Nếu bạn làm việc với Microsoft Word hàng ngày, sớm muộn gì bạn cũng sẽ gặp phải những thuật ngữ bị trình kiểm tra chính tả gạch chân màu đỏ mặc dù chúng được viết đúng chính tả. Nếu bạn cũng cần bản dịch khi làm việc trong Word, hãy xem Cách dịch văn bản trong Word. Giải pháp là tận dụng tối đa các từ điển được cá nhân hóa., cho phép bạn dạy Word vốn từ vựng của mình và kiểm tra chúng trong khi bạn viết.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi đã biên soạn mọi thông tin bạn cần biết để quản lý các từ điển này một cách rất rõ ràng: Thêm từ ngay lập tức bằng cách nhấp chuột phải, tạo và chỉnh sửa từ điển .dic, thay đổi từ điển mặc định Nơi các từ mới được thêm vào và cách tải từ điển của bên thứ ba. Bạn cũng sẽ được hướng dẫn cách điều chỉnh kiểm tra chính tả và ngữ pháp, các mẹo sử dụng khoảng trắng và dấu gạch nối không ngắt dòng, và bài đánh giá về cách các giải pháp như SDL Trados và các trình soạn thảo khác tích hợp với "từ điển người dùng" của riêng họ.
Từ điển tùy chỉnh của Word là gì và dùng để làm gì?
Word có một từ điển chính với các thuật ngữ và quy tắc ngôn ngữ thông dụng, nhưng nó không biết tất cả mọi thứ. Đối với các từ kỹ thuật, tên riêng hoặc thuật ngữ chuyên môn (ví dụ: thuật ngữ y khoa), chương trình có thể đánh dấu chúng là lỗi. Đây chính là lúc từ điển tùy chỉnh phát huy tác dụng: một tệp nơi bạn lưu các từ hợp lệ "của bạn" để người đánh giá chấp nhận.
Từ điển tùy chỉnh này có thể là duy nhất hoặc bạn có thể sử dụng nhiều từ điển cùng một lúc. Theo mặc định, Word sử dụng tệp để lưu mọi thứ bạn thêm vào thường được gọi là RoamingCustom.dicTuy nhiên, bạn có thể tạo tệp mới, thay đổi tệp mặc định và thậm chí nhập tệp .dic do bên thứ ba cung cấp.
Thêm từ ngay khi bạn đang gõ
Khi Word gạch chân một từ bằng đường lượn sóng màu đỏ nhưng bạn biết nó đúng, kích chuột phải bằng cách di chuột qua từ đó. Bạn sẽ thấy tùy chọn Thêm vào Từ điển. Nhấp vào tùy chọn này sẽ lưu từ vào từ điển tùy chỉnh mặc định của bạn và ngăn từ đó bị đánh dấu là lỗi.
Phương pháp này lý tưởng để “giáo dục” Word một cách dần dần. Nó đặc biệt hữu ích trong các lĩnh vực chuyên môn chẳng hạn như y học, kỹ thuật hoặc luật, nơi có rất nhiều thuật ngữ không có trong từ điển chuẩn.
Ngoài ra, nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn nữa, bạn có thể quản lý toàn bộ danh sách thuật ngữ trong từ điển tùy chỉnh của mình. Từ đó bạn có thể thêm, sửa đổi hoặc xóa từ. hàng loạt mà không cần phải chờ tìm trong văn bản.
Quản lý từ điển tùy chỉnh từ các tùy chọn Word
Để kiểm soát hoàn toàn các từ điển bạn sử dụng và nơi lưu các từ mới, hãy vào tùy chọn người đánh giá. Mở Tệp > Tùy chọn > Xem lại và tìm phần từ điển.
Trong hầu hết các chương trình Office, bạn sẽ thấy tab Xem lại trực tiếp trong các tùy chọn. Trong Outlook cổ điển dành cho WindowsĐường dẫn thay đổi đôi chút: vào tab Thư, nhấn vào Chính tả & Tự động sửa, rồi chọn Xem lại. Khi vào bên trong, bảng điều khiển rất giống và bạn sẽ có thể truy cập các tính năng tương tự.
Trong hộp Từ điển tùy chỉnh, bạn sẽ tìm thấy danh sách tất cả các từ điển đang hoạt động. Nếu bạn đã cài đặt từ điển trên máy tính nhưng nó không xuất hiện trong danh sách, bạn có thể thêm thủ công: nhấp vào Thêm, duyệt đến thư mục chứa tệp và nhấp đúp để thêm tệp.
Từ cửa sổ đó, bạn cũng có thể quản lý từng từ điển: Đánh dấu hoặc bỏ chọn hộp để kích hoạt nó, chỉnh sửa danh sách từ của nó bằng nút Chỉnh sửa Danh sách Từ, hoặc xóa nó nếu bạn không còn cần nữa. Nếu bạn muốn một từ cụ thể là đích đến cho tất cả các từ mới bạn thêm bằng nút chuột phải, hãy chọn từ đó và nhấp vào Thay đổi Mặc định.
Để tạo một từ điển mới, hãy nhấp vào Mới trong Từ điển tùy chỉnh, viết một cái tên có ý nghĩa (ví dụ, thuật ngữ y khoa) và lưu. Tệp .dic mới sẽ xuất hiện trong danh sách và bạn có thể kích hoạt, chỉnh sửa hoặc đặt nó làm tệp mặc định bất cứ khi nào bạn muốn.
Nếu bạn đã có sẵn một từ điển chuyên ngành, bạn cũng có thể kết hợp nó: Sử dụng Thêm và chọn tệp có phần mở rộng .dicĐiều quan trọng là phải xác minh chất lượng của tệp đó; nếu tệp đó đến từ bên thứ ba, hãy kiểm tra các từ ngữ trong đó để tránh các lỗi lây lan sang tài liệu của bạn.
Thay đổi từ điển mà Word thêm từ mới vào
Khi bạn nhấn Thêm vào từ điển từ menu ngữ cảnh, Word lưu từ trong từ điển tùy chỉnh mặc địnhBạn có thể thay đổi để các nội dung bổ sung mới được chuyển đến một từ điển khác (ví dụ: từ điển dành riêng cho một dự án hoặc lĩnh vực chủ đề).
Quá trình này rất đơn giản: vào File > Options > Review > Custom Dictionaries, Chọn từ điển mong muốn và nhấn Thay đổi mặc địnhTừ thời điểm đó trở đi, mọi thứ bạn thêm vào sẽ được lưu trữ ở đó.
Điều này rất thực tế để phân chia theo khu vực. Ví dụ, bạn có thể giữ một từ điển chung và một từ điển chuyên ngành.; theo cách này, bạn tránh được việc lấp đầy ngữ cảnh chung bằng những thuật ngữ quá cụ thể mà bạn có thể không cần trong các ngữ cảnh khác.
Nhập từ điển của bên thứ ba được cài đặt trên máy tính của bạn
Nếu bạn đã mua hoặc được cung cấp một từ điển bên ngoài, từ điển đó có thể đã được cài đặt nhưng không được liệt kê. Chỉ cần mở Tệp > Tùy chọn > Xem lại > Từ điển tùy chỉnh và nhấp vào Thêm. Điều hướng đến thư mục chứa tệp này, chọn tệp .dic và xác nhận.
Sau khi thêm vào, sẽ xuất hiện trong Danh sách từ điểnKích hoạt nó bằng cách chọn hộp kiểm, và nếu bạn muốn nó là trình thu thập từ mới chính, hãy đặt nó làm mặc định. Nếu không còn cần đến nó nữa, bạn có thể bỏ chọn hoặc xóa nó.
Điều chỉnh chính tả và ngữ pháp để có bài đánh giá chi tiết hơn
Từ điển tùy chỉnh chỉ là một phần. Cài đặt chính tả và ngữ pháp có ảnh hưởng rất lớn. Word hỗ trợ bạn hiệu đính như thế nào. Trong Tệp > Tùy chọn > Hiệu đính, bên dưới mục "Để kiểm tra chính tả và ngữ pháp trong Word", hãy nhấp vào Cài đặt.
Ở trên cùng, bạn sẽ thấy Phong cách viết. Bạn có hai lựa chọn: Ngữ pháp hoặc Ngữ pháp và cải tiếnĐối với các văn bản chuyên ngành (như văn bản y khoa), thường thú vị hơn khi bật Ngữ pháp & Cải tiến vì nó bổ sung các danh mục như Rõ ràng & Ngắn gọn và Ngôn ngữ trang trọng.
Bạn có thể bật hoặc tắt từng mục kiểm tra theo ý muốn. Dành vài phút để điều chỉnh các ô này sẽ giúp giảm thiểu lỗi và kết quả dương tính giả.và nó bổ sung rất tốt cho việc sử dụng từ điển tùy chỉnh, đặc biệt là trong các tài liệu kỹ thuật hoặc học thuật.
Tìm và Thay thế: Nhanh chóng nhất quán trên toàn bộ tài liệu của bạn
Ngoài từ điển, công cụ Tìm và Thay thế còn giúp bạn chuẩn hóa bài viết của mình. Ví dụ, nó dùng để thống nhất các biến thể như "tim" và "tim mạch", sửa các lỗi lặp lại hoặc thay thế khoảng trắng đôi bằng khoảng trắng đơn.
Vào Trang chủ > Chỉnh sửa > Thay thế. Viết từ bạn muốn tìm và cách bạn muốn thay thế nó.và điều chỉnh các tùy chọn (phân biệt chữ hoa và chữ thường, chỉ phân biệt toàn bộ từ, v.v.). Chỉ cần luyện tập một chút, bạn có thể tự động hóa các thay đổi mà nếu thực hiện thủ công sẽ mất hàng giờ.
Tính năng này rất mạnh mẽ và hỗ trợ các mẫu nâng cao, mặc dù Cần phải học một chút để tận dụng tối đa lợi ích của nó.Nếu sử dụng một cách khôn ngoan, nó sẽ cho phép bạn duy trì thuật ngữ thống nhất trong toàn bộ tài liệu.
Khoảng cách không ngắt và dấu gạch nối: Kiểm soát vị trí văn bản bị ngắt
Để tránh ngắt dòng không đẹp, Word cung cấp các khoảng trắng và dấu gạch nối đặc biệt. Không gian không phân tách “bình thường” Nó kết hợp các cụm từ như "350 phụ nữ" hoặc các từ viết tắt ghép (Mỹ). Bạn có thể chèn nó theo hai cách:
- Phím tắt: Nhấn Ctrl + Shift + Space cùng lúc.
- thực đơn: Chèn > Ký hiệu > Thêm ký hiệu > Ký tự đặc biệt > Khoảng trắng không ngắt dòng.
Ngoài ra còn có không gian mỏng không bị vỡ, hữu ích để tách các chữ số thành nhóm ba (23 206 799) hoặc tách các ký hiệu khỏi các số (3%). Để chèn:
- Phím tắt với mã Unicode: Alt + 8201 trên bàn phím số.
- thực đơn: Chèn > Biểu tượng và tìm kiếm “Khoảng cách không ngắt hẹp”.
Nếu bạn cần một hợp chất không bị phân tách, chèn một dấu gạch nối không ngắt dòng:
- Sử dụng bàn phím số: Alt + 0173.
- Qua menu: Chèn > Ký hiệu > Thêm ký hiệu > Ký tự đặc biệt > Dấu gạch nối không ngắt.
Đối với các sọc dài, bạn cũng có thể tránh các bước nhảy: sử dụng “dòng không ngắt”Bạn có thể nhập dấu gạch ngang bằng tổ hợp phím Alt + 8213 trên bàn phím số, hoặc bằng cách sử dụng Insert > Symbol > More Symbols > Special Characters > (tùy chọn ghép) rồi chèn dấu gạch ngang. Mặc dù phương pháp cuối cùng này tốn công hơn, nhưng nó giải quyết được một số trường hợp cụ thể.
Chuyên gia và từ điển: trường hợp thuật ngữ y khoa
Các thuật ngữ y khoa thường không có trong từ điển Word chuẩn. Việc người sửa lỗi gạch chân những lỗi đó là bình thường, ngay cả khi chúng đúng.Bạn nên thêm chúng vào từ điển tùy chỉnh: nhấp chuột phải vào thuật ngữ và thêm vào từ điển.
Để quản lý trên quy mô lớn, hãy mở Tệp > Tùy chọn > Xem lại > Từ điển tùy chỉnh và chọn Chỉnh sửa danh sách từ. Ở đó bạn có thể thêm, sửa đổi hoặc xóa các điều khoản. số lượng lớn. Nếu bạn làm việc với nhiều lĩnh vực (tim mạch, thần kinh, v.v.), việc tạo các từ điển riêng biệt sẽ giúp bạn kiểm soát tốt hơn.
Ngoài ra, bạn cũng có thể nhập các từ điển y khoa đã biên soạn sẵn trên Internet. Hãy sử dụng chúng một cách thận trọng và kiểm tra chất lượng., vì tệp .dic có lỗi sẽ làm ảnh hưởng đến quá trình xem xét tất cả tài liệu của bạn. Lưu ý rằng chỉ những tệp có phần mở rộng .dic mới có thể được nhập từ tùy chọn Thêm.
Cách tích hợp các công cụ khác: SDL Trados và trình soạn thảo “từ điển người dùng”
Nếu bạn dịch hoặc hiệu đính bằng SDL Trados Studio, bạn sẽ quan tâm đến việc biết rằng có thể làm việc với từ điển Microsoft WordKhi bạn thêm một từ vào từ điển tùy chỉnh từ Trados, từ đó cũng sẽ được thêm vào từ điển Word, với điều kiện là từ đó được chọn để sử dụng trong phần cài đặt.
Trong các môi trường khác, chẳng hạn như trình soạn thảo HCL Notes, cũng có một “từ điển người dùng”. Đây là tệp user.dic tồn tại song song với từ điển ngôn ngữ chính (your_language.dic)Trình kiểm tra chính tả sẽ so sánh từng từ với cả hai để quyết định xem có lỗi hay không.
Trong HCL Notes, quy trình quản lý từ điển người dùng của bạn rất đơn giản. Vào mục tùy chọn và tìm phần Chính tả (Trong phiên bản cơ bản, mục này có thể nằm trong mục Quốc tế.) Sau đó, nhấp vào Chỉnh sửa từ điển người dùng và thực hiện bất kỳ thao tác nào sau đây:
- Nhập mục mới vào trường “từ mới hoặc từ đã chọn” và nhấn Thêm.
- Chọn một từ trong danh sách và nhấn Delete để xóa từ đó.
- Chọn một từ, sửa lỗi chính tả trong hộp văn bản và nhấn Cập nhật.
Mặc dù Notes không phải là Word, Khái niệm này giống nhau: hãy giữ một cuốn từ điển cá nhân với những từ ngữ hợp lệ của bạn, được tham khảo cùng với công cụ chính để kiểm tra chính tả.
Khắc phục sự cố: Khi "Thêm vào từ điển" bị vô hiệu hóa
Một số người dùng Word 2007 nhận thấy tùy chọn Thêm vào từ điển bị vô hiệu hóa. Ngay cả khi tệp personal.dic được nhận dạng, nó vẫn có thể không cho phép nhập dữ liệu mới.. Dưới đây là các bước hữu ích để chẩn đoán và khắc phục sự cố:
- Kiểm tra xem từ điển tùy chỉnh có đang hoạt động không trong Tệp > Tùy chọn > Xem lại > Từ điển Tùy chỉnh. Nếu chưa chọn, hãy bật nó lên.
- Thay đổi từ điển mặc định sang một cái khác (tốt nhất là RoamingCustom.dic) bằng nút Thay đổi mặc định và thử thêm một từ.
- Xác minh rằng tệp .dic không phải là tệp chỉ đọc (nhấp chuột phải > Thuộc tính trên tệp từ điển). Nếu vậy, hãy xóa hạn chế.
- Hãy chắc chắn rằng ngôn ngữ trong từ điển phù hợp với văn bản bạn đang xem xét. Ngôn ngữ không khớp có thể chặn tùy chọn này.
- Nếu bạn sử dụng Outlook cổ điển cho Windows, hãy kiểm tra đường dẫn cụ thể của nó: tab Thư > Chính tả & Tự động sửa > Kiểm tra, và từ đó đi đến Từ điển tùy chỉnh.
Những cài đặt này thường kích hoạt lại tính năng. Nếu sự cố vẫn tiếp diễn, hãy tạo một .dic mới và đặt nó làm mặc định Đây là kế hoạch B tốt để giành lại quyền kiểm soát.
Trong bối cảnh chuyên môn có khối lượng công việc lớn (như viết khoa học), có nhiều từ điển cho mỗi dự án hoặc chuyên ngành Nó sẽ giúp bạn giữ chúng sạch sẽ và tránh xung đột giữa các khu vực khác nhau.
Làm việc với các từ điển tùy chỉnh, tinh chỉnh ngữ pháp và thành thạo các thủ thuật bố cục nhỏ sẽ cho phép bạn xem lại chính xác hơn và viết trôi chảy hơnCho dù bạn sử dụng Word trực tiếp hay kết hợp với các công cụ như SDL Trados, điều quan trọng là phải thiết lập hệ sinh thái đánh giá của bạn thật tốt.
