Nếu bạn thường xuyên làm việc với bảng tính, chắc hẳn bạn đã từng gặp trường hợp nhập 12/2 hoặc 01-01 và Excel lại nhận ra đó là ngày tháng. Điều này có thể hữu ích khi bạn thực sự cần ngày tháng, nhưng nếu không, nó thực sự là một vấn đề. Trong hướng dẫn này, bạn sẽ học cách tránh việc tự động chuyển đổi số sang ngày tháng bằng các phương pháp nhanh chóng và các điều chỉnh lâu dài hơn để dữ liệu của bạn luôn chính xác như bạn đã nhập. Mẹo thực tế, cảnh báo và các giải pháp thay thế đáng tin cậy.
Cần lưu ý một điều quan trọng: Excel được thiết kế để hỗ trợ bạn, và theo mặc định, nó diễn giải một số mẫu nhất định thành ngày tháng. Không có công tắc toàn cục nào có thể tắt hoàn toàn tính năng này, nhưng có những cách rất hiệu quả để kiểm soát nó, chẳng hạn như học cách làm việc với ngày tháng và thời gian. Dưới đây bạn sẽ thấy cách thực hiện điều này trong các tình huống khác nhau, từ các trường hợp cụ thể đến các quy trình làm việc định kỳ, tích hợp các giải pháp hiệu quả cho số, phân số và mã.
Tại sao Excel lại chuyển đổi số thành ngày tháng?
Excel cố gắng nhận dạng loại dữ liệu bạn nhập để tự động áp dụng định dạng. Nếu bạn nhập 3/4, Excel có thể sẽ chuyển đổi thành ngày tháng (ngày 4 tháng 12, tùy thuộc vào cài đặt khu vực của bạn), và nếu bạn nhập 2/2, Excel có thể sẽ hiểu là ngày XNUMX tháng XNUMX. Logic này nhằm mục đích tăng tốc độ làm việc với lịch và thời gian, nhưng có thể gặp khó khăn khi bạn cần văn bản hoặc số không nên được hiểu là ngày tháng.
Ngoài ngày tháng, Excel còn có thể chuyển đổi các số lớn sang ký hiệu khoa học (ví dụ: 1E+05) hoặc xóa số 00123 đứng đầu trong các mã như XNUMX. Tính năng tự động này, mặc dù hữu ích trong nhiều trường hợp, nhưng có thể làm sai lệch dữ liệu gốc. Đó là lý do tại sao việc nắm vững một số kỹ thuật để yêu cầu Excel không đoán mò là rất quan trọng. Các phương pháp này bao gồm: đơn giản, nhanh chóng và tương thích với hầu hết các phiên bản.
Giải pháp nhanh chóng cho một dịp cụ thể
Khi bạn chỉ cần nhập một vài giá trị và không muốn thay đổi cài đặt cho toàn bộ bảng tính, có những phím tắt giúp tránh việc chuyển đổi ngay lập tức. Chúng lý tưởng cho các trường hợp chỉ làm một lần và cho phép bạn làm việc mà không mất thời gian cấu hình các định dạng quy mô lớn, đồng thời vẫn duy trì nội dung. chính xác như bạn viết nó.
Viết một khoảng trắng trước dữ liệu
Việc thêm khoảng trắng trước một số sẽ ngăn không cho số đó được chuyển đổi thành ngày tháng. Ví dụ: nhập khoảng trắng + 01-01 và Excel sẽ không hiểu đó là ngày tháng. Tuy nhiên, khoảng trắng vẫn còn trong ô sau khi bạn nhấn Enter, do đó nội dung được lưu trữ dưới dạng văn bản. Điều này có thể ảnh hưởng đến các tìm kiếm và kết quả khớp chính xác: các hàm như VLOOKUP hoặc XLOOKUP có thể không tìm thấy giá trị nếu tiêu chí không bao gồm khoảng trắng đó. Hãy sử dụng nó khi mức độ ưu tiên là xem dữ liệu như hiện tại và không vận hành nó.
Thêm một dấu nháy đơn (') trước số
Đặt một dấu nháy đơn ngay trước dữ liệu (ví dụ: '11-53' hoặc '1/47') sẽ buộc Excel phải coi mục nhập đó là văn bản. Dấu nháy đơn sẽ không hiển thị trong ô sau khi bạn xác nhận, vì vậy bạn sẽ thấy chính xác những gì mình đã nhập. Kỹ thuật này hoàn hảo cho các mã, mã định danh và giá trị không cần chuyển đổi. Lưu ý: vì đây là văn bản, bạn có thể cần chuyển đổi nội dung thành số sau đó để thao tác trên đó. Tuy nhiên, để bảo toàn dữ liệu, đây là một phương pháp tốt. nhanh chóng, rõ ràng và rất an toàn.
Viết số 0 và một khoảng trắng trước phân số
Khi bạn nhập các phân số như 1/2 hoặc 3/4, Excel thường chuyển đổi chúng thành ngày tháng. Để tránh điều này, hãy nhập 0 1/2 hoặc 0 3/4. Excel sẽ hiểu đó là một số được định dạng dưới dạng phân số, không phải ngày tháng; số 3 đứng đầu sẽ không còn được giữ nguyên sau khi bạn nhấn Enter, và kiểu ô sẽ chuyển thành Phân số. Kỹ thuật này đặc biệt hữu ích khi bạn cần 4/0,75 là 3, chứ không phải XNUMX-Apr. Đây là một cách tinh tế để duy trì ý nghĩa số thực tế mà không gây nhầm lẫn cho Excel, giữ nguyên giá trị. sẵn sàng cho các phép tính và chức năng.
Chuẩn bị ô trước: định dạng dưới dạng Văn bản
Nếu bạn nhập nhiều dữ liệu trông giống ngày tháng nhưng không phải, tốt nhất nên định dạng trước các ô dưới dạng Văn bản. Bằng cách này, Excel sẽ không cố gắng diễn giải lại bất cứ điều gì bạn nhập. Đây là một giải pháp nhanh chóng và mạnh mẽ khi bạn muốn giữ nguyên định dạng chính xác của dữ liệu (bao gồm số 0 đứng đầu, dấu gạch nối, dấu gạch chéo và các ký tự khác). nội dung hoàn toàn là văn bản.
Các bước để định dạng thành Văn bản
- Chọn các ô hoặc phạm vi mà bạn sẽ nhập dữ liệu.
- Nhấn Ctrl + 1 để mở cửa sổ Định dạng ô.
- Trong Category, chọn Text và xác nhận bằng OK.
Từ thời điểm đó trở đi, bất cứ dữ liệu nào bạn nhập sẽ được lưu dưới dạng văn bản và sẽ không được chuyển đổi thành ngày tháng. Quan trọng: Nếu bạn đã hiểu sai dữ liệu, hãy đổi định dạng thành Văn bản, xóa nội dung của các ô đó và nhập lại; Excel không tự động diễn giải lại các mục nhập trước đó. Trong những trường hợp phức tạp, bạn có thể cần xem lại từng công thức liên quan, vì việc thay đổi kiểu dữ liệu có thể yêu cầu điều chỉnh thủ công và bạn sẽ không phải lúc nào cũng nhận được giá trị giống hệt với giá trị gốc. Trong những trường hợp này, kiên nhẫn là ưu tiên hàng đầu của bạn. đồng minh tốt nhất để tránh mắc sai lầm.
Dán dữ liệu mà không làm biến dạng nó
Khi sao chép từ các nguồn khác, Excel sẽ cố gắng áp dụng định dạng cho nội dung được dán. Để tránh bất ngờ, bạn có thể sử dụng Dán Đặc biệt → Giá trị. Bằng cách này, bạn dán nội dung mà không cần nhập định dạng nguồn. Tuy nhiên, nếu giá trị được dán giống với ngày tháng, Excel có thể hiểu là ngày tháng trong ô có định dạng Chung. Để bảo vệ bản thân hoàn toàn, trước tiên hãy định dạng đích là Văn bản, sau đó dán các giá trị. Cách này kết hợp ưu điểm của cả hai cách: bạn tránh việc kéo thả định dạng và yêu cầu Excel lưu những gì có trong đó dưới dạng văn bản theo nghĩa đen.
Cài đặt tự động sửa lỗi và định dạng có điều kiện
Tùy chọn Tự động Sửa có thể giúp vô hiệu hóa các hành vi tự động gây phiền nhiễu, mặc dù không có hộp ma thuật nào có thể tắt chuyển đổi ngày tháng trong mọi trường hợp. Tuy nhiên, bạn vẫn nên xem lại chúng: vào Tệp → Tùy chọn → Kiểm tra → Tùy chọn Tự động Sửa và bỏ chọn các hành vi bạn không muốn. Điều này cải thiện trải nghiệm tổng thể (viết hoa, thay thế tự động, v.v.) và giảm một số chuyển đổi không mong muốn, giúp bạn kiểm soát tốt hơn những thay đổi mà Excel tự động thực hiện. Nên giữ nguyên 'Tình báo' quá chủ động.
Nếu bạn nhận thấy sự thay đổi về giao diện sau khi nhập dữ liệu (màu sắc, biểu tượng, kiểu), có thể bạn đã bật Định dạng Có Điều kiện. Chọn phạm vi, vào Trang chủ → Định dạng Có Điều kiện → Quản lý Quy tắc, và tắt hoặc điều chỉnh bất kỳ quy tắc nào áp dụng các thay đổi không mong muốn. Việc này không tự nó ngăn chặn việc diễn giải ngày tháng, nhưng nó giúp bạn tránh bị nhầm lẫn bởi các quy tắc trực quan, giúp bạn phân biệt vấn đề nằm ở định dạng trực quan hay kiểu dữ liệu. Việc kiểm soát các quy tắc sẽ giúp ngăn ngừa chẩn đoán sai và cho phép bạn tập trung vào... dữ liệu nhập thực tế.
Tạo mẫu cơ sở và tăng tốc công việc của bạn
Nếu bạn thường xuyên nhập dữ liệu có dạng ngày tháng (mã sản phẩm, tham chiếu, kết hợp với dấu gạch nối hoặc dấu gạch chéo), hãy tạo một mẫu với các cột chính được định dạng sẵn dưới dạng Văn bản. Lưu sổ làm việc này dưới dạng mẫu và sử dụng nó mỗi khi bạn bắt đầu một dự án mới. Điều này giúp bạn không phải thay đổi định dạng thường xuyên và giảm thiểu lỗi diễn giải. Đây là một cách đơn giản để đảm bảo tính nhất quán, đặc biệt hữu ích trong các nhóm có nhiều người dùng điền vào cùng một trang tính và bạn cần các quy tắc rõ ràng, chẳng hạn như: xác thực dữ liệu, để mọi người đều tôn trọng kiểu dữ liệu chính xác.
Các trường hợp điển hình, giới hạn và thực hành tốt
Mã dài và số: Nếu bạn đang làm việc với các mã định danh như 00123 hoặc chuỗi chữ và số, hãy định dạng trước chúng dưới dạng Văn bản hoặc sử dụng dấu ngoặc đơn. Bạn sẽ tránh được ký hiệu khoa học và việc mất số XNUMX ở đầu. Nếu cần làm việc với dữ liệu đó, bạn có thể chuyển đổi chúng bằng các hàm như VALUE hoặc bằng các phép biến đổi trong Power Query. Việc tách biệt giữa việc lưu trữ chúng dưới dạng văn bản và chuyển đổi chúng thành số khi cần thiết rất thiết thực cho việc duy trì dữ liệu. trung thành và có thể hoạt động.
Tìm kiếm và So khớp: Nếu bạn sử dụng thủ thuật khoảng trắng đầu dòng, hãy lưu ý rằng VLOOKUP, XLOOKUP hoặc MATCH có thể không tìm thấy kết quả khớp nếu các tiêu chí không có cùng khoảng trắng đầu dòng. Nên sử dụng dấu nháy đơn nếu bạn muốn duy trì giao diện mà không chèn khoảng trắng; điều này giúp văn bản gọn gàng và dễ dàng thống nhất các tiêu chí tìm kiếm. Trong mọi trường hợp, KHOẢNG TRỐNG hoặc SẠCH Chúng giúp bạn chuẩn hóa các mục nhập nếu bạn thừa hưởng dữ liệu có khoảng trắng không mong muốn, một điều quan trọng cần tránh kết quả âm tính giả trong tìm kiếm.
Phân số không phải ngày tháng: Khi 3/4 nghĩa là "ba phần tư" chứ không phải ngày tháng, hãy sử dụng số 0 và một khoảng trắng trước nó (3 4/0,75) để buộc Excel coi nó là phân số. Điều này đặc biệt hữu ích cho các phép đo, công thức nấu ăn, kỹ thuật hoặc nguyên liệu thô. Nếu bạn thích số thập phân, bạn có thể hiển thị XNUMX bằng cách thay đổi định dạng hoặc sử dụng công thức. Điều quan trọng là dữ liệu phải khớp chính xác và không được hiểu là ngày và tháng. Với mẹo này, các phân số đã sẵn sàng để tổng, trung bình và phép tính.
Khi không thể tránh hoàn toàn: Excel không có nút chính để tắt chuyển đổi ngày tháng trong bất kỳ ngữ cảnh nào. Trong các sổ làm việc phức tạp với nhiều công thức và liên kết, việc thay đổi định dạng có thể yêu cầu bạn phải xem lại từng ô, vì giá trị trước đó không phải lúc nào cũng được khôi phục chính xác. Tốt nhất nên thận trọng với các mẫu và phạm vi được định dạng sẵn. Nếu điều này đã xảy ra, hãy nhập lại dữ liệu sau khi điều chỉnh định dạng và xác thực kết quả của bất kỳ công thức quan trọng nào để xác nhận mọi thứ đã chính xác trở lại. vuông góc đúng cách.
Dấu hiệu của sự cố: Nếu một mục nhập thay đổi giao diện sau khi xác nhận, hoặc nếu căn chỉnh thay đổi (số thường căn phải, văn bản căn trái), hãy nghi ngờ có sự chuyển đổi. Kiểm tra định dạng ô trên thanh công cụ: nếu Ngày hoặc Giờ xuất hiện khi bạn mong đợi Văn bản hoặc Chung, điều đó có nghĩa là Excel đã diễn giải lại dữ liệu. Thao tác nhanh (Hoàn tác, Ctrl + Z) hoặc định dạng lại trước khi tiếp tục sẽ giúp bạn tiết kiệm hàng giờ dọn dẹp sau này, đồng thời vẫn bảo toàn tập dữ liệu. nhất quán và đáng tin cậy.
Google Trang tính: điểm giống và khác nhau
Trong Google Trang tính, kỹ thuật nhất quán nhất để ngăn việc chuyển đổi sang ngày tháng là sử dụng dấu nháy đơn trước: '01-01, '3/4, v.v. Không giống như trong Excel, các phím tắt khác như thêm khoảng trắng hoặc nhập 0 3/4 không phải lúc nào cũng mang lại hiệu quả tương tự. Nếu bạn làm việc trong Trang tính, hãy tập thói quen đặt văn bản trong dấu ngoặc đơn hoặc định dạng trước ô dưới dạng Văn bản từ menu định dạng. Điều này giúp giữ nguyên nội dung theo nghĩa đen với dữ liệu đầu vào của bạn và tránh gây bất ngờ, đồng thời tôn trọng mã, phân số hoặc bất kỳ mẫu nào có dấu gạch ngang và dấu gạch chéo.
Hướng dẫn thực hành: chọn phương pháp phù hợp
Đối với một vài mục nhập riêng lẻ, hãy sử dụng dấu nháy đơn hoặc, trong những trường hợp rất hiếm, một khoảng trắng ở đầu, vì điều này có thể ảnh hưởng đến việc tìm kiếm. Đối với các phân số phải hoạt động như số, hãy sử dụng số 0 và khoảng trắng ở trước. Nếu bạn đang nhập các khối dữ liệu nhạy cảm, hãy định dạng trước chúng dưới dạng Văn bản trước khi nhập hoặc dán nội dung dưới dạng Giá trị vào các ô đã chuẩn bị trước. Khi sổ làm việc của bạn phát triển, hãy cân nhắc một mẫu và xem lại Tự động sửa và Định dạng có Điều kiện để kiểm soát môi trường của bạn. Với phương pháp tiếp cận theo lớp này, bạn sẽ có được sự cân bằng lý tưởng giữa tốc độ và độ chính xác. kiểm soát dữ liệu.
Câu hỏi thường gặp nhanh về cách ngăn Excel chuyển đổi số thành ngày
Tôi có thể tắt hoàn toàn việc chuyển đổi từ số sang ngày không? Không có nút chuyển đổi toàn cục; nó kết hợp việc định dạng trước dưới dạng Văn bản, dấu nháy đơn và thủ thuật số 0 cho phân số. Việc điều chỉnh Tự động Sửa lỗi hỗ trợ các tính năng tự động hóa khác, nhưng không thay thế các phương pháp trên. Với sự kết hợp này, trên thực tế, bạn sẽ tránh được phần lớn các chuyển đổi không mong muốn và kiểm soát dữ liệu của mình. quy tắc của bạn.
Nếu tệp đã được chuyển đổi và lưu thì sao? Hãy đổi định dạng thành Văn bản, xóa và nhập lại. Nếu cần khôi phục giá trị chính xác, bạn có thể cần nhập lại từ nguồn gốc hoặc sử dụng Power Query. Xem lại các công thức đã kết nối vì chúng có thể cần điều chỉnh thủ công để trả về kết quả mong muốn, đặc biệt nếu chúng phụ thuộc vào các kiểu số.
Dán Đặc biệt → Giá trị có luôn hoạt động không? Nó ngăn việc nhập định dạng từ nguồn, nhưng nếu ô đích không nằm trong định dạng Văn bản, Excel có thể diễn giải lại. Hãy chuẩn bị định dạng trước, sau đó dán các giá trị. Đây là một quy trình hoạt động rất hiệu quả và, chỉ cần luyện tập một chút, sẽ giúp bạn tránh khỏi những rắc rối mỗi khi sử dụng ô. bạn di chuyển dữ liệu giữa các hệ thống.
Nắm vững những mẹo này cho phép bạn quyết định cách lưu và hiển thị dữ liệu mà không cần phải loay hoay với việc tự động định dạng. Với dấu ngoặc đơn, định dạng sẵn trong Text, số 0 cho phân số, sử dụng Paste Special một cách hợp lý và một vài mẹo hữu ích (mẫu, xem lại quy tắc và tự động sửa lỗi), bạn sẽ hoàn toàn kiểm soát được luồng dữ liệu và tránh được những bất ngờ.
Cuối cùng, điều quan trọng là sử dụng Excel để các con số, mã và văn bản của bạn vẫn giữ nguyên ý nghĩa ban đầu, đúng như bạn cần. Chia sẻ hướng dẫn này để nhiều người dùng có thể giải quyết vấn đề khớp số theo ngày trong Excel..