Cách theo dõi tiến độ dự án từ Microsoft Project

Việc theo dõi tiến độ thực tế của một dự án trong Microsoft Project chính là sự khác biệt giữa việc đúng tiến độ hay bị bỏ dở.May mắn thay, Project và hệ sinh thái của nó (Project Web App và Dynamics 365 Project Service) cung cấp nhiều cách để theo dõi tiến độ, nỗ lực và chi phí, đồng thời trực quan hóa chúng trong các chế độ xem như biểu đồ Gantt, dòng thời gian và báo cáo mà không cần phải mất công tìm kiếm các bảng tính rời rạc.

Trong hướng dẫn này, bạn sẽ tìm thấy mọi thứ bạn cần để theo dõi một cách chặt chẽ tại một nơi.: từ việc tạo đường cơ sở và cập nhật trạng thái tác vụ chỉ bằng một cú nhấp chuột, đến việc tạo báo cáo trực quan và báo cáo giá trị đạt được, hoặc ghi lại thời gian từ Project Web App. Bạn cũng sẽ thấy cách vòng đời dự án được quản lý trong Dynamics 365 Project Service Automation (PSA), trong trường hợp bạn làm việc với các dự án cho khách hàng.

“Theo dõi” một dự án trong Microsoft Project có nghĩa là gì?

Giám sát là so sánh những gì đã lên kế hoạch với những gì thực sự diễn ra. để đưa ra quyết định kịp thời. Nó bao gồm việc ghi lại trạng thái công việc (phần trăm hoàn thành, ngày thực tế, công việc thực tế, chi phí) và xem xét các sai lệch so với đường cơ sở ban đầu.

Thật thuận tiện khi phân biệt hai khái niệm chính: thời gian đầu tư (số giờ đã bỏ ra) và tiến độ hoàn thành nhiệm vụ (tiến độ hoàn thành). Bạn có thể dành nhiều giờ mà không đạt được tiến triển gì nếu có những sự kiện bất ngờ xảy ra, hoặc ngược lại, đạt được tiến triển đáng kể chỉ trong vài giờ nếu bạn làm việc hiệu quả hơn mong đợi.

Các giai đoạn và theo dõi trong Dynamics 365 Project Service Automation (PSA)

Nếu bạn quản lý các dự án khách hàng bằng Dynamics 365 Project Service Automation, bạn cũng có thể theo dõi tiến độ từ PSA. Điều này áp dụng cho Project Service phiên bản 2.x và 1.x, trong đó "giai đoạn" dự án phản ánh trạng thái tương tác và thực hiện nghiệp vụ.

Sau đây là các giai đoạn vòng đời điển hình của PSA và ý nghĩa của chúng đối với việc theo dõi:

• mớiKhi bạn tạo một dự án, giai đoạn của dự án đó là "Mới". Nếu bạn bắt đầu từ một mẫu, bạn sẽ có sẵn lịch trình, ước tính và nhóm; nếu không, bạn sẽ cần hoàn thành phác thảo dự án. Đã đến lúc xác định nhiệm vụ, nguồn lực và ước tính ban đầu..
• Ngân sách (Báo giá): Khi bạn liên kết dự án với giá thầu hoặc tạo dự án từ ngân sách, giai đoạn sẽ thay đổi thành “Ngân sách” và ngày bắt đầu và kết thúc ước tính sẽ được cập nhật. Ở giai đoạn này, bạn sẽ thấy thông tin chi tiết về ưu đãi trong tab Bán hàng của dự án..
• Kế hoạch:Nếu bạn thắng thầu và hợp đồng được chính thức hóa, giai đoạn sẽ chuyển sang “Kế hoạch”. Ở giai đoạn này, dữ liệu hợp đồng được hợp nhất và lập trình được tinh chỉnh. (một lần nữa, có sẵn trong tab Bán hàng).
• Đã hoàn thành: Khi công việc hoàn tất, bạn có thể đặt giai đoạn thành “Hoàn thành”. Tương đương với việc thực hiện 100%, nhưng dự án vẫn có thể ghi lại thời gian hoặc chi phí đang chờ xử lý..
• gần: Sau khi tất cả các giao dịch đã được ghi lại và không có kế hoạch chuyển động nào nữa, hãy chọn giai đoạn “Đóng”. Dự án chuyển sang chế độ chỉ đọc và không còn hỗ trợ các giao dịch mới..

Để kiểm tra và cập nhật trạng thái trong PSA, bạn có thể làm theo các bước cơ bản sau: vào Dịch vụ dự án > Dự án, mở dự án, sử dụng mũi tên bên cạnh tên dự án và chọn "Theo dõi dự án". Từ đó, bạn có thể chuyển đổi giữa Theo dõi nỗ lực hoặc Theo dõi chi phí và mở từng nhiệm vụ để chỉnh sửa hoặc điều chỉnh thời gian/tiến độ bằng cách di chuyển hoặc thay đổi kích thước các thanh trên biểu đồ Gantt.

Trước khi bạn bắt đầu: ba thói quen tạo nên sự khác biệt

Tạo đường cơ sở ngay khi bạn hoàn tất kế hoạch ban đầu. Đường cơ sở là bản tóm tắt kế hoạch của bạn "trước khi bắt đầu" và sẽ là tham chiếu để đo lường các sai lệch về ngày tháng, công việc và chi phí. Không có đường cơ sở, không có sự so sánh đáng tin cậy.

Xem lại tiến độ theo nhịp độ cố địnhTốt nhất là hàng tuần. Phát hiện sớm sai lệch sẽ giúp bạn có thời gian để điều chỉnh; nếu bạn đợi đến giữa dự án, thường sẽ quá muộn để đưa mọi thứ trở lại đúng hướng.

Hành động ngay khi bạn thấy có sự sai lệch có liên quanCác vấn đề sẽ phát triển nhanh chóng nếu bị bỏ qua; hãy lập kế hoạch lại, phân bổ lại nguồn lực hoặc điều chỉnh phạm vi ngay khi có cảnh báo.

Kiểm tra tiến độ lịch trình trong Microsoft Project

Sau khi lưu đường cơ sở, giờ đây bạn có thể bắt đầu đo lường tiến độ bằng một số công cụ mà Project cung cấp để cập nhật dữ liệu và trực quan hóa trạng thái một cách rõ ràng.

• Lưu đường cơ sở: thiết lập ảnh chụp nhanh của kế hoạch ban đầu và cho phép so sánh (ngày dự kiến ​​so với ngày thực tế, công việc và chi phí). Đó là trụ cột của việc giám sát.
• Cập nhật trạng thái tác vụ chỉ bằng một cú nhấp chuột: Từ ruy-băng, bạn có thể chọn 0%, 25%, 50%, 75% hoặc 100% trong nhiều lựa chọn. Hoàn hảo cho một bài đánh giá nhanh hàng tuần.
• Xem tiến trình trên biểu đồ Gantt: Thanh tiến trình được điền dựa trên % hoàn thành. Đây là góc nhìn trực quan nhất để đánh giá xem bạn có đạt được ngày mục tiêu hay không.
• Dòng thời gian: Hiển thị các cột mốc và nhiệm vụ quan trọng một cách tổng quan. Lý tưởng để chia sẻ với các bên liên quan qua PowerPoint, email hoặc in.
• Báo cáo trực quan: biểu đồ thanh và biểu đồ tròn để truyền đạt tiến độ, công việc cần hoàn thành hoặc trạng thái theo từng giai đoạn. Chúng được tùy chỉnh trong vài giây.
• Giá trị kiếm được: giúp bạn trả lời câu hỏi “chúng ta nên chi bao nhiêu cho công việc đã hoàn thành?” hoặc “chúng ta có hoàn thành đúng hạn không?” Các chỉ số như EV, PV và AC tóm tắt chi phí và tình trạng sức khỏe kỳ hạn.
• SharePoint: Các thành viên trong nhóm có thể xem lịch trình và cập nhật tiến độ của họ trên trang SharePoint không mở Project, hợp lý hóa việc thu thập dữ liệu.

Tự động cập nhật dự án bằng “Cập nhật dự án”

Dự án có thể tự động tính toán tiến độ cho đến "ngày trạng thái" bằng cách điền phần trăm hoàn thành theo từng đợt.

1. Mở Dự án > Cập nhật Dự án: Một hộp sẽ được hiển thị để xác định ngày cập nhật.
2. Cho biết ngày (ví dụ: cuối tuần) và xác nhận bằng OK.
3. Dự án sẽ tính toán % hoàn thành của từng nhiệm vụ cho đến ngày đó và sẽ phản ánh trong Gantt, tự động căn chỉnh tiến độ với lịch.

Tùy chọn này rất hữu ích để cập nhật dự án nhanh chóng, nhưng hãy nhớ xem lại các nhiệm vụ và mối quan hệ phụ thuộc quan trọng để tránh cho rằng tiến độ có thể chưa thực sự diễn ra.

Ghi lại thủ công phần trăm và các hình thức theo dõi khác

Nếu bạn muốn kiểm soát chi tiết hơn, hãy nhập tiến độ theo cách thủ công và bao gồm các chi tiết như ngày bắt đầu/kết thúc thực tế hoặc công việc thực tế.

1. Chèn cột “% hoàn thành”: Nhấp chuột phải vào bất kỳ tiêu đề cột nào, Chèn Cột và chọn “% Hoàn thành”. Đây là cách bạn có thể chỉnh sửa tiến độ của từng nhiệm vụ..
2. Cập nhật từ tab Nhiệm vụ: Sử dụng các nút 0%, 25%, 50%, 75%, 100% để áp dụng các giá trị một cách nhanh chóng. Nó hoàn hảo cho các cuộc họp tiếp theo.

Bạn cũng có thể mở từng tác vụ để chỉnh sửa khối lượng công việc thực tế, khối lượng công việc còn lại và ngày thực tế nếu bạn quản lý dự án theo nỗ lực. Điều này cải thiện độ chính xác của báo cáo và dự báo khi kết thúc dự án.

Biểu đồ Gantt hỗ trợ điều chỉnh trực tiếp: Việc kéo dài hoặc di chuyển các thanh sẽ thay đổi thời gian và, nếu có, cả tiến trình. Hãy sử dụng nó một cách khôn ngoan để tránh làm gián đoạn các phụ thuộc, lịch trình dự án hoặc tài nguyên.

Dự án ứng dụng web (PWA): Theo dõi thời gian và tiến độ

Ứng dụng web Project giúp bạn dễ dàng ghi lại bảng chấm công và tiến độ mà không cần mở ứng dụng máy tính để bàn. Thật lý tưởng để nhóm có thể báo cáo một cách thuận tiện từ trình duyệt.

Những gì bạn có thể đăng ký trong PWA: số giờ dành cho các nhiệm vụ dự án, tiến độ hoàn thành và thời gian dành cho các nhiệm vụ hành chính (nghỉ mát, đi lại, khóa học, nghỉ ốm). Tùy thuộc vào cài đặt của tổ chức bạn, thời gian và tiến độ có thể được báo cáo trong cùng một chế độ xem hoặc trong các chế độ xem riêng biệt.

Với PWA, bạn giảm thiểu sự cản trở trong việc thu thập dữ liệu, bạn luôn cập nhật kế hoạch và cung cấp khả năng hiển thị cho người quản lý và các bên liên quan mà không cần giấy phép máy tính để bàn, tất cả đều có quyền kiểm soát phê duyệt nếu quy trình làm việc của bạn yêu cầu.

Phân biệt giữa “thời gian đầu tư” và “tiến độ nhiệm vụ”

Đừng nhầm lẫn giữa số giờ làm việc và phần trăm hoàn thànhThời gian đầu tư (công việc thực tế) đo lường nỗ lực, trong khi tiến độ công việc đo lường mức độ đạt được kết quả mong đợi.

thí dụ:Dành 8 giờ cho một nhiệm vụ phức tạp chỉ có thể đạt được 20% tiến độ nếu gặp khó khăn hoặc 60% nếu nhóm làm việc hiệu quả hơn. Đó là lý do tại sao việc báo cáo cả hai tham số là thuận tiện khi dự án yêu cầu (đặc biệt là trong môi trường kiểm soát chi phí).

Báo cáo và truyền đạt tiến độ

Ngoài chế độ xem Gantt, Project còn cung cấp nhiều định dạng để "kể câu chuyện" về tiến độ cho nhiều đối tượng khác nhau, từ nhóm quản lý đến nhóm kỹ thuật.

• Dòng thời gian: Đặt các nhiệm vụ và cột mốc quan trọng và chia sẻ chúng trên PowerPoint, email hoặc giấy. Đây là một bức ảnh chụp nhanh hoàn hảo cho các bên liên quan bận rộn.
• Báo cáo trực quan: Tạo biểu đồ tiến độ, công việc còn lại, nhiệm vụ theo trạng thái hoặc theo giai đoạn. Nếu giao diện không phù hợp với bạn, hãy tùy chỉnh nó trong vài giây để làm nổi bật những gì có liên quan.
• Giá trị kiếm được:Với EV (Giá trị đạt được), PV (Giá trị dự kiến) và AC (Chi phí thực tế), bạn có thể trả lời được liệu mình đang vượt/thua và cao hơn/thấp hơn chi phí. Lý tưởng khi bạn cần biện minh cho các biến thể.
• SharePoint: Cho phép nhóm xem kế hoạch và cập nhật tiến độ mà không cần Project. Điều này giúp tăng tốc độ cập nhật và giảm thiểu tình trạng tắc nghẽn..

Cách vận hành theo dõi trong PSA từng bước

Nếu bạn đang làm việc trong Dynamics 365 Project Service, sau đây là cách truy cập theo dõi trạng thái từ giao diện PSA cho các dự án của khách hàng:

1. Đi tới Dịch vụ dự án > Dự án và mở dự án mong muốn.
2. Trên thanh trên cùng, mở rộng mũi tên bên cạnh tên dự án và chọn “Theo dõi dự án”.
3. Chọn “Theo dõi nỗ lực” hoặc “Theo dõi chi phí” tùy thuộc vào nội dung bạn muốn xem xét.
4. Chỉnh sửa tác vụ bằng cách nhấp đúp hoặc điều chỉnh thời gian/tiến độ bằng cách di chuyển hoặc thay đổi kích thước các thanh trên Gantt.

Hãy nhớ rằng giai đoạn dự án trong PSA phải phản ánh trạng thái thực tế của dự án (Mới, Ngân sách, Kế hoạch, Hoàn thành, Đóng) để thống nhất các khía cạnh thương mại và hoạt động, đồng thời tránh hiểu lầm với khách hàng.

Thực hành tốt để theo dõi suôn sẻ

Xác định nhịp độ báo cáo (ví dụ, mỗi thứ Sáu) và tuân thủ theo lịch trình đó. Lịch cập nhật giúp ngăn ngừa "sự cố dữ liệu" và giữ cho ảnh chụp nhanh dự án luôn được cập nhật.

Sử dụng các trường thực ngoài % hoàn thành: Ghi lại ngày thực tế, khối lượng công việc thực tế và khối lượng công việc còn lại bất cứ khi nào bạn cần. Điều này giúp cải thiện độ chính xác của báo cáo và dự báo khi kết thúc dự án.

Chia sẻ dòng thời gian với các bên liên quan để thống nhất các kỳ vọng về mốc quan trọng. Một bức tranh rõ ràng sẽ tránh được những giải thích dài dòng và hỗ trợ việc ra quyết định.

Tùy chỉnh báo cáo trực quan để làm nổi bật chính xác nhu cầu của khán giả (ví dụ: nhiệm vụ quan trọng đối với ban quản lý hoặc khối lượng công việc cho trưởng nhóm). Ít hơn là nhiều hơn khi bạn muốn đạt được sự tập trung.

Necesitas ayuda?

Cộng đồng và đồng nghiệp sẽ là đồng minh khi bạn gặp khó khăn. Trước khi lãng phí thời gian, hãy nhờ giúp đỡ và đẩy nhanh quá trình giải quyết.

• Hỏi các thành viên khác trong nhóm: Họ thường biết Project Web App được tùy chỉnh như thế nào trong tổ chức của bạn và những quy trình nào được tuân theo. Hai mắt nhìn thấy nhiều hơn một.
• Tìm kiếm support.office.com: Có những bài viết chính thức rất đầy đủ (mặc dù chúng có thể không phản ánh chi tiết cấu hình của bạn). Đó là một điểm khởi đầu tuyệt vời.
• Kiểm tra Cộng đồng Dự án trên TechNet: Các chuyên gia rất tích cực trả lời câu hỏi và chia sẻ những phương pháp hay. Có thể người khác đã từng gặp phải vấn đề như bạn..
• Hỏi người quản lý của bạn nếu cách trên không hiệu quả hoặc bạn cần có quyền. Nó sẽ hướng dẫn bạn qua các luồng phê duyệt, chế độ xem và trường tùy chỉnh..

Làm chủ việc theo dõi trong microsoft Quản lý dự án không chỉ là "đánh dấu phần trăm"; mà là sự kết hợp giữa đường cơ sở, cập nhật có kỷ luật (tự động và thủ công), hình ảnh hóa rõ ràng (biểu đồ Gantt, dòng thời gian, báo cáo) và thu thập dữ liệu hiệu quả (PWA/SharePoint), kết hợp với một vòng đời phù hợp nếu bạn làm việc với PSA. Với những yếu tố này, bạn sẽ thực sự kiểm soát được công sức, chi phí và thời gian, đồng thời có thể tự tin trả lời câu hỏi quan trọng nhất: dự án đang diễn ra như thế nào.