Nếu bạn cần lên lịch họp trong Microsoft Teams và không muốn lạc lối trong các menu và tùy chọn, bạn đã đến đúng nơi rồi. Tại đây, bạn sẽ tìm thấy hướng dẫn rõ ràng và cập nhật, giải thích từng bước cách lên lịch họp, mời người tham dự (bao gồm cả người tham dự bên ngoài), chia sẻ liên kết, thiết lập hội nghị âm thanh, sắp xếp lại lịch trình và nhiều hơn nữa—trong cả ứng dụng Teams và Outlook cũng như trong phiên bản Teams miễn phí.
Ngoài các bước nêu trên, chúng tôi còn đưa ra những mẹo và thủ thuật thực tế để đảm bảo cuộc họp của bạn diễn ra suôn sẻ ngay từ lần đầu tiên. Bạn sẽ học cách sắp xếp lịch theo danh mục, điều chỉnh trạng thái sẵn sàng, xem lại hoặc chỉnh sửa thông tin từ thiết bị di động và thiết lập các quy tắc ứng xử cơ bản để tránh gián đoạn. Chúng tôi cũng sẽ xem xét giới hạn số người tham dự, sử dụng trợ lý lập lịch, cách quản lý phòng chờ và ai có thể thuyết trình.
Lên lịch họp trong Microsoft Teams: các tùy chọn có sẵn
Teams và Outlook luôn song hành: khi bạn tạo cuộc họp trên một ứng dụng, cuộc họp đó sẽ tự động xuất hiện trên lịch của ứng dụng kia. Điều này cho phép bạn làm việc ở bất cứ đâu thuận tiện nhất, không phải làm việc trùng lặp hay lo lắng về các vấn đề không đồng bộ. Bạn có thể lên lịch từ lịch Teams, từ Outlook (máy tính để bàn hoặc web) và nếu bạn sử dụng Microsoft Teams ở phiên bản miễn phí, bạn cũng có quy trình cụ thể để lên lịch.
Việc lựa chọn điểm khởi đầu phụ thuộc vào thói quen và loại cuộc họp của bạn. Nếu bạn đã sử dụng Outlook để quản lý email và cuộc hẹn, hãy bật tùy chọn Teams trong phần Sự kiện; nếu bạn đang sử dụng Teams cùng nhóm của mình, hãy sử dụng lịch tích hợp. Để tổ chức các buổi gặp mặt hoặc họp nhanh với bạn bè, trường học hoặc doanh nghiệp nhỏ, phiên bản Teams miễn phí sẽ cho phép bạn thiết lập mọi thứ chỉ trong vài giây, với các tùy chọn kiểm soát quyền riêng tư đơn giản.
Mời người tham dự và quản lý loại khách
Khi bạn tạo cuộc họp trong Teams, bạn có thể thêm người tham dự ngay lập tức hoặc sau đó. Nhập tên của những người trong tổ chức của bạn vào trường "Người tham dự bắt buộc" và nếu cần, hãy đánh dấu là tùy chọn. Nếu bạn muốn mời người bên ngoài (ví dụ: khách hàng hoặc nhà cung cấp), hãy nhập địa chỉ email đầy đủ của họ để họ nhận được lời mời kèm theo liên kết tham gia.
- Tạo cuộc họp mới từ lịch Teams của bạn hoặc mở lịch hiện có để chỉnh sửa.
- Thêm trợ lý cần thiết bằng cách viết tên hoặc địa chỉ email của họ.
- Đánh dấu là tùy chọn cho bất kỳ ai không cần thiết bằng cách sử dụng bộ chọn trợ lý tùy chọn.
- Bao gồm các thành phần bên ngoài mà không có vấn đề gì bằng cách nhập địa chỉ email đầy đủ của họ; họ sẽ nhận được email có liên kết.
- Gửi hoặc cập nhật lời mời và mọi người sẽ nhận được thông tin chi tiết về cuộc họp trong hộp thư đến của mình.
Sức chứa cuộc họp: Teams hỗ trợ tối đa 1000 người tham gia với khả năng tương tác đầy đủ. Ngoài ra, nếu vượt quá ngưỡng đó, tối đa 10.000 khách mời bổ sung có thể kết nối với tư cách là người tham dự chỉ xem, cho phép mở rộng phạm vi tiếp cận khi số lượng khán giả tăng lên.
Sử dụng trình hướng dẫn lập lịch
Để phối hợp chương trình nghị sự mà không gặp rắc rối, hãy sử dụng trình hướng dẫn lập lịch ở đầu biểu mẫu cuộc họp. Chế độ xem này cho phép bạn kiểm tra múi giờ, tình trạng rảnh/bận và khung giờ cho từng người tham dự trong các khung giờ khác nhau, tất cả đều nằm trong một lưới rất trực quan.
- Các khối được tô bóng chỉ ra rằng người đó đang bận hoặc có cuộc hẹn tạm thời.
- Xóa khối Chúng cho biết thời gian còn trống và bạn có thể đề xuất thời gian đó.
Sau khi đã chuẩn bị xong mọi thứ, hãy lưu và gửi cuộc họp để có thể gửi lời mời. Bằng cách này, bạn sẽ tránh được việc trao đổi email liên tục hỏi về lịch trình.
Chia sẻ liên kết cuộc họp
Nếu bạn muốn phân phối liên kết trực tiếp, Teams sẽ tự động tạo URL cuộc họp mà bạn có thể sao chép và dán ở bất kỳ đâu. Thích hợp để mời qua công cụ trò chuyện, CRM, mạng nội bộ hoặc nhắn tin mà không cần phải thêm thủ công vào từng email.
- Mở cuộc họp trong lịch Teams hoặc tạo lịch mới.
- Sao chép liên kết cuộc họp sẽ xuất hiện trong phần chi tiết và chia sẻ thông qua kênh bạn muốn.
Thêm số quay số
Nếu tổ chức của bạn có hội nghị truyền hình, hãy thêm số điện thoại gọi đến và ID hội nghị cho người gọi. Khi bạn lên lịch từ Outlook, thông tin này sẽ tự động được chèn vào lời mời để người tham gia có thể tham gia bằng cách gọi điện từ bất kỳ điện thoại nào.
Kiểm tra với quản trị viên của bạn để biết giấy phép và cài đặt Nếu bạn không thấy số điện thoại địa phương hoặc CMND/CCCD trên thư mời, điều này tùy thuộc vào gói đăng ký và quốc gia.
Sắp xếp lịch của bạn theo danh mục và trạng thái sẵn có
Tô màu lịch theo danh mục để nhanh chóng xác định loại cuộc họp. Bạn có thể chỉ định một hoặc nhiều danh mục cho mỗi sự kiện: theo dự án, khách hàng, loại hoạt động, v.v. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng ưu tiên và phát hiện sự trùng lặp chỉ bằng cái nhìn thoáng qua.
- Kích chuột phải trên sự kiện lịch và chọn tùy chọn phân loại.
- Chọn một màu hoặc danh mục bạn đã tạo; bạn cũng có thể chỉ định danh mục đó trong quá trình lập lịch trong biểu mẫu.
Người tổ chức có thể xác định trạng thái Hiển thị là để cho biết bạn có sẵn sàng cho khung giờ đó hay không. Người tham dự sẽ thấy trạng thái này được phản ánh trong lịch của họ, mặc dù mỗi người có thể điều chỉnh nếu cần.
- Mở chi tiết cuộc họp và chọn Hiển thị dưới dạng trên thanh tác vụ.
- Chọn tiểu bang mong muốn (ví dụ: bận), lưu ý rằng mặc định là bận.
Người tham dự cũng có thể thay đổi Hiển thị của riêng họ thành nhấp chuột phải vào cuộc họp trong lịch của bạn và chọn tùy chọn tương ứng.
Lên lịch lại và cập nhật cuộc họp mà không gặp trở ngại
Để di chuyển cuộc họp, chỉ cần kéo cuộc họp đó vào vị trí khác trên lịch của bạn. Trước khi xác nhận, bạn có thể kiểm tra xem khách có rảnh không, tránh gửi email không cần thiết.
Bạn cũng có thể mở chi tiết, thay đổi ngày và giờ, và gửi bản cập nhật. Người tham dự sẽ nhận được thông báo về thời gian mới khi họ nhấp vào gửi.
Xem và chỉnh sửa thông tin chi tiết từ ứng dụng di động
Ứng dụng di động Teams cho phép bạn xem lại và điều chỉnh cuộc họp từ mọi nơi. Bạn có thể xem chi tiết, chỉnh sửa thông tin nếu bạn là người tổ chức và gửi thay đổi ngay lập tức.
- Mở ứng dụng Teams trên điện thoại di động của bạn và truy cập vào lịch.
- Đã đến giờ họp để tham khảo thông tin chi tiết đầy đủ.
- Nhấn vào Chỉnh sửa Nếu bạn là người tổ chức, hãy nhấp để sửa đổi dữ liệu và gửi thay đổi bằng nút Xong.
Lên lịch họp trong Microsoft Teams (phiên bản miễn phí)
Phiên bản miễn phí của Teams giúp bạn dễ dàng thiết lập các cuộc họp với bạn bè, gia đình, nhóm học tập hoặc doanh nghiệp nhỏ. Việc tạo rất đơn giản và cho phép bạn cấu hình quyền riêng tư và tần suất lặp lại.
- Tham gia Teams miễn phí và chọn tùy chọn để gặp mặt.
- Chọn Lên lịch cuộc họp để xác định chi tiết và người tham dự.
- Đặt tiêu đề rõ ràng vào trường tương ứng để xác định cuộc họp.
- Thêm người tham gia theo tên, email hoặc số điện thoại.
- Tùy chỉnh cuộc họp cho biết ngày, thời lượng, tần suất, địa điểm và ghi chú.
- Điều chỉnh quyền riêng tư lựa chọn ai có thể bỏ qua phòng chờ và ai có thể trình bày.
- Lưu và lên lịch để gửi lời mời.
- Tham gia vào cuộc trò chuyện trước cho phép bạn chuẩn bị câu hỏi hoặc tài liệu trước cuộc họp.
- Thêm sự kiện vào lịch Chia sẻ thông tin trên lịch của người nhận và những người tham dự khác có thể xem được.
- Những người đã chấp nhận vào mà không cần phòng chờ, trong khi những người vào bằng liên kết mà không chấp nhận sẽ phải chờ ở phòng chờ. Bạn có thể cấu hình tùy chọn này.
- Xuất lời mời từ Outlook.com nếu bạn cần quản lý việc nhập và xuất thư, danh bạ và lịch.
Tạo cuộc họp Teams từ Outlook
Từ Outlook (máy tính để bàn hoặc web), việc thêm Teams vào sự kiện rất dễ dàng. Bạn chỉ cần sử dụng nút tương ứng để tự động tạo cuộc họp.
- Mở Outlook và truy cập lịch của bạn.
- Tạo một sự kiện mới và nhập chủ đề và người tham dự.
- Chọn tùy chọn cuộc họp Teams để chèn liên kết vào lời mời.
- Chọn lịch nơi bạn muốn tạo cuộc họp và điền thông tin chi tiết.
- Gửi và người tham gia sẽ có thể tham gia bằng liên kết và nếu có, số điện thoại và ID.
Lên lịch họp từ Teams với khách bên ngoài
Để lên lịch họp với khách hàng hoặc nhà cung cấp, hãy lên lịch trong lịch Teams của bạn và bao gồm email của họ. Họ vẫn có thể truy cập thông qua liên kết ngay cả khi họ không thuộc tổ chức của bạn.
- Mở lịch Teams và chọn Cuộc họp mới.
- Điền dữ liệu chính: tiêu đề, người tham dự (bao gồm cả bên ngoài), ngày, giờ, địa điểm và mô tả.
- Gửi lời mời; Khi khách tham gia, bạn sẽ nhận được thông báo cho phép họ vào nếu có phòng chờ.
Thực hành tốt: nghi thức và giao tiếp trước
Chia sẻ kỳ vọng rõ ràng sẽ cải thiện đáng kể trải nghiệm họp trực tuyến. Bạn nên gửi các quy tắc và khuyến nghị cơ bản để tránh gián đoạn, đặc biệt là trong các lớp học và buổi học có nhiều người tham dự.
Sử dụng hướng dẫn nhất quán để lên lịch họp đào tạo giúp người tham gia biết những gì cần mong đợi. Sau đây là một ví dụ có thể áp dụng vào nhiều bối cảnh khác nhau:
- Để tham gia, hãy sử dụng liên kết Teams trong lời mời..
- Nhập khi micrô và camera đã tắt để giảm tiếng ồn khi khởi động.
- Nhấp vào tham gia khi bạn đã sẵn sàng cho buổi học.
- Kiểm tra cuộc trò chuyện nếu bạn cần đưa ra bình luận hoặc câu hỏi trong lớp học.
- Yêu cầu phát biểu trong cuộc trò chuyện với tin nhắn Giao hàng.
- Khi giáo viên cho bạn phát biểu, sẽ kích hoạt micrô để bạn tham gia.
Mẹo bổ sung với trình hướng dẫn lập lịch và quản lý liên kết
Trợ lý lập lịch giúp bạn tìm được các khung giờ trong lịch trình mà không gặp rắc rối. Điều quan trọng là phải kiểm tra múi giờ nếu có người tham dự quốc tế và tận dụng lịch trình rõ ràng để thuận tiện cho việc tổ chức.
Chia sẻ liên kết cuộc họp giúp bạn linh hoạt hơn để phân phối lời mời qua nhiều kênh khác nhau mà không giới hạn bản thân trong danh sách người tham dự kín.
Các chủ đề liên quan có thể hữu ích cho bạn
- Bắt đầu một cuộc họp tức thì trong Teams khi không có thời gian để lãng phí.
- Lên lịch họp nhóm miễn phí để sử dụng cá nhân hoặc học tập mà không cần tài khoản doanh nghiệp.
- Sử dụng trò chuyện trong cuộc họp để chuẩn bị câu hỏi và phối hợp tài liệu theo thời gian thực.
- Các tính năng có sẵn trong Teams miễn phí để tận dụng tối đa mỗi buổi học.
- Mời người dùng có tài khoản cơ quan hoặc trường học và quản lý quyền truy cập của bạn vào các cuộc họp miễn phí.
Với những hướng dẫn này, bạn sẽ nắm vững toàn bộ vòng đời cuộc họp trong Microsoft Teams, từ khâu lập kế hoạch đến quản lý các chi tiết cuối cùng. Kiểm soát lời mời tham dự nội bộ và bên ngoài, sử dụng trợ lý lập lịch, chia sẻ liên kết, quản lý hội nghị âm thanh, xác định danh mục, lên lịch lại và quản lý hội nghị từ thiết bị di động sẽ giúp bạn tổ chức các phiên họp suôn sẻ và hiệu quả hơn trong cả bối cảnh kinh doanh, học thuật và cá nhân. Chia sẻ thông tin và nhiều người dùng sẽ biết cách sử dụng công cụ này để lên lịch họp.