Các chức năng của Xem lại và bình luận trong Microsoft Word Chúng đã trở thành công cụ thiết yếu cho cả sinh viên và những người làm công việc biên tập và tạo tài liệu. Nếu bạn thường xuyên làm việc nhóm, xem lại các văn bản học thuật hoặc cần theo dõi những thay đổi trong tệp, bạn sẽ thấy rằng việc hiểu các tùy chọn này không chỉ giúp ích cho công việc hàng ngày mà còn cho cả công việc cộng tác và năng suất của bạn. Mặc dù nhiều người dùng đã biết những điều cơ bản, Word vẫn tích hợp một loạt các tiện ích nâng cao và thủ thuật nhỏ có thể đưa trải nghiệm chỉnh sửa của bạn lên một tầm cao mới.
Trong bài viết này, tôi sẽ giải thích một cách rõ ràng và toàn diện mọi thứ bạn cần biết về cách sử dụng tính năng xem lại và bình luận trong Word, trên cả phiên bản máy tính để bàn và web, cũng như các mẹo thực tế để tận dụng tối đa các tính năng này. Tôi bao gồm các quy trình từng bước, sự khác biệt giữa các chế độ xem, các tùy chọn để tùy chỉnh màn hình, quản lý người đánh giá và nhiều hơn nữa. Nếu bạn từng cảm thấy lạc lõng giữa các bong bóng bình luận, dấu hiệu sửa đổi hoặc chỉ muốn tránh lỗi khi chia sẻ tệp, hãy theo dõi: đây là hướng dẫn đầy đủ.
Chức năng xem lại và bình luận trong Word có tác dụng gì?
Công dụng chính của những công cụ này là tạo điều kiện thuận lợi cho cộng tác và giám sát tài liệu. Chúng cho phép nhiều người làm việc trên cùng một tệp, mỗi người đều có những đóng góp, bình luận và đề xuất riêng, được phân biệt và ghi lại rõ ràng. Ngoài ra, họ cung cấp một kiểm soát và truy xuất nguồn gốc toàn diện về những thay đổi (ai đã làm gì và khi nào) và giúp ngăn ngừa lỗi trước phiên bản cuối cùng.
Có những tùy chọn đánh giá và bình luận nào trong Word?
Chức năng đánh giá bao gồm một số tính năng, nhưng những tính năng chính là:
- Bình luận:Chúng cho phép bạn chèn ghi chú vào lề tài liệu, liên quan đến một đoạn văn bản, để gợi ý, yêu cầu hoặc sửa lỗi mà không làm thay đổi nội dung gốc.
- kiểm soát thay đổi: Ghi lại mọi thay đổi đã thực hiện (thêm, xóa, định dạng, v.v.), đánh dấu trực quan để dễ phân biệt và xem lại.
- Đánh giá của nhiều tác giả: Theo dõi người dùng nào đã thực hiện từng thay đổi hoặc bình luận để tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi nhận và phối hợp.
- Bảng sửa đổi và xem:Nó cung cấp nhiều cách khác nhau để hình dung những thay đổi, từ giám sát cơ bản nhất đến giám sát toàn diện.
Cách chèn và quản lý chú thích trong Word
Chúng ta bắt đầu với những điều phổ biến nhất: thêm và chỉnh sửa bình luận. Phương pháp này có thể thay đổi đôi chút tùy theo phiên bản, nhưng các bước chuẩn đều rất giống nhau trong Word dành cho Windows, Mac và web.
Từng bước để thêm bình luận
- Chọn đoạn văn bản mà bạn muốn bình luận hoặc đặt con trỏ vào vị trí thích hợp.
- Đi tới tab Xem lại ở đầu Word.
- Trong nhóm Bình luậnNhấp vào Nhận xét mới.
- Nhập bình luận của bạn vào trường xuất hiện ở lề phải (hoặc trong bảng bình luận, tùy thuộc vào chế độ xem).
- Trong phiên bản hiện đại, nhấn Viết bình luận để xác nhận (bạn cũng có thể sử dụng Ctrl + Enter hoặc ⌘ + Enter trên máy Mac).
Bình luận sẽ được đánh dấu trực quan bên cạnh văn bản và bất kỳ người nào đóng góp vào tài liệu đều có thể nhìn thấy.
Cách trả lời, giải quyết và xóa bình luận
- Anh trả lời để bình luận bằng cách nhấp vào câu trả lời, tạo ra một chủ đề trò chuyện, rất hữu ích trong công việc cộng tác.
- đến Người giải quyết một bình luận, hãy chọn biểu tượng tương ứng (thường là dấu kiểm hoặc tùy chọn 'Giải quyết'). Thao tác này đánh dấu chủ đề đã được giải quyết, mặc dù nó vẫn còn trong tài liệu trong trường hợp bạn muốn mở lại.
- đến xóa một bình luận, nhấp vào biểu tượng tùy chọn bình luận (ba dấu chấm hoặc Thêm hành động luồng) và chọn 'Xóa'.
- Bạn cũng có thể chỉnh sửa bình luận trước đó bằng cách chọn biểu tượng bút chì.
Giao nhiệm vụ với bình luận
Trong các phiên bản mới hơn và trong môi trường doanh nghiệp của Microsoft 365, bạn có thể đề cập đến người dùng bằng cách sử dụng @name trong bình luận để phân công nhiệm vụ hoặc thu hút sự chú ý của ai đó vào một điểm cụ thể. Bằng cách nhập @ và chọn tên, người đó sẽ nhận được thông báo qua email. Ngoài ra, bạn có thể kiểm tra hộp Giao cho để chuyển bình luận thành việc cần làm.
Bình luận Lượt xem: Theo ngữ cảnh và Danh sách
Từ cung cấp hai định dạng hiển thị để bình luận:
- Chế độ xem theo ngữ cảnh: Hiển thị các bình luận đang hoạt động được căn chỉnh theo lề của tài liệu, ẩn các bình luận đã giải quyết để tập trung vào những bình luận đang chờ xử lý.
- Xem danh sách: Mở bảng điều khiển bên hiển thị tất cả các bình luận đang hoạt động và đã giải quyết được nhóm vào một danh sách chung. Khi bạn nhấp vào một trong số đó, Word sẽ đánh dấu văn bản liên quan và điều chỉnh chế độ xem cho phù hợp với màn hình.
Bạn có thể chuyển đổi giữa cả hai chế độ xem từ tab Xem lại hoặc sử dụng nút Bình luận trên dải ruy băng. Bằng cách này, bạn có thể chọn chỉ xem những gì có liên quan tại một thời điểm nhất định hay xem tổng quan về toàn bộ lịch sử bình luận của mình.
Cách thêm hình ảnh và biểu tượng vào bình luận
Trong các tài liệu đặc biệt mang tính cộng tác hoặc kỹ thuật, điều này có thể thú vị thêm hình ảnh hoặc biểu tượng trong bình luận:
- Đặt con trỏ vào vị trí bạn muốn chèn hình ảnh vào bình luận đang mở.
- Truy cập tab Chèn.
- lựa chọn Hình ảnh và chọn nơi nhập hình ảnh (từ máy tính, đám mây, v.v.).
- Đối với các biểu tượng, hãy nhấp vào Biểu tượng, chọn một danh mục, chọn biểu tượng thể hiện tốt nhất bình luận của bạn và nhấp vào Chèn.
Theo dõi thay đổi: Cách bật, sử dụng và quản lý theo dõi thay đổi
El kiểm soát thay đổi Đây là chức năng tuyệt vời nhất để ghi lại mọi thứ diễn ra trong một tài liệu cộng tác. Sau đây tôi sẽ giải thích cách tận dụng nó ngay từ đầu.
Bật và tắt kiểm soát thay đổi
- Bấm vào tab Xem lại.
- lựa chọn kiểm soát thay đổi o Theo dõi các thay đổi tùy thuộc vào phiên bản.
Khi đó kích hoạt, bất kỳ thay đổi nào (thêm, xóa, thay đổi định dạng, v.v.) sẽ được đánh dấu trực quan trong tài liệu. Các phần bị xóa thường hiển thị dưới dạng văn bản gạch ngang và phần bổ sung thường hiển thị dưới dạng văn bản gạch chân hoặc có màu. Mỗi người dùng sẽ thấy những thay đổi của mình và của người khác bằng các màu khác nhau nếu bạn cấu hình theo cách đó.
Si hủy kích hoạt Theo dõi thay đổi, Word dừng ghi lại những thay đổi mới, mặc dù đánh dấu trước đó vẫn tiếp tục xuất hiện cho đến khi bạn chấp nhận hoặc từ chối chúng.
Tùy chọn kiểm soát thay đổi nâng cao
- Bạn có thể chọn chỉ theo dõi những thay đổi của riêng bạn hoặc tất cả cộng tác viên (hữu ích cho việc quản lý nhóm).
- Tab Xem lại > kiểm soát thay đổi Bạn sẽ thấy các tùy chọn để chọn 'Chỉ của tôi' hoặc 'Dành cho tất cả người dùng'.
- Thông qua menu Hiển thị thương hiệu, chọn xem bạn muốn xem các thay đổi về định dạng, chèn/xóa, bình luận hay lọc theo loại thay đổi và người đánh giá cụ thể.
Những cách khác nhau để hiển thị những thay đổi
- Đánh giá đơn giản: Chỉ hiển thị đường màu đỏ ở lề để chỉ ra chỗ có thay đổi, mà không hiển thị chi tiết trong văn bản. Hoàn hảo để có tầm nhìn rõ nét.
- Tất cả các đánh giá: Hiển thị tất cả các dấu hiệu (màu sắc, bóng bay, đường kẻ) để kiểm soát tối đa những gì đã được sửa đổi.
- Không có đánh giá: Tạm thời ẩn tất cả các dấu theo dõi, giữ nguyên tài liệu như thể mọi thay đổi là cuối cùng (nhưng không xóa thông tin).
- Nguyên: Xem tệp như trạng thái trước khi sửa đổi, không có đánh dấu hoặc bình luận nào hiển thị. Lý tưởng để so sánh với phiên bản đã sửa đổi.
Điều hướng hiệu quả thông qua các thay đổi và bình luận
Khi có hàng chục ghi chú và gợi ý, bạn sẽ dễ bị lạc lối. Word giúp bạn dễ dàng di chuyển giữa các mục:
- Sử dụng trước y tiếp theo tab Xem lại để chuyển trực tiếp đến thay đổi hoặc bình luận trước đó/tiếp theo.
- El Bảng đánh giá (dọc hoặc ngang) hiển thị cho bạn danh sách đầy đủ tất cả các thay đổi, lý tưởng để thực hiện đánh giá cuối cùng hoặc kiểm tra xem không có điểm nào đang chờ xử lý.
- Bạn có thể lọc các thay đổi theo loại chỉnh sửa (ví dụ: chỉ xem các thay đổi về định dạng) hoặc theo tác giả.
Chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi
Để hoàn tất việc chỉnh sửa và để lại tài liệu sạch sẽ, điều quan trọng là chấp nhận hoặc từ chối các đề xuất:
- Chọn một thay đổi cụ thể, nhấp chuột phải và chọn chấp nhận o Từ chối.
- Bạn có thể nhanh chóng tiến hành thay đổi bằng cách sử dụng các tùy chọn Chấp nhận và tiến về phía trước, Từ chối và tiến lên, hoặc lựa chọn Chấp nhận mọi thay đổi o Từ chối tất cả các thay đổi trong menu chính.
- Trong các thay đổi tuần tự, Word sẽ tự động đánh dấu thay đổi tiếp theo sau mỗi hành động.
- Hãy nhớ rằng dấu hiệu sửa đổi vẫn sẽ hiển thị trong tài liệu cho đến khi bạn chấp nhận hoặc từ chối.
Xóa các dấu hiệu sửa đổi và bình luận trước khi in hoặc chia sẻ
Ẩn các thay đổi không xóa chúng: đối với xóa vĩnh viễn các dấu hiệu sửa đổi và bình luận, điều cần thiết là phải thực hiện quy trình chấp nhận/từ chối thay đổi và xóa bình luận. Nếu bạn in với các dấu đang hoạt động, chúng sẽ xuất hiện trên giấy trừ khi bạn chuyển đến Tệp > Cài đặt in và vô hiệu hóa 'Dấu in'.
Kiểm soát thay đổi khóa: Tăng cường bảo mật trong cộng tác
Nếu bạn cần đảm bảo rằng không ai có thể vô hiệu hóa các thay đổi được theo dõi hoặc can thiệp vào sổ đăng ký mà không được phép, Word cho phép bạn kiểm soát thay đổi khóa bằng mật khẩu:
- từ Xem lạiđi đến Bảo vệ > Bảo vệ tài liệu.
- Đặt mật khẩu an toàn vào trường tương ứng và xác nhận.
- Khi bộ điều khiển bị khóa, không ai có thể dừng theo dõi thay đổi hoặc chấp nhận/từ chối thay đổi nếu không có chìa khóa.
- Để mở khóa, hãy lặp lại quy trình và hủy kích hoạt chế độ bảo vệ bằng cách nhập mật khẩu.
Tính năng này đặc biệt hữu ích trong môi trường chuyên nghiệp, nơi yêu cầu khả năng truy xuất nguồn gốc và kiểm soát tuyệt đối quy trình làm việc.
Làm việc nhóm trong Word: đồng bộ hóa và chia sẻ hiệu quả
Word đã sẵn sàng cho công việc cộng tác nhờ tích hợp với OneDrive và đám mây Microsoft 365. Chia sẻ tệp cho phép nhiều người dùng cộng tác theo thời gian thực:
- Sử dụng tùy chọn chia sẻ tài liệu lựa chọn tùy chọn thích hợp và lựa chọn Cho phép chỉnh sửa để những người cộng tác có thể chủ động chỉnh sửa.
- Kích hoạt chế độ xem lại nếu bạn muốn mọi thay đổi được theo dõi tự động.
- Mọi chỉnh sửa đều được lưu trong một tệp duy nhất, cho phép quy trình làm việc hợp lý hơn và giảm nguy cơ xảy ra lỗi do phiên bản lỗi thời.
Quản lý thay đổi theo loại và người dùng
Các công cụ đánh giá có các tùy chọn nâng cao cho lọc và hiển thị các thương hiệu theo nhu cầu của bạn:
- Từ menu Hiển thị thương hiệu, bạn có thể chọn chỉ xem các chỉnh sửa định dạng, chèn hoặc xóa.
- Nếu bạn muốn tập trung vào nhận xét của một người đánh giá cụ thể, hãy chọn tên của họ và ẩn phần còn lại.
- Các thương hiệu sẽ hiển thị dấu tích nhỏ bên cạnh khi chúng hoạt động.
Đánh giá về đám mây và thiết bị di động
Các tính năng đánh giá và bình luận của Word có sẵn trên cả máy tính để bàn và trong các ứng dụng dành cho iOS, iPad, Android và web. Sự khác biệt chính thường nằm ở giao diện, nhưng các tùy chọn chính vẫn giữ nguyên:
- Chèn và trả lời bình luận, xem tất cả đánh dấu và quản lý các thay đổi từ mọi thiết bị.
- Các hành động cộng tác và đồng bộ hóa thời gian thực sẽ diễn ra liền mạch nếu tệp được lưu vào OneDrive.
Điều gì xảy ra khi bạn in một tài liệu có thay đổi hoặc bình luận?
Theo mặc định, Word cung cấp tùy chọn in tài liệu có hoặc không có dấu. Nếu bạn không tắt tùy chọn 'Đánh dấu khi in' trong cài đặt in, tất cả các bình luận và bản sửa đổi sẽ xuất hiện trong phiên bản in. Nếu bạn cần gửi một bản sao sạch, hãy đảm bảo chấp nhận/từ chối các thay đổi và xóa bình luận trước.
Bảng đánh giá và các công cụ liên quan khác
Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc xem xét một tài liệu dài hoặc có nhiều chú thích, có Bảng đánh giá (dọc hoặc ngang). Công cụ này cung cấp cái nhìn toàn diện về tất cả điểm của bạn, bao gồm tóm tắt tổng số chú thích và nhận xét đang chờ xử lý, giúp bạn quản lý nhiệm vụ dễ dàng hơn trước khi hoàn tất bài tập. Tại đây bạn cũng có thể xem lại các bình luận quá dài không thể hiển thị đầy đủ trong các bong bóng ở lề.
Khuyến nghị cho người dùng nâng cao
- Đừng quên khóa kiểm soát thay đổi bằng mật khẩu nếu bạn đang làm việc với các tài liệu nhạy cảm hoặc pháp lý.
- Sử dụng bộ lọc người dùng để tập trung vào các chỉnh sửa của một người cụ thể và tăng tốc quá trình xem xét.
- Tận dụng các phím tắt, chẳng hạn như Ctrl+Alt+M để nhanh chóng thêm bình luận, hoặc Ctrl + Enter để xuất bản chúng.
- Để xem xét và dọn dẹp tài liệu trước khi nộp, hãy luôn sử dụng Bảng xem xét để đảm bảo không có dấu hiệu hoặc nhận xét vô ý nào.
Với hướng dẫn này, bạn sẽ học cách sử dụng tính năng đánh giá và tạo chú thích trong Word. Hãy chia sẻ và nhiều người sẽ biết cách thực hiện..