Khi làm việc với các tài liệu trong Microsoft Word, tiêu đề và chân trang động đóng vai trò thiết yếu. Chúng cho phép bạn chèn thông tin lặp lại như tiêu đề tài liệu, số trang, ngày tháng, tác giả, v.v., mang lại bản trình bày chuyên nghiệp hơn. Hơn nữa, nếu chúng ta học cách cấu hình chúng một cách linh hoạt, tính hữu ích của chúng sẽ tăng lên gấp bội.
Mặc dù nhiều người sử dụng chúng ở dạng cơ bản nhất, Word cho phép tùy chỉnh nâng cao hơn nhiều. Chúng ta có thể thiết kế các tiêu đề và chân trang khác nhau cho mỗi phần, thêm các trường tự động cập nhật, thiết lập kiểu trực quan và thậm chí xác định các hành vi khác nhau cho các trang chẵn và lẻ.
Tiêu đề và chân trang động thực chất là gì?
Tiêu đề là phần trên cùng của mỗi trang, nằm ngay giữa mép giấy và lề trên của văn bản. Mặt khác, chân trang nằm ở phía dưới, giữa đường viền và lề dưới. Các khu vực này độc lập với nội dung chính và có thể chứa văn bản, hình ảnh và các trường tự động.
Một trong những lợi thế chính của các vùng này là chúng có thể tự động lặp lại trên tất cả các trang. hoặc được sửa đổi để hiển thị nội dung khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu của chúng ta.
Cách chèn tiêu đề hoặc chân trang cơ bản
Để bắt đầu với thiết lập đơn giản:
- Đi tới tab Chèn trên dải băng.
- lựa chọn Tiêu đề o Chân trang.
- Chọn kiểu có sẵn hoặc kiểu trống để bạn có thể viết bất cứ điều gì bạn muốn.
- Nhấp đúp vào khu vực để vào chế độ chỉnh sửa.
- Khi bạn hoàn tất, hãy chạm vào Esc hoặc bấm vào Đóng tiêu đề và chân trang.
Bạn cũng có thể chỉnh sửa các tiêu đề hiện có bằng cách nhấp đúp vào chúng trên bất kỳ trang nào trong tài liệu của bạn.
Cấu hình tiêu đề và chân trang động theo phần
Word cho phép bạn tạo các tiêu đề và chân trang khác nhau cho các phần khác nhau của tài liệu bằng cách sử dụng các phần. Điều này rất hữu ích, ví dụ, nếu chúng ta muốn tiêu đề của chương 1 khác với tiêu đề của chương 2.
Để làm điều này:
- Đặt con trỏ vào đầu phần mới mà bạn muốn tách.
- Đi tới tab Thiết kế và chọn Nhảy > Trang tiếp theo để tạo một phần mới.
- Nhấp đúp vào đầu trang hoặc chân trang của phần mới đó.
- Tắt tùy chọn Liên kết tới trước đó để không sao chép định dạng của phần trước.
- Lặp lại quy trình này cho mỗi phần cần định dạng riêng.
Sau khi hủy liên kết, mỗi phần có thể có bố cục, trường hoặc hình ảnh riêng.
Tiêu đề cho các trang chẵn và lẻ được phân biệt
Một tính năng hữu ích khác là xác định các tiêu đề khác nhau cho các trang chẵn và lẻ, lý tưởng cho sách hoặc tài liệu dài được in hai mặt.
Trong vùng chỉnh sửa tiêu đề hoặc chân trang, chúng tôi kích hoạt tùy chọn Tiêu đề khác nhau trên trang chẵn và trang lẻ. Theo cách này, chúng ta có thể thiết kế một tiêu đề duy nhất cho các trang có số lẻ và một tiêu đề khác cho các trang có số chẵn.
Tùy chỉnh trực quan: lề, khoảng cách và chiều cao
Ngoài nội dung, Word còn cho phép chúng ta điều chỉnh trực quan không gian chiếm giữ bởi các tiêu đề và chân trang động. Bạn có thể cấu hình các thành phần như:
- Lề trái và lề phải: Xác định khoảng cách còn lại giữa nội dung đầu trang/chân trang và các cạnh bên của trang.
- khoảng cách: quyết định sự tách biệt giữa phần đầu trang (hoặc phần chân trang) và phần văn bản chính của tài liệu.
- Altura: hằng số hoặc tự động điều chỉnh tùy thuộc vào nội dung được chèn vào.
- Khoảng cách động- Tùy chọn này cho phép vùng đầu trang hoặc chân trang tự động điều chỉnh nếu chúng ta thêm nhiều nội dung hơn, chẳng hạn như ngày tháng hoặc logo.
Thêm trường tự động động
Một trong những khía cạnh thú vị nhất của tiêu đề và chân trang động trong Word là khả năng chèn các trường tự động cập nhật dựa trên tài liệu.
Trong số các lĩnh vực phổ biến nhất chúng ta tìm thấy:
- Số trang: Hiển thị số trang hiện tại. Chúng ta có thể thay đổi định dạng của nó bằng cách nhấp đúp vào nó.
- Tổng số trang: hữu ích khi chúng ta muốn chỉ ra “Trang 3 trong số 10”.
- ngày: Có thể cố định (ngày chèn) hoặc động (ngày này được cập nhật mỗi khi tài liệu được mở hoặc in).
- Thời gian: giống như ngày tháng, nó có thể được cố định hoặc cập nhật.
- Tác giả: Hiển thị tác giả của tài liệu theo cài đặt của người dùng trong Word.
- Tiêu đề: được trích xuất từ tập tin thuộc tính.
Các trường này được chèn từ tùy chọn Chèn > Trường. Bạn cũng có thể chỉnh sửa chúng bằng cách nhấp đúp hoặc truy cập chúng từ menu ngữ cảnh.
Bật và chỉnh sửa tiêu đề và chân trang động với chế độ xem và quy tắc
Để làm việc chính xác hơn, bạn nên kích hoạt một số công cụ trực quan của Word:
- Quy tắc: hiển thị các phép đo ở lề để tạo điều kiện thuận lợi cho việc thiết kế.
- Giới hạn văn bản: Xác định trực quan phạm vi của vùng có thể chỉnh sửa.
- Dấu hiệu thực địa: Các khu vực được tô bóng trong các trường được chèn vào rất hữu ích để xem vị trí chính xác của chúng.
- Tên trường: Hiển thị tên trường ngay cả khi trường chưa có nội dung nào được gán.
Các công cụ này được kích hoạt từ tab Vista từ trình đơn Word.
Đường viền, phần tô và độ trong suốt
Một cách khác để tùy chỉnh trực quan phần đầu trang và chân trang là sử dụng đường viền và nền. Từ tab kiểu trang, bạn có thể:
- Áp dụng một cạnh xung quanh vùng đầu trang hoặc chân trang.
- xác định một nền điền có màu sắc hoặc hình ảnh.
- Thiết lập một mức độ minh bạch cho nền.
Điều này đặc biệt hữu ích nếu chúng ta muốn tạo điểm nhấn riêng biệt hoặc làm nổi bật những khu vực này.
Thêm văn bản và hình ảnh
Sau khi xác định được phần đầu trang hoặc chân trang, đã đến lúc chèn nội dung. Chúng ta có thể viết văn bản bình thường, thêm hình ảnh hoặc chèn bảng và hình dạng.
Để chèn hình ảnh làm nền thì tốt hơn là thực hiện từ Chèn > Hình ảnh và không phải thông qua phần nền của khu vực, do đó chúng có thể được di chuyển, thay đổi kích thước và chỉnh sửa tự do hơn.
Chúng ta cũng có thể sử dụng chìa khóa Tab để căn chỉnh nội dung sang trái, giữa hoặc phải bằng cách sử dụng các dấu tab hiển thị trên thước ngang.
Hành vi động của các trường
Các trường chúng ta chèn có thể được cập nhật tự động trong một số trường hợp:
- Khi tài liệu được mở.
- Khi in nó.
- Thủ công từ menu Công cụ > Cập nhật > Trường.
- Với chìa khóa F9, điều này sẽ buộc phải cập nhật.
Điều này rất cần thiết nếu chúng ta làm việc với các tài liệu liên tục thay đổi và muốn đánh số hoặc ngày tháng luôn chính xác.
Word cung cấp nhiều tùy chọn để tùy chỉnh đầu trang và chân trang, từ đơn giản đến phức tạp, cho phép bạn điều chỉnh chúng cho phù hợp với mọi loại tài liệu, dù là chuyên nghiệp, dài hay để in nâng cao. Bằng cách hiểu và kết hợp tất cả các khả năng của nó, bạn có thể đạt được kết quả chuyên nghiệp mà không gặp rắc rối, và nhiều chức năng trong số này nằm ngay trong tầm tay bạn trên giao diện quen thuộc của chương trình. Chia sẻ thông tin để nhiều người có thể biết cách sử dụng công cụ này..