Nếu bạn làm việc trên Windows và phối hợp hàng ngày với nhóm của mình, ClickUp Workspaces chính là nơi làm việc lý tưởng của bạn. Họ tập hợp mọi người, dữ liệu, công cụ và chức năng vào một nơi, cho phép bạn tổ chức hoạt động kinh doanh của mình một cách rõ ràng và hiệu quả mà không mất thời gian chuyển đổi giữa các ứng dụng.
Trong hướng dẫn thực tế này, bạn sẽ thấy từng bước cách tạo và cấu hình Không gian làm việc từ PC Windows, cho dù bạn sử dụng trình duyệt hay ứng dụng trên máy tính. Chúng tôi sẽ tích hợp tất cả các tùy chọn chính: tên không gian, ngôn ngữ, múi giờ, tùy chọn hiển thị và thông báo., cùng các mẹo bổ sung cho các nhóm muốn tinh chỉnh quy trình làm việc ClickUp của mình.
Không gian làm việc trong ClickUp là gì?
Không gian làm việc là khuôn khổ nơi tập trung hoạt động của tổ chức bạn trong ClickUp. Hãy coi nó như một thùng chứa chính nhóm các tác vụ, thành viên nhóm, cài đặt và dữ liệu. để các hoạt động hàng ngày của bạn được quản lý từ một nơi duy nhất.
Khái niệm này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ và các doanh nhân, nhưng nó cũng dễ dàng áp dụng cho các phòng ban của các công ty lớn hơn. Mỗi người vào Không gian làm việc của mình và tìm thấy những gì họ cần để tiến về phía trước.: Chế độ xem được cá nhân hóa, thông báo liên quan và cài đặt phù hợp với ngôn ngữ và múi giờ của nhóm bạn.
Trong khóa đào tạo chuyên nghiệp về các công cụ năng suất (chẳng hạn như khóa học CRM với ClickUp), việc tạo Không gian làm việc thường là một trong những bài học đầu tiên. Nắm vững nền tảng này sẽ cho phép bạn quản lý thông tin thu được từ hoạt động của công ty một cách có trật tự và dễ nhìn thấy., tránh sự không nhất quán và tắc nghẽn.
Tạo không gian làm việc Windows bằng ClickUp: từng bước
Trước khi bắt đầu, hãy nhớ rằng quy trình này đều giống nhau dù bạn sử dụng trình duyệt trên Windows hay ứng dụng ClickUp trên máy tính. Thanh bên, bảng cài đặt và các tùy chọn có sẵn được trình bày theo cách gần như giống hệt nhau., vì vậy bạn có thể làm theo các hướng dẫn này mà không bị lạc đường.
- Đăng nhập vào ClickUp từ máy tính Windows của bạn. Bạn có thể thực hiện việc này từ trình duyệt thông thường hoặc từ ứng dụng máy tính để bàn chính thức. Đăng nhập vào tài khoản của bạn để tải lên không gian và cài đặt của bạn..
- Nếu bạn đã tham gia nhiều nhóm hoặc không gian, hãy chọn nhóm hoặc không gian mà bạn muốn quản lý. Chọn Không gian làm việc thích hợp từ bộ chọn ở trên cùng hoặc trong thanh bên để không thực hiện thay đổi sai chỗ.
- Vào cài đặt không gian làm việc. Trong giao diện ClickUp, bạn sẽ thấy một menu bên với nhiều tùy chọn. Vào phần 'Cài đặt' để truy cập tất cả các tùy chỉnh Không gian làm việc..
Paso Hành động 3.1 Thanh bên Tìm và chạm vào tùy chọn 'Cài đặt' để mở cài đặt Không gian làm việc.. - Tùy chỉnh cài đặt chung cho Không gian làm việc của bạn. Tại đây, bạn xác định danh tính cơ bản của không gian làm việc. Thay đổi tên không gian, ngôn ngữ giao diện và điều chỉnh múi giờ cho nhóm của bạn..
Tùy chọn điều chỉnh Nó bao gồm những gì Tên không gian Chọn một cái tên rõ ràng và dễ nhận biết (ví dụ: tên công ty hoặc phòng ban). Ngôn ngư Chọn ngôn ngữ thiết bị ưa thích của bạn để tạo giao diện thoải mái cho mọi người. Múi giờ Đặt múi giờ bạn sẽ sử dụng làm tham chiếu để lập kế hoạch công việc và thời hạn. - Điều chỉnh tùy chọn hiển thị để làm việc thoải mái hơn. Bạn có thể chọn chế độ sáng hoặc tối và bật hoặc tắt chế độ xem nhỏ gọn. để tận dụng không gian màn hình tốt hơn.
Sở thích miêu tả Chủ đề Chuyển đổi giữa chủ đề sáng hoặc tối tùy thuộc vào môi trường và sở thích của bạn. Chế độ nhỏ gọn Kích hoạt chế độ nhỏ gọn để xem nhiều thông tin hơn trong không gian nhỏ hơn nếu bạn làm việc với màn hình nhỏ hoặc muốn mật độ dữ liệu. - Thiết lập thông báo để tập trung và không bỏ lỡ những thay đổi quan trọng. Xác định cảnh báo nào bạn muốn nhận và ở đâu (email, ứng dụng, v.v.).
Cài đặt thông báo Xem chi tiết Tùy chọn thông báo Tùy chỉnh thông báo dựa trên vai trò và hoạt động của bạn để cập nhật thông tin mà không bị nhiễu.
Với các bước này, bạn sẽ có không gian làm việc được tạo sẵn và sẵn sàng hoạt động. Tận dụng các cài đặt để điều chỉnh Không gian làm việc cho phù hợp với thực tế của nhóm bạn, giảm thiểu sự xung đột và cải thiện sự phối hợp giữa các thành viên.
Hướng dẫn thực tế cho một không gian làm việc ngăn nắp và hiệu quả
Chìa khóa để có một Không gian làm việc tốt không chỉ là tạo ra nó mà còn phải duy trì nó theo thời gian. Các quy tắc đặt tên và tổ chức cơ bản giúp ngăn ngừa sự hỗn loạn khi nhóm của bạn phát triển. hoặc khi xuất hiện các dự án mới có nhiều sự phụ thuộc.
Bắt đầu với tên của không gian: đặt tên rõ ràng, ngắn gọn và dễ hiểu đối với mọi người. Nếu bạn quản lý nhiều nhóm trong cùng một tổ chức, hãy sử dụng tên rõ ràng. chẳng hạn như 'ES thương mại' hoặc 'Hỗ trợ LATAM' để tránh nhầm lẫn.
Ngôn ngữ cần được đa số thành viên trong nhóm chấp nhận. Nếu bạn làm việc ở nhiều quốc gia, hãy thiết lập một ngôn ngữ chung phù hợp với quy trình của bạn. Giao diện thống nhất tạo điều kiện thuận lợi cho việc đào tạo, lập tài liệu và hỗ trợ nội bộ, đặc biệt là nếu bạn đưa thêm người mới vào.
Múi giờ cần được đặc biệt chú ý trong môi trường phân tán. Chọn một lĩnh vực tham khảo và truyền đạt nó một cách rõ ràng, để toàn bộ nhóm có thể hiểu rõ thời hạn và lời nhắc nhở.
Chủ đề sáng hay tối không chỉ liên quan đến tính thẩm mỹ. Trong những ngày dài ngồi trước màn hình, việc chọn chủ đề phù hợp nhất với môi trường xung quanh sẽ giúp giảm mệt mỏi. và giúp bạn tập trung. Mặt khác, chế độ thu gọn cho phép bạn xem nhiều thông tin hơn mà không cần cuộn nhiều trên màn hình nhỏ hơn.
Cài đặt trên Windows: Trình duyệt và Ứng dụng máy tính để bàn
Làm việc trên Windows cung cấp cho bạn hai lựa chọn: sử dụng ClickUp trong trình duyệt (Edge, Chrome, Firefox) hoặc cài đặt ứng dụng trên máy tính để bàn và phân phối các cửa sổ trên nhiều cửa sổ khác nhau. máy tính để bàn ảo. Trải nghiệm và cấu trúc menu rất giống nhau nên các bước thực hiện của bạn sẽ gần như giống hệt nhau. trong cả hai trường hợp.
Nếu bạn chọn ứng dụng này, bạn sẽ tập trung hơn nhờ vào môi trường chuyên dụng có tích hợp thông báo trên màn hình. Đối với những người phải chuyển đổi giữa nhiều tài khoản hoặc không gian làm việc, ứng dụng có thể giúp việc chuyển đổi trở nên dễ dàng hơn. mà không cần dựa vào các tab của trình duyệt.
Tuy nhiên, trong trình duyệt, bạn có thể tận dụng các tiện ích mở rộng và phím tắt phổ biến. Nếu bạn thường quản lý tài liệu hoặc liên kết đến các công cụ web khác, việc sắp xếp mọi thứ trong các tab có thể rất hữu ích. để nhanh chóng chuyển đổi giữa ClickUp và các nền tảng khác.
Dù bạn chọn tùy chọn nào, thanh bên sẽ đưa bạn đến phần cài đặt Không gian làm việc và các khu vực quan trọng khác. Thiết lập thứ tự hợp lý giữa các chế độ xem và mục để bất kỳ thành viên nào cũng có thể tìm thấy những gì họ đang tìm kiếm ngay lần đầu tiên., mà không cần phải tìm kiếm qua các menu không cần thiết.
Hãy nhớ xem lại quyền và tư cách thành viên sau khi không gian được tạo, đặc biệt là khi bạn thêm người ngoài. Việc chỉ định vai trò phù hợp (thành viên, khách, v.v.) sẽ ngăn chặn việc truy cập không đúng mục đích vào thông tin nhạy cảm. và duy trì tính bảo mật cho hoạt động của bạn.
Tùy chỉnh chi tiết: tên, ngôn ngữ và múi giờ
Tên không gian làm việc của bạn truyền tải bản sắc và mục đích. Tránh đặt tên chung chung và chọn cách đặt tên dễ hiểu ngay cả người mới. Một cách làm hay là thêm khu vực hoặc vùng nếu bạn quản lý nhiều đơn vị. (ví dụ: 'Tiếp thị ES' hoặc 'Hoạt động toàn cầu').
Về ngôn ngữ, hãy thống nhất các tiêu chí. Nếu tài liệu nội bộ và giao tiếp hàng ngày của bạn bằng tiếng Tây Ban Nha, hãy cấu hình giao diện bằng tiếng Tây Ban Nha để có trải nghiệm nhất quán. Điều này giúp đơn giản hóa quá trình đào tạo và giảm thiểu lỗi khi diễn giải giao diện..
Về múi giờ, đừng để nó tùy tiện. Hãy xác định múi giờ sẽ là tiêu chuẩn cho việc giao hàng, họp hành và kết thúc sprint. Nếu bạn làm việc từ xa ở nhiều múi giờ khác nhau, hãy thêm tham chiếu múi giờ vào mẫu tác vụ của bạn. để mọi người đều biết rõ thời điểm hoàn thành từng cột mốc.
Tùy chọn hiển thị: Chủ đề và Chế độ thu gọn
Chế độ sáng hoặc tối không nhất thiết phải giống nhau trên toàn bộ máy tính, nhưng tốt nhất là nên có một khuyến nghị chung và nếu bạn sử dụng máy tính để bàn ảo, hãy cấu hình hình nền khác nhau. Nếu bạn làm việc trong văn phòng có nhiều ánh sáng, chế độ sáng có thể giúp bạn đọc dễ hơn.; trong môi trường thiếu sáng, việc làm tối sẽ làm giảm độ chói.
Chế độ nhỏ gọn đặc biệt hữu ích nếu bạn mang theo máy tính xách tay 13 hoặc 14 inch. Bằng cách giảm khoảng trắng, bạn sẽ thấy nhiều tác vụ, cột và trường hơn trong nháy mắt mà không cần phải cuộn liên tục.
Đối với các nhóm quản lý khối lượng lớn nhiệm vụ, những tùy chọn này giúp duy trì sự tập trung. Chỉ cần vài cú nhấp chuột, bạn có thể điều chỉnh giao diện sao cho phù hợp với phong cách làm việc của từng người., thúc đẩy sự thoải mái và năng suất.
Thông báo: cảnh báo không có tiếng ồn
Thiết lập thông báo hợp lý sẽ tạo nên sự khác biệt giữa việc được thông báo hoặc bị choáng ngợp. Mục đích là để bạn nhận được những cảnh báo hữu ích khi có thay đổi nào đó ảnh hưởng trực tiếp đến bạn. và im lặng những gì không mang lại giá trị.
Bắt đầu với các quy tắc cơ bản: đề cập trực tiếp, thay đổi nhiệm vụ được giao, bình luận trên chủ đề của bạn và cập nhật dự án quan trọng. Tắt hoặc hạn chế các thông báo có tác động thấp để tránh tình trạng quá tải cảnh báo.
Xem lại cách gửi thông báo: máy tính để bàn, email hoặc thiết bị di động. Nếu bạn làm việc cả ngày trên Windows, hãy ưu tiên thông báo trên màn hình và để lại email để nhận tóm tắt., để bạn không bị phân tán sự chú ý.
Mẹo bổ sung cho các nhóm đang phát triển
Xác định hướng dẫn ngắn gọn về phong cách Không gian làm việc và chia sẻ với nhóm của bạn. Bao gồm các quy tắc đặt tên, cấu trúc thư mục/danh sách và tiêu chí lưu trữ để duy trì tính nhất quán theo thời gian.
Tạo mẫu cho các nhiệm vụ và dự án chung. Bạn sẽ tiết kiệm được thời gian và đảm bảo rằng mỗi dự án mới đều bắt đầu với các trường, người quản lý và ngày tháng nhất quán. với quy trình của bạn.
Lên lịch đánh giá cấu hình hàng quý. Thiết bị thay đổi, nhu cầu cũng vậy. Dành một phiên để kiểm tra chế độ xem, quyền và thông báo để điều chỉnh Không gian làm việc cho phù hợp với thực tế hiện tại.
Video lớp học và tài nguyên
Bài học giải thích cách tạo Không gian làm việc thường bao gồm một video nhúng có phần trình bày chi tiết. Tài nguyên trực quan này giúp củng cố từng bước và xem giao diện thực tế đang hoạt động., điều này đặc biệt hữu ích nếu bạn mới bắt đầu.
Kết hợp video với hướng dẫn bằng văn bản này để đảm bảo bạn không bỏ sót bất kỳ điều chỉnh nào. Xem toàn bộ chuỗi và sau đó lặp lại các bước trong Không gian làm việc của riêng bạn cho đến khi bạn hiểu rõ quá trình này.
Trở thành VIP
Nhiều chương trình đào tạo bao gồm tùy chọn VIP với sự hỗ trợ, tài liệu cao cấp hoặc các buổi học bổ sung. Nếu bạn nghiêm túc muốn triển khai ClickUp, những tùy chọn này có thể giúp nhóm của bạn học tập nhanh hơn. và giải quyết các câu hỏi cụ thể về trường hợp sử dụng của bạn.
Những câu hỏi chính bạn nên có thể trả lời
Sau khi hoàn tất việc tạo và tùy chỉnh Không gian làm việc, bạn nên xác nhận rằng mình đã nắm vững các khái niệm cơ bản. Những câu hỏi này đóng vai trò như một danh sách kiểm tra nhanh để xác nhận rằng bạn đã kiểm soát được mọi thứ.:
- Không gian làm việc là gì và nó liên quan như thế nào đến cơ quan?
- Mục đích của Không gian làm việc trong ngày qua ngày của nhóm và nó giải quyết những vấn đề gì?
- Các bước và thiết lập cần thiết để tạo Không gian làm việc là gì? ngay từ khi bắt đầu?
Bây giờ bạn sẽ có một Không gian làm việc đầy đủ chức năng, được thiết kế riêng cho Windows và nhu cầu thực tế của nhóm bạn. Bạn đã thiết lập danh tính (tên, ngôn ngữ, múi giờ), tinh chỉnh màn hình (chủ đề và chế độ thu gọn) và giới hạn thông báo. Để hoàn thành những công việc quan trọng một cách lặng lẽ. Với quy tắc tối thiểu về đặt tên, phân quyền và đánh giá định kỳ, Không gian làm việc trở thành xương sống vững chắc cho các hoạt động ClickUp hàng ngày của bạn.
