Hướng dẫn bắt đầu tạo mẫu của riêng bạn cho Word

Nếu bạn đang nghĩ đến việc tạo mẫu riêng cho Word, bạn đã đến đúng nơi rồi. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh đau đầu khi định dạng và cho phép bạn chuẩn hóa tài liệu với chất lượng chuyên nghiệp mà không cần phải lặp lại nhiều lần. Thay vì phải bắt đầu từng tệp từ đầu, việc sử dụng mẫu sẽ mang lại cho bạn một cấu trúc vững chắc và mạch lạc ngay từ những giây đầu tiên.

Trong hướng dẫn này, tôi sẽ giải thích từng bước và chi tiết mọi thứ bạn cần để thiết kế, lưu và quản lý mẫu trong Word. dựa trên những gì chương trình cung cấp và tinh chỉnh từng cài đặt chính. Bạn sẽ thấy chính xác mẫu là gì, lý do tại sao nên sử dụng, cách tùy chỉnh định dạng hiện có, chọn định dạng tệp nào và lưu chúng ở đâu, cũng như cách bảo vệ tác phẩm của bạn và những yếu tố nào cần đưa vào để làm cho mỗi tài liệu trở nên hoàn hảo.

Mẫu Word là gì và nó được dùng để làm gì?

Mẫu trong Word là một loại tài liệu đặc biệt, khi mở ra sẽ tự động tạo ra một bản sao mới sẵn sàng để chỉnh sửa. Hành vi đó chính là chìa khóa: mẫu hoạt động như một mẫu. Nó không bị thay đổi khi tạo tài liệu từ mẫu đó; thay vào đó, mỗi tệp mới đều độc lập, cho phép bạn giữ nguyên cơ sở dữ liệu gốc.

Tại sao làm việc với mẫu định dạng giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn?

Mẫu định dạng đảm bảo bản trình bày chuyên nghiệp, nhất quán với nỗ lực tối thiểu. Việc xác định trước kiểu chữ và kích thước phông chữ, khoảng cách dòng, kiểu tiêu đề và đoạn văn, cũng như cách sắp xếp các thành phần chung sẽ giúp ngăn ngừa những thay đổi khó chịu và giảm lỗi bố cục thường xảy ra trong các văn bản dài mà bạn không hề nhận ra.

Trong môi trường đòi hỏi phải đáp ứng các tiêu chuẩn trình bày nghiêm ngặt, mẫu chính là vàng. Chúng ta đang nói về các tài liệu công ty, đơn xin việc, bài báo khoa học, hoặc bất kỳ tài liệu nào đòi hỏi tính nhất quán. Bạn thiết lập các quy tắc một lần và đảm bảo rằng mỗi tài liệu mới đều tuân thủ chúng, không có bất kỳ sự bất ngờ hay mâu thuẫn nào.

Ngoài ra, Word còn có sẵn các mẫu được cài đặt sẵn cho nhiều trường hợp sử dụng phổ biến. Không chỉ có các định dạng chung: còn có các mẫu cho các biểu mẫu và loại tài liệu cụ thể, chẳng hạn như tiêu đề thư, thư mời hoặc danh thiếp. Nếu những tùy chọn đó không phù hợp với nhu cầu của bạn, bạn luôn có thể tạo mẫu riêng trong Word và lưu các thiết lập tùy chỉnh làm cơ sở cho công việc sau này.

Tìm mẫu có sẵn ở đâu?

Nếu bạn có kết nối Internet, bạn có thể khám phá thư viện mẫu khổng lồ tại Office.com mà không cần thoát khỏi Word. Mở tab Tệp, chọn Mới và duyệt qua các danh mục có sẵn. Bạn sẽ tìm thấy nhiều mẫu thiết kế có sẵn để sử dụng hoặc dùng làm điểm khởi đầu để tạo mẫu tùy chỉnh của riêng mình.

Việc lựa chọn một mô hình khởi đầu tốt sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian thiết kế và tập trung vào những điều quan trọng. Mặc dù việc điều chỉnh các chi tiết cho phù hợp với phong cách của bạn là điều bình thường, nhưng tốt hơn hết là bạn nên bắt đầu với một thiết kế gần nhất với mục tiêu bạn muốn đạt được để giảm thiểu những thay đổi vào phút chót và đạt được kết quả nhất quán ngay từ đầu.

Trước khi bắt đầu: hãy bắt đầu từ đầu hoặc tùy chỉnh một cái hiện có

Bạn có thể tạo mẫu trong Word hoàn toàn từ đầu hoặc thậm chí tiện lợi hơn là tùy chỉnh mẫu đã đáp ứng nhu cầu của bạn. Chỉnh sửa cơ sở dữ liệu hiện có là cách nhanh nhất: bạn tận dụng cấu trúc của nó và điều chỉnh theo nhu cầu của mình, kết hợp các thành phần tĩnh, kiểu và khối văn bản sẽ được lặp lại trong tất cả các tài liệu được tạo từ cơ sở dữ liệu đó.

Việc tùy chỉnh các mẫu hiện có đặc biệt hiệu quả trong bối cảnh doanh nghiệp hoặc học thuật. Ví dụ: bạn có thể thêm tiêu đề chính thức của tổ chức, logo với phiên bản chính xác hoặc chân trang chứa thông tin pháp lý. Tính năng này cũng hữu ích cho việc thiết lập lề, thụt lề, tiêu đề và kiểu bảng sẽ được sử dụng nhiều lần.

Tạo mẫu từ mẫu có sẵn trong Word

Sau đây là các bước rõ ràng để lấy mẫu có sẵn, điều chỉnh và lưu thành mẫu của riêng bạn trong Word. Bạn sẽ thấy quá trình này khá đơn giản và hoàn tất trong thời gian ngắn nếu bạn hiểu rõ những thay đổi mình muốn thực hiện.

Từ menu Tệp, chọn Mới từ Mẫu.
Chọn một mẫu tương tự với mẫu bạn cần và nhấp vào Tạo.
Thực hiện mọi điều chỉnh: thêm hoặc xóa văn bản cố định, chèn đồ họa, thay đổi kiểu, xác định phông chữ, khoảng cách dòng và bất kỳ định dạng nào cần lặp lại trong mọi tài liệu dựa trên mẫu này.
Mở Tệp và chọn Lưu dưới dạng Mẫu.
Nhập tên để xác định mẫu mới của bạn.
(Tùy chọn) Chỉ định vị trí bạn muốn lưu nếu bạn không muốn sử dụng vị trí mặc định.
Trong trường Định dạng tệp, chọn Mẫu Microsoft Word có phần mở rộng là dotx hoặc nếu mẫu bao gồm macro, hãy chọn tùy chọn mẫu hỗ trợ macro có phần mở rộng là dotm.
Xác nhận bằng cách nhấn Lưu để lưu mẫu.

Sau khi lưu, bạn có thể tạo mẫu mới chỉ bằng vài cú nhấp chuột. Vì vậy, lần sau khi bạn cần một tài liệu cùng loại, bạn có thể mở tài liệu đó từ mẫu này và đã cấu hình sẵn mọi thứ cần thiết mà không cần phải định dạng lại hoặc thêm các thành phần chung mỗi lần.

Những yếu tố nào cần được đưa vào khi tạo mẫu Word đẹp?

Một mẫu tốt không chỉ xác định tính thẩm mỹ mà còn thiết lập cấu trúc và kiểm soát nội dung giúp việc chỉnh sửa dễ dàng hơn. Hướng dẫn trong mẫu càng phù hợp thì mọi người càng dễ dàng sao chép tiêu chuẩn mà không mắc lỗi.

Các phần được đề xuất và văn bản bắt buộc. Bạn có thể bao gồm các hướng dẫn kèm theo chỉ dẫn hoặc ví dụ, cũng như văn bản không được thay đổi trong toàn bộ tài liệu. Ví dụ: một điều khoản pháp lý cố định ở phần chân trang, thông báo bảo mật hoặc trang bìa với văn bản được điều chỉnh.

Lưu đúng cách: sự khác biệt giữa tài liệu và mẫu

Điều quan trọng là phải phân biệt giữa định dạng tệp tài liệu và định dạng mẫu để không nhầm lẫn các khái niệm. Khi làm việc với nội dung cuối cùng, thông thường bạn sẽ lưu dưới dạng tệp docx hoặc, nếu bạn sử dụng macro trong tài liệu đó, dưới dạng tệp docx. Các tệp này độc lập và không sửa đổi mẫu gốc.

Tuy nhiên, đối với mẫu, bạn nên sử dụng dotx hoặc dotm. Định dạng đầu tiên là định dạng mẫu chuẩn không có macro, và định dạng thứ hai là định dạng mẫu hỗ trợ macro. Lựa chọn này tùy thuộc vào việc bạn có tích hợp tính năng tự động hóa hay không. Việc lưu đúng cách ở một trong hai định dạng này đảm bảo rằng khi bạn mở mẫu, Word sẽ tạo một bản sao sẵn sàng để chỉnh sửa thay vì ghi đè lên mẫu.

Nơi lưu mẫu và cách thay đổi vị trí đó trên macOS

Nếu bạn không chỉ định thư mục khác khi lưu mẫu, Word sẽ đặt mẫu đó vào vị trí người dùng mặc định của bạn trên macOS. Theo mặc định, nó nằm trong đường dẫn sau: /Users/tên người dùng/Library/Group Containers/UBF8T346G9.Office/User Content/Templates. Việc tìm thư mục này giúp bạn sắp xếp các mẫu và tạo bản sao lưu khi cần thiết.

Nếu bạn muốn Word tự động lưu mẫu vào một thư mục khác, bạn có thể thay đổi đường dẫn trong tùy chọn của ứng dụng. Trong menu Word, hãy vào Tùy chọn, vào Cài đặt Cá nhân và mở Vị trí Tệp. Từ danh sách, chọn Mẫu Người dùng và nhấp vào Chỉnh sửa. Nhập đường dẫn đến thư mục mới bạn muốn sử dụng và xác nhận. Từ đó, Word sẽ lưu các mẫu mới vào thư mục đó.

Ví dụ về các mẫu hữu ích bạn có thể tạo trong Word

Mẫu kế hoạch kinh doanh. Xác định trang bìa với các trường thông tin về tên công ty và ngày tháng, mục lục và các phần tóm tắt, phân tích thị trường, kế hoạch tài chính và phụ lục. Thiết lập các kiểu phân cấp cho tiêu đề và tiêu đề phụ, bảng biểu với định dạng được xác định trước và các hộp văn bản để làm nổi bật các cột mốc quan trọng.

Mẫu tiêu đề thư của công ty. Đặt logo của bạn vào tiêu đề, thiết lập phông chữ và kích thước công ty, và thêm chân trang với thông tin pháp lý hoặc liên hệ. Bảo vệ khu vực tiêu đề và chân trang để bảo vệ hình ảnh nhận diện của bạn trong tất cả các tài liệu được tạo.

Mẫu thư mời hoặc danh thiếp. Chuẩn bị một thiết kế phù hợp với thương hiệu của bạn, với bảng màu và phông chữ nhất quán. Xác định các khu vực có thể chỉnh sửa với các nút điều khiển nội dung cho tên, chức danh, địa chỉ và số điện thoại, đồng thời khóa bố cục cơ sở để tránh thay đổi căn chỉnh hoặc khoảng cách.

Mẫu biểu mẫu nội bộ. Nếu bạn cần thu thập dữ liệu một cách nhất quán, một mẫu với danh sách thả xuống, hộp kiểm hoặc trường được soạn thảo cẩn thận sẽ giúp giảm thiểu lỗi và tăng tốc độ hoàn thành. Việc đánh dấu các trường bắt buộc đặc biệt hữu ích để tránh bỏ sót những khoảng trống quan trọng.

Cách tận dụng tối đa các mẫu tùy chỉnh

Hãy coi mẫu như một tiêu chuẩn sống xác định cách trình bày tài liệu của bạn. Giữ một tệp chính duy nhất cho mỗi loại tài liệu và sử dụng nó một cách nhất quán. Nếu bạn nhận thấy sự cải thiện, hãy cập nhật mẫu, chứ không chỉ một tài liệu, để thay đổi được áp dụng cho tất cả các tệp trong tương lai kể từ thời điểm đó.

Đừng trộn lẫn nội dung cuối cùng với cấu trúc cơ bản. Chỉ giữ lại những gì cần lặp lại trong mẫu và sử dụng văn bản mẫu hoặc hướng dẫn cho phần còn lại. Bạn sẽ tránh được việc vô tình kéo thông tin cũ từ dự án này sang dự án khác.

Tận dụng các kiểu dáng và chủ đề để kiểm soát thiết kế của bạn chỉ bằng một cú nhấp chuột. Bằng cách xác định các kiểu được đặt tên rõ ràng cho tiêu đề, tiêu đề phụ, nội dung chính, trích dẫn và bảng, bạn có thể duy trì tính nhất quán cao. Việc thay đổi một thuộc tính kiểu sẽ điều chỉnh toàn bộ tài liệu cùng một lúc—một trong những lợi thế mạnh mẽ nhất khi làm việc với các mẫu.

Cá nhân hóa nội dung và định dạng mà không làm mất tính nhất quán

Giai đoạn điều chỉnh văn bản và đồ họa là thời điểm để rời khỏi mẫu. Thêm bìa có bố cục cố định, thêm chú thích, chuẩn hóa chiều rộng hình ảnh và đặt khoảng cách trước và sau đoạn văn để tài liệu cuối cùng của bạn trông thoải mái và dễ đọc.

Thiết lập các quy tắc đánh máy rõ ràng sẽ giúp tiết kiệm thời gian chỉnh sửa sau này. Xác định phông chữ được chấp thuận, kích thước, khoảng cách dòng và màu văn bản mặc định từ mẫu. Sử dụng các kiểu để tránh áp dụng định dạng thủ công làm mất tính nhất quán.

Đừng quên những yếu tố được lặp lại trên mỗi trang. Tiêu đề có tiêu đề tài liệu, số, ngày tháng hoặc mô tả phòng ban có tác dụng xác định từng trang và giúp điều hướng dễ dàng, đặc biệt là trong các báo cáo dài.

Bảo vệ và kiểm soát thay đổi trong các phần chính

Nếu có những khối không nên sửa đổi, tốt nhất là bảo vệ chúng trong chính mẫu. Bạn có thể hạn chế chỉnh sửa ở một số khu vực nhất định để ngăn ngừa những thay đổi vô tình và nếu tính nhạy cảm của tài liệu yêu cầu, hãy đặt mật khẩu để chặn những thay đổi đối với các thành phần cấu trúc hoặc văn bản phải được giữ nguyên.

Hỗ trợ bảo vệ có chọn lọc cho các khu vực có thể chỉnh sửa. Bằng cách này, người dùng có thể hoàn thành các trường và nội dung biến đổi mà không sợ phá vỡ thiết kế hoặc các phần bắt buộc. Đây là cách lý tưởng để kiểm soát việc luân chuyển các phiên bản giữa các nhóm lớn.

Quản lý vị trí và tổ chức tệp

Tập trung tất cả các mẫu của bạn vào một thư mục được kiểm soát, bất kỳ ai cần đều có thể truy cập. Sử dụng vị trí mặc định rất tiện lợi, nhưng trên các máy tính dùng chung, bạn có thể muốn di chuyển chúng đến một thư mục dùng chung. Hãy sử dụng tùy chọn Vị trí Tệp để đặt thư mục đó làm đích và tránh sao chép rải rác.

Đặt tên mẫu đúng cách sẽ tránh được nhầm lẫn. Vui lòng ghi rõ loại tài liệu và, nếu có, phòng ban hoặc mục đích. Ví dụ: Đề xuất Thương mại dotx hoặc Báo cáo Khoa học dotm nếu sử dụng macro. Quy ước này giúp bạn dễ dàng tìm thấy thông tin cần thiết và giảm nguy cơ mở nhầm tệp.

Khi nào nên chọn dotx hoặc dotm và cách tránh những sai lầm thường gặp

Chọn dotx cho các mẫu không có tự động hóa và dotm khi mẫu bao gồm macro. Tiêu chí đơn giản này giúp tránh những bất ngờ khi mở hoặc chia sẻ tệp. Ngoài ra, hãy nhớ rằng tài liệu cuối cùng được lưu dưới dạng docx hoặc doccm, tùy thuộc vào việc có sử dụng macro trong tài liệu hoàn chỉnh hay không.

Một lỗi thường gặp là vô tình chỉnh sửa mẫu thay vì tạo tài liệu từ mẫu đó. Để tránh điều này, hãy tập thói quen mở mẫu từ tùy chọn Mới, thay vì tùy chọn Mở. Bằng cách này, bạn sẽ đảm bảo Word tạo một bản sao mới sẵn sàng để sử dụng và bạn sẽ không phải động đến mẫu gốc.