Hàm Copilot() mới cho Microsoft Excel: hướng dẫn đầy đủ và các trường hợp thực tế

Copilot đã đặt một chân vững chắc vào Excel Và nó làm được điều đó với hai tính năng bổ sung: trải nghiệm ribbon tích hợp với tính năng trò chuyện và trợ lý, cùng một chức năng gốc mới của công cụ tính toán cho phép bạn viết các lệnh ngôn ngữ tự nhiên trực tiếp vào một ô. Không phải là phép thuật, nhưng đây là một bước tiến thiết thực cho những ai làm việc với bảng, phạm vi và tên đã định nghĩa, vì kết quả đầu ra được đổ vào lưới như bất kỳ kết quả Excel cổ điển nào.

Nên điều chỉnh kỳ vọng ngay từ đầuCopilot giúp bạn tóm tắt, phân loại, sắp xếp, tạo và giải thích các công thức, thậm chí nhập dữ liệu bằng cách hướng dẫn bạn từ các nguồn phổ biến trong hệ sinh thái Microsoft. Tuy nhiên, nó không hoạt động như một hệ thống tự động có khả năng tự động triển khai một dự án phức tạp từ đầu đến cuối. Tuy nhiên, tiến độ vẫn rõ ràng, và khi được sử dụng một cách khôn ngoan, nó sẽ tiết kiệm thời gian và tránh tắc nghẽn khi chuyển từ dữ liệu sang thông tin chi tiết rõ ràng.

Copilot trong Excel là gì và nó được dùng để làm gì?

Ý tưởng trung tâm rất đơn giản: Đặt câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên và nhận được phản hồi hữu ích trong Excel. Phản hồi đó có thể là một công thức, tóm tắt văn bản, bảng đề xuất với các cột, phân loại theo danh mục, biểu đồ hoặc bảng xoay, tùy thuộc vào loại yêu cầu và ngữ cảnh có sẵn trong bảng tính. Ở chế độ tích hợp, Copilot cũng hướng dẫn bạn thực hiện các tác vụ tự động như nhập, tô sáng, sắp xếp hoặc lọc dữ liệu nhanh chóng.

Những lợi thế chính trong Excel

Hỗ trợ nhập dữ liệu: Copilot có thể giúp bạn đưa thông tin từ web, các tập tin được lưu trữ trên OneDrive hoặc SharePointhoặc thậm chí từ hệ thống liên lạc nội bộ của tổ chức bạn, giúp giảm thiểu những khó khăn thường gặp khi thu thập và chuẩn bị.
Làm nổi bật, sắp xếp và lọc nhanh chóng:Với hướng dẫn đơn giản, Copilot có thể làm nổi bật các ô có liên quan, đề xuất các bộ lọc tùy chỉnh và áp dụng các cách sắp xếp hữu ích, ví dụ, để chỉ xem các số lớn hơn ngưỡng cụ thể mà không cần phải xây dựng công thức theo cách thủ công.
Tạo và giải thích các công thức- Nếu bạn cần một cột tính toán hoặc một phép chuyển đổi cụ thể, Copilot sẽ gợi ý công thức phù hợp và thậm chí giải thích cách thức hoạt động, giúp bạn tìm hiểu và xác thực những gì bạn đang làm.
Nhận dạng thông tin: Yêu cầu về xu hướng, đỉnh, đáy, giá trị ngoại lệ, tóm tắt, biểu đồ hoặc bảng trục cho phép bạn chuyển từ dữ liệu sang phát hiện mà không cần rời khỏi bảng tính.

Tìm Copilot ở đâu trong Excel

Biểu tượng trên tab Trang chủ: Trên ruy-băng, bạn sẽ thấy nút Copilot, từ đó bạn có thể mở các đề xuất, bắt đầu cuộc trò chuyện và truy cập các tùy chọn chính.
Hành động tại chỗ trong tế bào: Khi một ô được chọn, biểu tượng Copilot nhấp nháy có thể xuất hiện để thực hiện các hành động có liên quan đến bối cảnh cụ thể đó.

Nó được sử dụng như thế nào trong thực tế

Trước khi yêu cầu Copilot bất cứ điều gì, đảm bảo dữ liệu có định dạng dễ hiểu: lý tưởng nhất là bạn nên chuyển đổi phạm vi thành bảng hoặc ít nhất là làm việc với các phạm vi được xác định rõ ràng để trợ lý có ngữ cảnh vững chắc.

Từ biểu tượng Copilot Bạn có thể chọn từ các gợi ý nhanh, chẳng hạn như tạo nội dung mới, đề xuất công thức và định dạng hoặc tóm tắt dữ liệu, và bạn cũng có thể mở cửa sổ trò chuyện để đưa ra yêu cầu của riêng mình bằng chính lời nói của bạn.

Nếu bạn chọn trò chuyện, bạn có các ý tưởng gợi ý được xác định trước và quyền tự do đặt câu hỏi hoặc đưa ra hướng dẫn, luôn thu hẹp phạm vi xuống tập dữ liệu có liên quan để câu trả lời có thể áp dụng trực tiếp vào bảng tính của bạn.

Hàm Copilot(): cách gọi hàm này và lý do tại sao nó quan trọng

Sử dụng nó cũng tự nhiên như gõ =SUM hoặc =VLOOKUP: Chỉ cần nhập =COPILOT() và, trong dấu ngoặc đơn, hãy bao gồm hướng dẫn và, nếu có, tham chiếu phạm vi. Kết quả trả về sẽ hoạt động giống như bất kỳ kết quả đầu ra nào khác từ công cụ tính toán, cho phép tích hợp liền mạch vào quy trình làm việc của bạn.

Bản sắc bản địa tạo nên sự khác biệt:Bạn không cần macro hay tiện ích mở rộng, kết quả sẽ được tính toán lại khi dữ liệu thay đổi và bạn vẫn tiếp tục làm việc với các phạm vi, bảng và tên đã xác định như bình thường, giúp giảm đường cong học tập xuống gần như bằng không.

Các trường hợp sử dụng phổ biến mà không cần rời khỏi trang tính

Động não trong cuốn sách: Tạo danh sách các khái niệm, tiêu đề hoặc từ khóa từ mô tả ngắn gọn hoặc yêu cầu viết lại văn bản đã dán một cách rõ ràng hơn hoặc trang trọng hơn.
Tóm tắt đi thẳng vào vấn đề: Biểu thị phạm vi rộng và yêu cầu tóm tắt với các xu hướng, đỉnh và đáy để biến một bảng dài thành một đoạn văn giải thích sẵn sàng cho báo cáo.
Sắp xếp trực tiếp trên các cột mới:Từ một cột bình luận, phiếu hoặc phản hồi khảo sát, hãy yêu cầu dán nhãn như tích cực, trung lập hoặc tiêu cực và thêm một danh mục ngắn để tạo điều kiện phân tích.
Danh sách và bảng biểu ngay lập tức:Mô tả cấu trúc mong muốn và để nó gợi ý một bảng có các cột như nhiệm vụ, người chịu trách nhiệm, ngày tháng và trạng thái, hoàn hảo để làm cơ sở cho việc sắp xếp mà không tốn thời gian vào việc bố trí.

Ví dụ áp dụng: từ những ý kiến rời rạc đến những hiểu biết thực tế

Hãy tưởng tượng một tờ đánh giá về một máy pha cà phê mới.Một số bình luận nói về hương vị, số khác nói về tiếng ồn hoặc dung tích bình xăng. Với Copilot, bạn có thể đọc cột đó và thấy thêm một vài cột bên phải với nội dung cảm nhận của từng bình luận và một danh mục ngắn gọn như hương vị, tiếng ồn hoặc dung tích bình xăng.

Bước nhỏ đó thay đổi trò chơi: Bạn chuyển từ một danh sách không có thứ tự sang một thứ có thể được lọc, sắp xếp và tóm tắt trong vài phút. Ví dụ, bạn có thể đếm các sự cố theo danh mục, tập trung vào các vấn đề phổ biến nhất hoặc viết một bản tóm tắt để chia sẻ với nhóm.

Sự khác biệt về phạm vi: Trải nghiệm Copilot so với chức năng gốc

Có một sắc thái quan trọng liên quan đến các nguồn- Trải nghiệm Copilot tích hợp có thể giúp bạn nhập từ web, OneDrive, SharePoint hoặc thông tin liên lạc nội bộ, trong khi hàm =COPILOT() gốc đang được thử nghiệm chỉ hoạt động nghiêm ngặt với dữ liệu có trong sổ làm việc.

Nói cách khác, trợ lý không thể tự động rời khỏi bảng của bạn.Giá trị nằm ở việc hiểu những gì đang diễn ra trước mắt bạn, chuyển đổi và giải thích chúng mà không cần phải tự mình truy cập Internet hoặc tài liệu của công ty, điều này giúp tăng cường khả năng theo dõi và bảo mật quy trình làm việc.

Nó vẫn chưa làm được gì và tại sao nó chưa tự động lái?

Đừng mong đợi tôi có thể giải quyết những dự án phức tạp từ đầu đến cuối.:Các nhiệm vụ lớn như hợp nhất nhiều sổ cái phụ, chuyển đổi tiền tệ theo tỷ giá chính thức, loại bỏ các mục trùng lặp và tạo bảng cân đối kế toán quý với biểu đồ so sánh vẫn yêu cầu nhiều lớp kiểm soát của con người và các bước trung gian.

Sức mạnh của phi công phụ nằm ở bê tông:Nó hiểu các hướng dẫn bằng ngôn ngữ tự nhiên được áp dụng cho nội dung trang tính, đẩy nhanh các tác vụ phân tích, đề xuất công thức và trình bày các phát hiện, nhưng nó yêu cầu bạn phải xác định bối cảnh và xác thực đầu ra bằng các tiêu chí chuyên môn.

Thực hành tốt để chuẩn bị dữ liệu

Định dạng dữ liệu trong bảng giúp ích rất nhiều- Khi bạn chuyển đổi một phạm vi thành một bảng, Excel sẽ tạo các tiêu đề rõ ràng và các tham chiếu có cấu trúc, giúp Copilot dễ hiểu nội dung hơn và trả về kết quả ổn định hơn, có thể tái sử dụng.

Đặt tên cho phạm vi và quản lý các tiêu đề- Nếu các trường được đặt tên rõ ràng và các phạm vi được xác định rõ ràng, các hướng dẫn bằng ngôn ngữ tự nhiên sẽ chính xác hơn và kết quả cần ít sửa chữa sau đó hơn.

Khả năng giải thích và học các công thức

Một đức tính ít được thảo luận là giải thích các công thức:Khi Copilot đề xuất một công thức, nó có thể trình bày chi tiết logic của công thức đó, giúp những người không quen với một số chức năng hiểu được lý do của từng phần và tránh được lỗi do sao chép và dán mà không hiểu.

Điều này chuyển thành chuyển giao kiến thức:Ngoài việc tìm ra giải pháp, bạn còn học được lộ trình, về lâu dài sẽ nâng cao trình độ của nhóm và giảm sự phụ thuộc vào việc thử nghiệm và sai sót trong các nhiệm vụ lặp đi lặp lại.

Kết quả gốc và tính toán lại tự động

Kết quả sẽ giống như bất kỳ kết quả đầu ra nào của Excel.: được lưu trong trang tính, có thể được tham chiếu trong các công thức khác và được cập nhật khi dữ liệu nguồn thay đổi, với cùng chu kỳ tính toán lại mà bạn đã biết.

Hạn ngạch sử dụng và giới hạn hoạt động

Có những giới hạn để tránh lạm dụng và đảm bảo sự ổn định: : Việc sử dụng chức năng này có giới hạn, chẳng hạn như tối đa khoảng 100 cuộc gọi trong mỗi mười phút và 300 cuộc gọi trong một giờ, do đó, bạn nên tập trung các yêu cầu và không kích hoạt chúng một cách không kiểm soát.

Việc lập kế hoạch tương tác giúp ích: Việc nhóm các nhiệm vụ tương tự, xác thực trên các mẫu nhỏ trước khi triển khai các hướng dẫn trên quy mô lớn và xem xét lại kết quả sẽ giúp giảm nguy cơ đạt đến giới hạn tại những thời điểm quan trọng.

Độ tin cậy, các lỗi có thể xảy ra và các tình huống nhạy cảm

Trí tuệ nhân tạo có thể mắc lỗi: Cái gọi là ảo giác, tức là những kết quả có vẻ hợp lý nhưng không chính xác, vẫn tiếp tục tồn tại ngay cả khi công nghệ được cải thiện. Bản thân Microsoft khuyến nghị nên xác thực kết quả trước khi sử dụng chúng trong các báo cáo hoặc quyết định liên quan.

Không phù hợp với môi trường có nguy cơ caoNếu có những tác động về mặt pháp lý, quy định hoặc tuân thủ, tiêu chuẩn chất lượng yêu cầu phải kiểm tra thủ công và truy xuất nguồn gốc đầy đủ, do đó Copilot nên đóng vai trò hỗ trợ chứ không phải là nguồn duy nhất.

Tính khả dụng, yêu cầu và triển khai

Việc tiếp cận được thực hiện dần dần và có yêu cầu: Hiện tại, những ai có máy thì có thể dùng thử. Giấy phép Microsoft 365 Copilot và đang ở kênh Beta, trên cả Windows và Mac, và công ty có kế hoạch đưa chúng lên phiên bản web của Excel thông qua chương trình Frontier.

Không cần phải kích hoạt thủ công bất cứ thứ gì.:Khi các yêu cầu được đáp ứng, tính năng này sẽ xuất hiện trên trang tính như bất kỳ bản cập nhật sản phẩm nào khác và việc sử dụng tính năng này hoàn toàn tùy chọn đối với mỗi người dùng hoặc nhóm.

Mối quan hệ với hệ sinh thái Microsoft 365

Làm việc với OneDrive và SharePoint giúp quy trình làm việc dễ dàng hơnNếu tệp của bạn nằm trên nền tảng đám mây của Microsoft, trải nghiệm nhập và cộng tác của Copilot sẽ tích hợp liền mạch với quy trình lưu trữ và chia sẻ của bạn.

Phối hợp với truyền thông nội bộTrong môi trường doanh nghiệp, Copilot cũng có thể hướng dẫn bạn đưa thông tin có liên quan từ thông tin liên lạc của tổ chức vào khi thích hợp, luôn trong phạm vi quyền hạn mà môi trường của bạn thiết lập.

Mẹo sử dụng thực tế

Bắt đầu bằng những yêu cầu cụ thể và có thể đo lường được: Ví dụ, yêu cầu xếp hạng tình cảm trên một cột bình luận, tóm tắt phạm vi với ngày tháng và giá trị hoặc đề xuất bảng với các trường cụ thể mà bạn sẽ sử dụng.

Xác thực ở quy mô nhỏ và sau đó:Nếu câu lệnh hoạt động trên mười hàng, nó có thể hoạt động trên một nghìn hàng và theo cách này, bạn sẽ tránh được những bất ngờ nếu phạm vi thực tế chứa các ngoại lệ hoặc định dạng mà bạn không lường trước được.

Ghi lại quyết định của bạn trên chính tờ giấy đó: Lưu một ô có hướng dẫn hiệu quả nhất hoặc viết lý do đằng sau bản tóm tắt được tạo ra để các bạn cùng lớp hiểu được bối cảnh và có thể làm theo.

Kỳ vọng thực tế và sự cân bằng giữa con người và AI

Ngay cả với các phiên bản nâng cao cũng không có sự chắc chắn tuyệt đối:Việc trả tiền cho tốc độ hoặc nhiều khả năng hơn không loại bỏ được biên độ sai số vốn có, do đó, sự đánh giá và xem xét của con người vẫn rất cần thiết để đảm bảo các con số được cộng lại.

Giá trị của Copilot nằm ở việc đẩy nhanh tiến độ hoàn thành công việc.Nếu bạn sắp xếp dữ liệu, xác định rõ ràng mục tiêu và xem xét kết quả đầu ra, bạn sẽ thấy rõ thời gian tiết kiệm được và kết quả rõ ràng mà không mất quyền kiểm soát các quyết định.

Bất kỳ ai làm việc với Excel hàng ngày đều sẽ nhận thấy sự thay đổi.Với Copilot, các nhiệm vụ trước đây liên quan đến nhiều công thức, bài kiểm tra và sửa lỗi sẽ được giải quyết bằng hướng dẫn rõ ràng, tập trung trở lại vào phân tích và truyền đạt những kết luận hữu ích.

Tương lai gần sẽ hướng đến sự tích hợp linh hoạt hơnKhi quá trình triển khai tiến triển và các cải tiến được kết hợp, ranh giới giữa việc yêu cầu điều gì đó bằng ngôn ngữ tự nhiên và xây dựng thủ công sẽ trở nên mờ nhạt hơn, đồng thời vẫn duy trì khả năng kiểm tra và điều chỉnh từng bước.