Cách tránh định dạng không mong muốn khi dán văn bản vào Word từ trình duyệt

Ít có điều gì gây khó chịu bằng việc sao chép văn bản từ trang web, email hoặc bất kỳ tài liệu nào rồi dán vào Microsoft Word rồi phát hiện ra rằng mọi định dạng đều bị sai. Phông chữ không đồng đều, màu sắc ngẫu nhiên, dấu đầu dòng lạ và siêu liên kết không mong muốn là một số vấn đề phổ biến nhất khi thực hiện hành động này.Trong cuộc sống hàng ngày, nhiều người dùng lãng phí thời gian điều chỉnh nội dung đã dán theo cách thủ công khi muốn có kết quả rõ ràng và mạch lạc, đặc biệt là khi họ phải làm việc với văn bản từ nhiều nguồn khác nhau.

Lý do tại sao điều này xảy ra? Định dạng không mong muốn là kết quả của cách Word và các trình xử lý văn bản khác diễn giải và áp dụng các kiểu đi kèm với văn bản đã sao chép.Mỗi chương trình, trang web hoặc ứng dụng đều có thể thêm thẻ, kiểu ẩn và thành phần trực quan riêng, sau đó được Word diễn giải theo cách riêng, tạo ra những bất ngờ khó chịu. Tuy nhiên, có những cách đơn giản và nâng cao để ngăn việc định dạng trở nên phức tạp.

Tại sao tôi thấy định dạng không mong muốn khi dán văn bản vào Word?

Khi bạn chọn và sao chép nội dung trong trình duyệt hoặc ứng dụng khác, Ngoài văn bản, các kiểu, thẻ và các yếu tố định dạng khác không phải lúc nào cũng nhìn thấy được bằng mắt thường cũng được sao chép.Theo mặc định, Microsoft Word thường cố gắng giữ lại càng nhiều định dạng càng tốt, về mặt lý thuyết, điều này sẽ giúp duy trì giao diện ban đầu… nhưng trên thực tế, điều này thường phản tác dụng.

Word cấu hình hành vi dán như thế nào?

Rất ít người biết rằng Word cho phép bạn cấu hình chi tiết cách dán văn bản tùy theo trường hợp cụ thể.: từ tài liệu này sang tài liệu khác, từ trang web hoặc giữa các ứng dụng. May mắn thay, việc thay đổi các cài đặt này rất đơn giản và có thể giúp bạn tiết kiệm hàng giờ chỉnh sửa sau này.

Nhập thực đơn Lưu Trữ của Word.
lựa chọn tùy chọn và sau Nâng cao trong cửa sổ xuất hiện.
Tìm phần Cắt, sao chép và dán và bạn sẽ thấy các tùy chọn cho nhiều tình huống khác nhau:
- Dán vào cùng một tài liệu
- Dán giữa các tài liệu Word khác nhau
- Dán từ các ứng dụng khác (ví dụ: trình duyệt, email hoặc PDF)

Đối với mỗi tình huống này, Bạn có thể lựa chọn giữa ba phương thức chính:

Giữ định dạng nguồn: tôn trọng mọi định dạng gốc, điều này thường gây ra nhiều vấn đề hơn là lợi ích.
Kết hợp định dạng: điều chỉnh văn bản đã sao chép theo phong cách của tài liệu Word nhưng vẫn giữ nguyên một số yếu tố định dạng gốc.
Chỉ giữ lại văn bản: xóa mọi định dạng và dán toàn bộ văn bản vào (rất khuyến khích).

Nếu bạn không thích sự bất ngờ, tốt nhất là nên đặt tùy chọn "Chỉ giữ văn bản" cho mọi trường hợp., đặc biệt là khi dán từ các ứng dụng khác. Bằng cách này, mỗi lần dán, văn bản sẽ tự động điều chỉnh theo kiểu tài liệu và không bị thay đổi định dạng ngoài ý muốn.

Menu ngữ cảnh và tùy chọn dán thông minh để tránh định dạng không mong muốn

Ngay cả khi không thay đổi các thiết lập mặc định, Word cung cấp menu dán thông minh bất cứ khi nào bạn chèn nội dung từ bảng tạm. Bằng cách nhấp chuột phải sau khi dán hoặc di chuột qua văn bản vừa dán và nhấp vào biểu tượng bật lên, bạn có thể truy cập vào các biến thể như:

Giữ định dạng nguồn
Kết hợp định dạng đích
Chỉ giữ lại văn bản

Chọn tùy chọn "Chỉ giữ lại văn bản" sẽ chỉ dán nội dung, không thêm bất kỳ kiểu, màu sắc, liên kết hoặc dấu đầu dòng đặc biệt nào. Điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn xen kẽ giữa dán văn bản đã định dạng và văn bản thuần túy tùy theo ngữ cảnh.

Dán danh sách, bảng, hình ảnh và siêu liên kết: kiểm soát từng phần tử

Không phải tất cả văn bản đều là đoạn văn: Danh sách được đánh số, dấu đầu dòng, bảng và liên kết cũng có thể gây ra sự hỗn loạn khi sao chép và dán.Word phát hiện các yếu tố này và cung cấp nhiều tùy chọn hơn nữa để điều chỉnh chúng:

Khi dán các mục được đánh số vào các danh sách khácBạn có thể chọn tiếp tục đánh số danh sách đích, tạo chuỗi mới hoặc giữ nguyên số ban đầu. Điều này đặc biệt hữu ích khi tích hợp nhiều danh sách khác nhau.
Nếu bạn dán danh sách có dấu đầu dòng vào danh sách có số (hoặc ngược lại), bạn có thể chọn giữ lại điểm, chuyển đổi chúng thành số hoặc ngược lại, hoặc thậm chí kết hợp chúng theo nhu cầu của bạn.
Khi chỉ dán văn bản từ danh sáchWord có xu hướng giữ lại dấu đầu dòng và số theo mặc định. Tuy nhiên, bạn có thể tắt tính năng này trong Tùy chọn Nâng cao bằng cách bỏ chọn "Giữ lại dấu đầu dòng và số khi dán văn bản với tùy chọn Chỉ giữ lại văn bản".
Bảng và ô:Word sẽ cố gắng giữ nguyên định dạng gốc, nhưng nếu không phù hợp, bạn có thể định dạng lại bảng sau khi dán bằng cách chọn bố cục phù hợp nhất với mình.
Hình ảnhNếu hình ảnh của bạn không dán đúng cách từ trình duyệt hoặc ứng dụng gốc, tốt nhất bạn nên tải xuống và sử dụng "Chèn > Hình ảnh" trong Word để có kết quả đáng tin cậy hơn.
Liên kết hoặc siêu liên kếtKhi dán dưới dạng văn bản thuần túy, các liên kết thường bị mất. Nếu cần giữ lại, bạn sẽ phải chèn thủ công bằng menu "Chèn > Liên kết".

Phím tắt để dán dưới dạng văn bản thuần túy

Đối với những người muốn tăng tốc độ và tránh sử dụng chuột, Có các tổ hợp phím cho phép bạn dán văn bản thuần túy vào nhiều ứng dụng.: nhấp chuột phải mở rộng trong Windows có thể rất hữu ích để truy cập nhanh vào các tùy chọn dán.

En Google Chrome, Firefox, Edge và các trình duyệt dựa trên Chromium, Nó có thể được sử dụng Ctrl + Shift + V (o Cmd+Shift+V trên máy Mac) để dán mà không cần định dạng vào hầu hết các trình soạn thảo trực tuyến, diễn đàn và trường văn bản.
En Từ Theo mặc định, tổ hợp này không hoạt động, nhưng bạn có thể tùy chỉnh các tùy chọn dán hoặc sử dụng menu ngữ cảnh khi cần.
Trong các ứng dụng được xây dựng trên Electron (như Slack), phím tắt tương tự thường có tác dụng dán văn bản thuần túy và tránh mọi định dạng không mong muốn.

Nếu bạn là người thường xuyên dán nhiều văn bản, việc ghi nhớ các phím tắt này hoặc thậm chí tùy chỉnh chúng trong các ứng dụng yêu thích của bạn sẽ rất hữu ích.Bằng cách này, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian và sắp xếp tài liệu một cách ngăn nắp.

Các hành vi khác nhau tùy thuộc vào phiên bản Word

Cần lưu ý rằng Các phiên bản Word cũ và mới có thể diễn giải định dạng được dán rất khác nhau.Ví dụ, giữa Word 2007 và các tài liệu có định dạng 97-2003, thường xảy ra:

Người phụ nữ sử dụng máy tính để đánh máy

Làm thế nào để ngăn không cho dấu đầu dòng và số xuất hiện khi chỉ dán văn bản

Một sự khó chịu phổ biến là ngay cả khi chọn "Chỉ giữ văn bản", Word tiếp tục dán các dấu đầu dòng và số nếu chúng đến từ một danh sáchNếu bạn muốn xóa chi tiết này và chỉ giữ lại văn bản sạch:

Mở menu Tệp > Tùy chọn > Nâng cao trong Lời.
Tắt tùy chọn Giữ lại dấu đầu dòng và số khi dán văn bản với tùy chọn Chỉ giữ lại văn bản.
Lưu các thay đổi bằng cách nhấp vào chấp nhận.

Bằng cách này, bạn sẽ có được liên kết tinh khiết nhất có thể, không có sự can thiệp định dạng ẩn.

Xóa bảng tùy chọn tự động dán

Word sẽ hiển thị một bảng điều khiển nhỏ nổi mỗi khi bạn dán nội dung nào đó, cho phép bạn điều chỉnh định dạng ngay lập tức. Mặc dù điều này có thể hữu ích, Nhiều người dùng muốn tắt tính năng này vì nó cản trở quy trình làm việc. khi nhiều văn bản được sao chép liên tiếp.

Để vô hiệu hóa bảng điều khiển này, hãy quay lại Nâng cao và tìm tùy chọn tương ứng trong mục "Cắt, sao chép và dán". Khi bỏ chọn, hộp sẽ không còn xuất hiện nữa và bạn có thể làm việc trơn tru hơn.

Các giải pháp thay thế và công cụ bên ngoài để kiểm soát toàn diện

Nếu bạn sử dụng nhiều trình soạn thảo và muốn có một giải pháp chung hoạt động ở mọi nơi, Có các công cụ của bên thứ ba cho phép bạn dán dưới dạng văn bản thuần túy vào bất kỳ ứng dụng nào:các công cụ như Treesize có thể giúp bạn quản lý dung lượng đĩa, nhưng cũng có những tiện ích cụ thể để cải thiện phương pháp dán trong các chương trình khác nhau.

PureText: Đây là một ứng dụng Windows nhẹ, có thể chuyển đổi toàn bộ văn bản đã sao chép thành văn bản thuần túy bằng phím tắt (mặc định là Windows+V, nhưng bạn có thể thay đổi phím tắt này). Ứng dụng chạy nền và hoàn hảo cho những ai thường xuyên sao chép và dán từ hàng nghìn trang web khác nhau.
AutoHotkey: Công cụ nâng cao này cho phép bạn tạo các tập lệnh tùy chỉnh để tự động hóa các tác vụ. Có các tập lệnh được tạo sẵn, ví dụ, để xóa định dạng khi sử dụng Ctrl + Shift + V. Rất hữu ích cho những ai đang tìm kiếm giải pháp tùy chỉnh 100%.

Những tiện ích này đặc biệt hữu ích nếu bạn làm việc song song với Word, trình duyệt web, ứng dụng trò chuyện và các chương trình khác.

Dán mà không cần định dạng trong LibreOffice Writer và các bộ xử lý khác

Không chỉ người dùng Word mới gặp phải vấn đề này. Ví dụ, trong LibreOffice Writer, bạn có thể tùy chỉnh các phím tắt để thao tác dán luôn xóa định dạng.:

Truy cập vào Công cụ > Tùy chỉnh trong LibreOffice.
Trong tab "Bàn phím", hãy tìm hành động Chỉnh sửa > Dán văn bản thuần túy.
Xóa phím tắt gốc (Ctrl+Shift+Alt+V) và gán nó cho Ctrl + V Nếu bạn thích.
Nhấp vào “Sửa đổi” rồi nhấp vào “OK” để lưu thay đổi.

Từ thời điểm đó trở đi, mỗi khi bạn dán vào LibreOffice, văn bản sẽ luôn đơn giản và không có gì bất ngờ.

Trong các trình xử lý văn bản trực tuyến như Google Docs, Zoho hoặc tương tự, các phím tắt Ctrl + Shift + V Chúng thường có tác dụng dán văn bản thuần túy trong hầu hết mọi trường hợp, vì vậy hãy thử phương pháp này bất cứ khi nào bạn muốn thực hiện mà không cần định dạng bên ngoài.

Những cân nhắc trong Word cho Web

Phiên bản trực tuyến của Word cũng có một số đặc điểm riêng:

Ở chế độ đọc, văn bản được sao chép ra bên ngoài tài liệu sẽ được dán dưới dạng văn bản thuần túy, hoàn toàn không có định dạng.
Ở chế độ chỉnh sửa hoặc xem lại, bạn có thể cắt, sao chép và dán cả văn bản và hình ảnh bằng các phím tắt thông thường (Ctrl+C, Ctrl+X, Ctrl+V), và trong hầu hết các trình duyệt Ctrl + Shift + V sẽ chỉ dán văn bản thuần túy.
Để dán hình ảnh mà Word Online không hỗ trợ, tốt nhất là bạn nên tải chúng xuống và sử dụng chức năng chèn hình ảnh từ tệp.

Mặc dù không phải lúc nào cũng hoạt động giống hệt phiên bản dành cho máy tính, nhưng điều quan trọng là sử dụng phím tắt và menu ngữ cảnh để kiểm soát định dạng trong khi dán.