép bạn tự động hóa các hành động từ giao diện không cần mã hoặc sử dụng các mẫu được xác định trước.

Mẹo nâng cao để tận dụng tối đa macro trong Excel

Tổ chức và ghi lại các macro của bạn. Đặt tên mô tả cho chúng, thêm chú thích trong trình soạn thảo VBA và phân tách các mô-đun dựa trên chức năng của chúng.
Tận dụng các phím tắt tùy chỉnh để chạy các macro quan trọng nhất ngay lập tức.
Kết hợp macro với xác thực và điều khiển biểu mẫu để tạo giao diện người dùng trực quan, giúp những người không thành thạo Excel thực hiện nhiệm vụ dễ dàng hơn.
Chia sẻ và xuất macro của bạn sử dụng sổ tay macro cá nhân hoặc trao đổi các module với đồng nghiệp.
Tìm hiểu những điều cơ bản của trình soạn thảo VBANgay cả khi bạn chỉ giới hạn bản thân ở việc ghi âm lúc đầu, việc xem mã được tạo ra sẽ giúp bạn giải quyết các vấn đề nhỏ và điều chỉnh macro cho phù hợp với các tình huống mới.

Tài nguyên để tìm hiểu thêm và nâng cao kiến thức của bạn

Tương lai của tự động hóa trong Excel

Tự động hóa tiếp tục phát triển. Các xu hướng mới nhất kết hợp trí tuệ nhân tạo, xử lý ngôn ngữ tự nhiên và nền tảng không cần mã. để ngày càng nhiều người dùng có thể tự động hóa mà không cần viết mã. Excel được tích hợp với Power Automate, cho phép lập trình trên nền tảng đám mây và sẽ tiếp tục mở rộng kho công cụ của mình để tạo điều kiện cho các quy trình ngày càng thông minh và tự động hơn.

Chúng ta có thể thấy sự tích hợp ngày càng tăng giữa các hệ thống, các hoạt động tự động có thể tự động thích ứng với những thách thức mới và các quy trình linh hoạt hơn cho bất kỳ người dùng nào, dù có chuyên môn hay không. Chia sẻ thông tin này để người dùng khác có thể học cách sử dụng macro để tự động hóa các tác vụ trong Excel..