Bạn có muốn ngày và giờ trong tài liệu Word luôn được cập nhật tự động mà không cần phải thực hiện thủ công mỗi ngày không? Rất phổ biến khi cần loại tính năng này, cho dù là báo cáo, chứng nhận, thư từ hay bất kỳ tài liệu nào cần phản ánh rõ ràng ngày gần đây nhất được xem xét hoặc tạo ra. Tuy nhiên, nhiều người dùng không biết rằng Word có một số tùy chọn để tự động hóa quy trình này và tùy chỉnh định dạng để thích nghi với từng tình huống.
Hãy cùng khám phá sâu hơn tất cả các khả năng mà Microsoft Word cung cấp để chèn ngày tháng và thời gian cập nhật khi tệp được mở, các định dạng khác nhau mà bạn có thể chọn và các bước chi tiết dành cho cả người dùng mới và những người muốn tận dụng tối đa các tính năng nâng cao. Nếu bạn muốn quên việc thay đổi ngày tháng thủ công mỗi lần, hãy tiếp tục đọc; hướng dẫn này sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức!
Tại sao việc tự động cập nhật ngày và giờ trong Word lại quan trọng?
Bao gồm ngày tháng và thời gian tự động cập nhật trong tài liệu của bạn có những lợi thế rõ ràng. Đầu tiên, Bạn đảm bảo rằng tài liệu của bạn luôn phản ánh thông tin gần đây, điều này rất cần thiết trong các báo cáo định kỳ, chứng chỉ, hóa đơn, chứng nhận, đề xuất, v.v. Ngoài ra, bạn tiết kiệm thời gian và tránh quên lãng, tăng tính chuyên nghiệp cho việc giao hàng của bạn và tạo điều kiện thuận lợi cho việc lưu trữ và tổ chức công việc.
Một điểm quan trọng nữa: Word cho phép bạn chọn giữ nguyên ngày như một "bản ghi" hay cập nhật liên tục.Tính năng này giúp bạn linh hoạt tùy thuộc vào loại tệp: bạn muốn ghi lại thời điểm tạo tài liệu hay luôn hiển thị ngày mở hoặc ngày in tài liệu.
Cách chèn ngày tháng và thời gian trong Word
Trong Word, có Hai cách chính để chèn ngày và giờ:
- Dưới dạng văn bản thuần túy: chỉ cần nhập hoặc chèn dưới dạng dữ liệu tĩnh. Theo cách này, dữ liệu vẫn cố định và không được cập nhật.
- Như một cánh đồng:Sử dụng tính năng trường cho phép bạn tự động cập nhật ngày và giờ—đây chính là lúc phép thuật thực sự của tự động hóa phát huy tác dụng.
Tự động chèn ngày và giờ từ ribbon
Phương pháp dễ nhất là sử dụng ruy băng.Tôi sẽ giải thích cho bạn từng bước một:
- Mở tài liệu Word mà bạn muốn chèn ngày và/hoặc giờ.
- Đi tới tab Chèn trên thanh trên cùng.
- Trong nhóm Văn bảnNhấp vào Ngày và Giờ.
- Một cửa sổ sẽ mở ra, tại đây bạn có thể chọn từ nhiều định dạng và kiểu dáng khác nhau tùy theo ngôn ngữ và khu vực của bạn.
- Đây, Hộp khóa là 'Cập nhật tự động'Nếu bạn chọn tùy chọn này, ngày và giờ sẽ trở thành một trường được làm mới mỗi khi bạn mở tệp hoặc in tệp. Nếu bạn không chọn tùy chọn này, ngày và giờ sẽ vẫn là văn bản thuần túy.
- Chọn định dạng bạn muốn (ví dụ: "Thứ tư, ngày 19 tháng 2024 năm 19", "Ngày 06 tháng 2024 năm 19", "Ngày 2024 tháng 14 năm 30, XNUMX:XNUMX chiều", v.v.), đánh dấu hoặc bỏ đánh dấu tùy chọn cập nhật nếu cần và nhấn chấp nhận.
Xong! Bây giờ bạn đã có ngày hoặc giờ tự động cập nhật mỗi khi bạn mở tài liệu. Nếu bất cứ lúc nào bạn muốn dừng cập nhật ngày và giờ, chỉ cần nhập lại ngày mà không cần đánh dấu vào ô hoặc chuyển trường này thành văn bản thuần túy.
Cập nhật định dạng ngày và giờ trong Word
Word cung cấp tính linh hoạt tuyệt vời về mặt định dạng ngày và giờ. Điều này hữu ích cho việc điều chỉnh tài liệu của bạn theo người nhận, ngôn ngữ hoặc tiêu chuẩn của công ty bạn. Trong cửa sổ Ngày và Giờ Bạn có thể thay đổi định dạng bằng cách chọn từ những định dạng có sẵn cho các ngôn ngữ đã cài đặt. Nếu bạn muốn kiểm soát nhiều hơn nữa, bạn có thể chèn thủ công các trường và tùy chỉnh định dạng bằng mã.
Ví dụ, trong trường Word, bạn có thể thêm trình sửa đổi \@ để chỉ ra định dạng: \@ «dd/MM/năm»Bằng cách này, bạn có thể hiển thị ngày chính xác như bạn muốn.
Chèn và chỉnh sửa các trường theo cách thủ công cho người dùng nâng cao
Nếu bạn muốn tiến thêm một bước nữa, Bạn có thể chèn các trường bằng lệnh Quick Parts:
- Tab Chèn, Tìm kiếm Khám phá các mục nhanh và chọn Lĩnh vực.
- Chọn loại trường: đối với ngày, hãy chọn NGÀY o NGÀY TẠO; trong một giờ, THỜI GIAN.
- Bạn có thể tùy chỉnh định dạng bằng cách sử dụng trình sửa đổi \@ theo sau là định dạng trong dấu ngoặc kép, ví dụ "dddd,d MMMM yyyy" để hiển thị đầy đủ ngày trong tuần, ngày, tháng và năm.
- báo chí chấp nhận và bạn sẽ có một trường có thể chỉnh sửa và tự động cập nhật.
Nhớ rằng các trường có thể được cập nhật ngày và giờ theo cách thủ công bằng cách nhấn F9 hoặc bằng cách nhấp chuột phải và chọn Trường cập nhật.
Khi nào bạn nên cài đặt ngày và khi nào bạn nên để chế độ tự động?
Quyết định phụ thuộc vào mục đích của tài liệuNếu bạn cần ngày để lưu giữ hồ sơ cố định (ví dụ, đối với hợp đồng hoặc thông tin liên lạc chính thức), hãy chèn ngày mà không cần đánh dấu vào ô cập nhật. Nếu bạn muốn có một tài liệu "trực tiếp" luôn hiển thị ngày hiện tại (chẳng hạn như trong báo cáo định kỳ), hãy sử dụng tùy chọn cập nhật tự động.
Giải pháp trường hợp đặc biệt: hiển thị ngày và giờ riêng biệt
Nếu vì yêu cầu trang trọng hoặc trình bày bạn cần phải trình bày ngày và giờ ở những nơi khác nhau của tài liệu, bạn có thể chèn hai trường độc lập:
- Đầu tiên hãy chèn trường ngày tháng theo định dạng đã chọn.
- Sau đó, chèn trường thời gian vào nơi khác hoặc ngược lại.
- Tùy chỉnh từng trường bằng cách chỉ chọn định dạng ngày hoặc chỉ định dạng thời gian từ menu tương ứng.
Bằng cách này, bạn có thể hiển thị chính xác thông tin bạn cần, với mức độ chi tiết mong muốn.
Cách thay đổi cài đặt khu vực cho ngày và giờ trong Word
Một tính năng thú vị khác của Word là nó cho phép điều chỉnh cách hiển thị ngày tháng và thời gian theo định dạng của từng quốc gia hoặc khu vựcĐiều này rất cần thiết khi chia sẻ tài liệu quốc tế hoặc làm việc trong môi trường đa ngôn ngữ. Để thay đổi cài đặt khu vực:
- Vào cài đặt hệ điều hành (ví dụ: Windows) và thay đổi cài đặt ngôn ngữ hoặc khu vực. Word sẽ sử dụng các giá trị này.
- Trong cửa sổ Ngày và Giờ, hãy chọn ngôn ngữ của bạn từ danh sách thả xuống để xem các định dạng có sẵn cho từng khu vực.
Bằng cách này, ngày và giờ sẽ được hiển thị theo tiêu chuẩn trình bày của từng quốc gia, giúp giảm thiểu lỗi hoặc nhầm lẫn.
Điều gì xảy ra trong các ứng dụng Microsoft Office khác?
Một số kết quả tìm kiếm đề cập đến InfoPath, mặc dù nó là một phần của họ Office, Nó không tuân theo cùng một logic như WordInfoPath cho phép bạn áp dụng các định dạng tùy chỉnh cho các điều khiển ngày và giờ trên biểu mẫu bằng hộp thoại, nhưng các tùy chọn và bước thì khác nhau. Nếu bạn đang làm việc với InfoPath, điều quan trọng là phải đảm bảo bạn đang sửa đổi đúng loại điều khiển (bộ chọn ngày, hộp văn bản hoặc hộp biểu thức) và áp dụng các định dạng và cài đặt khu vực cho phù hợp, điều chỉnh màn hình theo nhu cầu của bạn.
Tuy nhiên, vì mục đích thực tế, Chức năng tự động cập nhật ngày và giờ trong Word đơn giản hơn nhiều và hướng đến người dùng trung bình, không yêu cầu mẫu hoặc cấu hình nâng cao..
Các lỗi thường gặp và cách giải quyết
Một số người dùng gặp sự cố khi chèn ngày hoặc giờ., chẳng hạn như thông tin không cập nhật đúng, được hiển thị ở định dạng không mong muốn hoặc không hiển thị bằng ngôn ngữ chính xác. Để tránh những lỗi này:
- Kiểm tra xem bạn đã chọn ô 'Cập nhật tự động' chưa. khi chèn ngày/giờ.
- Kiểm tra cài đặt ngôn ngữ và khu vực của hệ điều hành của bạn và Word để đảm bảo các định dạng có sẵn phù hợp với nhu cầu của bạn.
- Nếu bạn sửa đổi tài liệu và ngày không thay đổi, hãy thử cập nhật trường theo cách thủ công bằng cách nhấp vào F9 hoặc nhấp chuột phải > Trường cập nhật.
- Nếu bạn chỉ muốn biết ngày hoặc giờ, hãy tùy chỉnh trường theo định dạng phù hợp để không hiển thị dữ liệu không cần thiết.
Với bài đánh giá này, bạn sẽ giải quyết được 99% các vấn đề thường gặp khi làm việc với ngày và giờ tự động trong Word.
Các thủ thuật nâng cao và tự động hóa trong mẫu
Đối với những người muốn hiệu quả hơn nữa, điều đó là có thể Chèn các trường ngày và giờ có thể cập nhật vào các mẫu (.dotx hoặc .dotm), do đó, bất kỳ tài liệu mới nào dựa trên mẫu đó sẽ có ngày chính xác. Chỉ cần tạo mẫu của bạn, chèn các trường như đã giải thích và lưu. Theo cách này, mỗi khi bạn bắt đầu một tài liệu mới, ngày sẽ phản ánh thời điểm nó được tạo hoặc mở, hợp lý hóa các tác vụ lặp đi lặp lại.
Bạn cũng có thể kết hợp các trường trong tiêu đề, chân trang hoặc các khu vực cụ thể của tài liệu để mỗi trang hiển thị ngày và giờ cập nhật, lý tưởng cho các tài liệu dài hoặc tài liệu kinh doanh.
Tóm tắt thực tế
Các tính năng tự động cập nhật ngày và giờ trong Word giúp công việc của bạn dễ dàng hơn nhiều và mang lại kết quả chuyên nghiệp. Sử dụng đúng chức năng cho phép bạn quên đi những thay đổi thủ công, điều chỉnh định dạng cho phù hợp với từng nhu cầu, tránh lỗi và tiết kiệm thời gian..
Cho dù bạn là người mới bắt đầu hay chỉ muốn tận dụng tối đa Word, những mẹo này sẽ đơn giản hóa công việc của bạn và đảm bảo tài liệu của bạn luôn có thông tin mới nhất, dễ trình bày và chính xác nhất. Điều quan trọng là kiểm tra hộp cập nhật tự động và chọn định dạng phù hợp nhất cho từng tình huống. Chia sẻ thông tin để nhiều người dùng biết cách thực hiện.