Làm việc với các thuộc tính tài liệu trong Word Và đặc biệt, biết cách chèn thông tin như tên tệp, đường dẫn hoặc bất kỳ thuộc tính nào khác vào chính tài liệu là một kỹ năng cực kỳ hữu ích cho những ai muốn giữ cho các tệp của mình được sắp xếp và trình bày chuyên nghiệp. Mặc dù thoạt nhìn có vẻ như đây là một chức năng cơ bản, Word cung cấp nhiều khả năng để tự động hóa, tùy chỉnh và tận dụng tối đa các thuộc tính này, thông qua cả giao diện đồ họa và bằng cách sử dụng mã trường nâng cao.
Trong bài viết này tôi sẽ giải thích mọi thứ bạn cần biết về cách chèn thuộc tính tài liệu trong Word bằng cách sử dụng trường FileName với trình sửa đổi \p (để hiển thị đường dẫn đầy đủ), cũng như các thuộc tính tiêu chuẩn và tùy chỉnh khác, và ý nghĩa của chúng đối với môi trường cộng tác, quản lý tài liệu hoặc sử dụng trong SharePoint. Tôi cũng sẽ đi sâu vào các tùy chọn có sẵn trong chính Word và, đối với người dùng nâng cao hơn, thao tác XML và sử dụng SDK phát triển. Hãy bắt đầu thôi!
Tài liệu Word có những đặc điểm gì?
các thuộc tính tài liệu Trong Word, siêu dữ liệu bao gồm một loạt siêu dữ liệu mô tả nội dung và đặc điểm của tệp. Các thuộc tính chính bao gồm tiêu đề, tác giả, từ khóa, bình luận và ngày tạo hoặc ngày sửa đổi. Nhưng Word cho phép bạn tiến xa hơn nhiều bằng cách thêm thuộc tính tùy chỉnh mà bạn có thể tự xác định hoặc có thể cần thiết trong môi trường kinh doanh và cộng tác.
Những đặc tính này rất cần thiết trong việc quản lý tài liệu, vì tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm, tổ chức và phân loại các tập tinNgoài ra, chúng có thể được sử dụng để tự động hóa thông tin trên trang bìa, đầu trang hoặc chân trang, đảm bảo rằng mỗi khi tài liệu được mở hoặc in, tài liệu sẽ có thông tin mới nhất, chẳng hạn như vị trí (đường dẫn đầy đủ), tên, ngày sửa đổi cuối cùng, v.v.
Các loại thuộc tính khác nhau trong Word
Để hiểu đầy đủ cách làm việc với thuộc tính trong Word và để tận dụng các khả năng của mã trường như FileName, điều cần thiết là phải phân biệt giữa các loại thuộc tính sau:
- Tính chất cốt lõi: Chúng phổ biến trong tất cả các chương trình Office và thường bao gồm tiêu đề, tác giả, chủ đề, danh mục, từ khóa và ngày tạo, cùng nhiều thông tin khác.
- Thuộc tính ứng dụng cụ thể: Ví dụ, đây là những thông tin chỉ có ở Word, chẳng hạn như số trang, số từ, đoạn văn hoặc tên mẫu.
- Thuộc tính tùy chỉnh: Đây là những mục mà người dùng (hoặc ứng dụng) có thể xác định theo ý muốn, ví dụ, thêm tên người đánh giá chịu trách nhiệm, mã dự án nội bộ, trạng thái, v.v.
- Thuộc tính bắt nguồn từ kiểu nội dung: Trong các môi trường như SharePoint, bạn có thể xác định các thuộc tính phụ thuộc vào loại tài liệu hoặc nội dung cụ thể đang được quản lý.
Những thuộc tính này, ngoài việc có sẵn thông qua giao diện đồ họa của Word, Chúng có thể được sử dụng một cách năng động trong tài liệu bằng cách chèn các trường tham chiếu đến giá trị của chúng, do đó đảm bảo rằng mọi thay đổi đều được tự động phản ánh trong mọi phần của tài liệu nơi trường đó xuất hiện.
Cách chèn thuộc tính tài liệu trong Word bằng cách sử dụng các trường
Từ có cái gọi là mã trường, các đoạn mã nhỏ cho phép bạn nhúng thông tin biến và tự động hóa các tác vụ trong tài liệu của mình. Theo cách này, bạn có thể hiển thị dữ liệu như tên tệp, tác giả hoặc ngày in ngay tại nơi bạn cần.
Ví dụ, để chèn tên tệp hoặc đường dẫn đầy đủ của tệp, mã trường được sử dụng Tên phim cùng với trình sửa đổi \p:
- Tên tệp: Chèn tên của tập tin hiện tại.
- Tên tệp \p: Chèn đường dẫn đầy đủ tới nơi lưu tệp cũng như tên tệp.
Cách thông thường để chèn bất kỳ thuộc tính nào vào Word bằng cách sử dụng trường là:
- Chuyển đến tab Chèn và chọn Tiêu đề o Chân trang, tùy thuộc vào nơi bạn muốn đưa thông tin vào.
- lựa chọn chỉnh sửa tiêu đề o chỉnh sửa chân trang.
- Bấm vào Yếu tố nhanh và sau đó chọn Cánh đồng….
- Trong danh sách tên trường, hãy chọn Tên phim (hoặc thuộc tính bạn muốn: Ngày, Tác giả, Tiêu đề, v.v.).
- Kiểm tra hộp Thêm đường dẫn đến tên tệp nếu bạn muốn bao gồm đường dẫn đầy đủ (điều này sẽ thêm trình sửa đổi \p tự động).
- báo chí chấp nhận và kết thúc bằng việc chỉnh sửa phần đầu trang hoặc chân trang.
Thông tin này sẽ luôn được cập nhật và sẽ được sửa đổi khi bạn lưu tài liệu vào vị trí khác hoặc đổi tên tệp.
Chèn các thuộc tính khác bằng cách sử dụng các trường trong Word
Danh sách các trường có sẵn rất rộng. Một số thuộc tính hữu ích nhất mà bạn có thể chèn là:
- tác giả: Hiển thị tác giả của tài liệu.
- Ngày: In ngày tháng (với định dạng có thể cấu hình).
- Chức vụ: Tiêu đề của tài liệu.
- Người lưu cuối cùng: Hiển thị người cuối cùng lưu tệp.
- Thuộc tính Doc: Cho phép bạn chọn bất kỳ thuộc tính tùy chỉnh hiện có nào.
Từ hộp thoại chèn trường tương tự (Các bộ phận nhanh > Trường), bạn có thể chọn định dạng bạn muốn hoặc, nếu trường cho phép, các tổ hợp tùy chọn bổ sung.
Tùy chỉnh nâng cao: Thuộc tính tùy chỉnh
Ngoài các thuộc tính tiêu chuẩn, Word cho phép bạn xác định các thuộc tính tùy chỉnh từ chính tài liệu. Điều này đặc biệt hữu ích trong bối cảnh doanh nghiệp khi bạn cần liên kết thông tin bổ sung với từng tệp.
Để tạo một thuộc tính tùy chỉnh:
- Mở tài liệu trong Word.
- Truy cập tab Lưu Trữ và chọn tin tức.
- Bấm vào Thuộc tính > Thuộc tính nâng cao.
- Đi tới tab Tùy chỉnh.
- Nhập tên và giá trị thuộc tính, chọn loại và nhấn thêm vào.
Một khi đã được xác định, Bạn có thể chèn những thuộc tính này vào bất cứ đâu trong tài liệu bằng cách sử dụng trường DocProperty. Ví dụ, khi chèn trường DocPropertyTên tài sản của bạn, giá trị tài sản sẽ tự động được phản ánh ở bất cứ nơi nào bạn muốn.
Tính năng này rất quan trọng để tùy chỉnh các mẫu, hợp đồng, báo cáo hoặc tài liệu chuẩn hóa yêu cầu các trường thay đổi tùy thuộc vào khách hàng, dự án, phiên bản, v.v.
Thuộc tính được lưu trữ như thế nào trong các tệp Word
Tài liệu Word hiện đại (. Docx) sử dụng định dạng Office Open XML, trong đó mọi thông tin liên quan đến tài liệu (bao gồm các thuộc tính chính, mở rộng và tùy chỉnh) được lưu trữ trong các phần khác nhau của tệp nén.
Các tính chất chính (thuộc tính cốt lõi) được lưu trữ trong nút coreProperties với các thẻ như dc:title, dc:creator, cp:keywords. Ví dụ:
Tài liệu của tôi Juan Perez 4 2024-03-14T10:15:00Z
Các thuộc tính cụ thể của chương trình (thuộc tính mở rộng) xuất hiện bên dưới nút Properties, bao gồm số trang, mẫu, công ty, số từ, v.v. Ví dụ:
5 2500 Công ty của tôi SL
Thuộc tính tùy chỉnh (Thuộc tính tùy chỉnh) được lưu trữ trong phần riêng của chúng dưới custom-properties, với tên và giá trị do người dùng xác định:
Carlos López
Bạn có thể xem và thậm chí sửa đổi tất cả thông tin này nếu có kỹ năng chỉnh sửa XML nâng cao hoặc phát triển các giải pháp bằng Open XML SDK.
Tự động hóa và quản lý nâng cao: Sử dụng Open XML SDK
Đối với các môi trường mà tự động hóa là chìa khóa, đặc biệt là trong các công ty tạo và quản lý khối lượng lớn tệp, thì việc biết cách tương tác theo chương trình với các thuộc tính của tài liệu Word là rất hữu ích. Open XML SDK giúp bạn dễ dàng tạo, sửa đổi và truy vấn các thuộc tính tùy chỉnh bằng mã.
Ví dụ, sử dụng hàm Đặt Thuộc Tính Tùy Chỉnh (có sẵn trong C# hoặc VB), bạn có thể lập trình thêm hoặc sửa đổi các thuộc tính tùy chỉnh. Phương pháp này thường yêu cầu:
- Tên tệp.
- Tên tài sản.
- Giá trị tài sản.
- Nhập (văn bản, ngày tháng, số, v.v.).
Quá trình này bao gồm việc mở tài liệu ở chế độ ghi, tìm hoặc tạo phần thuộc tính tùy chỉnh, xóa thuộc tính nếu nó đã tồn tại (để tránh xung đột kiểu), thêm thuộc tính mới và lưu tài liệu. Nó cũng đảm nhiệm việc duy trì thuộc tính. pid tuần tự, cần thiết cho tính toàn vẹn của tệp XML.
Nhờ quy trình này, các thuộc tính tùy chỉnh có thể được truy cập hoàn toàn từ chính Word và từ các hệ thống quản lý tài liệu hoặc ứng dụng của bên thứ ba.
Khả năng tương tác và quản lý tài liệu: tích hợp với SharePoint
Trong môi trường doanh nghiệp hoặc giáo dục, việc lưu trữ tài liệu trên các nền tảng như SharePointThuộc tính của tài liệu Word đóng vai trò quan trọng trong việc đồng bộ hóa và quản lý tài liệu:
- Khi bạn chỉnh sửa thuộc tính từ Bảng thông tin tài liệu trong Word, chúng sẽ xuất hiện dưới dạng các cột siêu dữ liệu trong thư viện SharePoint.
- Bất kỳ thay đổi nào ở cấp độ cột trong thư viện đều có thể được đưa xuống tài liệu dưới dạng một thuộc tính mới.
- Các thuộc tính cốt lõi thường được đồng bộ hóa, trong khi một số thuộc tính tùy chỉnh (ví dụ: định danh loại nội dung) không được đưa vào thư viện.
Ngoài ra, đối với các loại tài liệu tùy chỉnh trong SharePoint, các thuộc tính cụ thể được gán cho nội dung được lưu trữ trong phần tùy chỉnhXml và được tự động đồng bộ hóa giữa tài liệu Word và thư viện, giúp quản lý và truy xuất dễ dàng.
Các tùy chọn bổ sung: nhúng và liên kết tệp hoặc sử dụng siêu liên kết
Cùng với các thuộc tính, Word cho phép chèn các siêu liên kết bên trong và bên ngoài, cũng như các đối tượng nhúng Để thêm nhiều chức năng hơn vào tài liệu của bạn:
- Siêu liên kết nội bộ: Khi sử dụng dấu trang, bạn có thể tạo các bước nhảy đến các phần cụ thể của tài liệu (thích hợp cho các báo cáo hoặc hướng dẫn dài).
- Siêu liên kết ngoài: Chúng cho phép bạn liên kết đến các trang web, tệp trên máy tính hoặc đường dẫn tương đối.
- Các đối tượng được nhúng: Bạn có thể chèn toàn bộ tệp (PDF, bản trình bày, bảng tính) dưới dạng đối tượng trong chính tài liệu Word để chúng trở thành một phần của tệp và không phụ thuộc vào đường dẫn bên ngoài.
Khi sử dụng liên kết đến các tệp bên ngoài, bạn nên lưu tất cả các tệp liên quan vào cùng một thư mục hoặc cấu trúc cục bộ với tài liệu Word., để đảm bảo các liên kết vẫn hoạt động ngay cả khi bạn sao chép bộ này sang máy tính khác.
Đối với siêu liên kết, Word sẽ tự động tạo chỗ giữ chỗ cho tiêu đề và phụ đề nếu bạn sử dụng các kiểu được xác định trước cho Tiêu đề 1, Tiêu đề 2, v.v., do đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc điều hướng nội bộ.
Chỉnh sửa, xóa và xem các trường và thuộc tính
Chỉnh sửa hoặc xóa một trường trong Word rất dễ dàng: chỉ cần nhấp chuột phải vào trường và chọn tùy chọn bạn muốn (chỉnh sửa, cập nhật, xóa). Đối với siêu liên kết, bạn có thể sửa đổi hoặc xóa chúng từ menu ngữ cảnh. Nếu bạn đã chèn các thuộc tính tùy chỉnh và muốn cập nhật giá trị của chúng, hãy thực hiện từ Tệp > Thông tin > Thuộc tính nâng caovà cập nhật các trường với F9 để xem những thay đổi được phản ánh trong tài liệu.
Tương tự như vậy, bạn có thể hiển thị hoặc ẩn mã trường trong tài liệu bằng cách sử dụng Alt + F9, điều này rất hữu ích nếu bạn cần xem lại hoặc sửa đổi lệnh theo cách thủ công.
Những câu hỏi thường gặp và các vấn đề có thể xảy ra
Làm việc với các thuộc tính và liên kết trong Word có thể gây ra một số vấn đề nếu các tệp liên quan không được quản lý đúng cách. Khi di chuyển tài liệu sang máy tính khác, hãy cố gắng duy trì cấu trúc thư mục của các tệp được liên kết và nếu có thể, hãy sử dụng đường dẫn tương đối. Nếu bạn cần tính di động tối đa, hãy cân nhắc nhúng các tệp vào Word (mặc dù điều này sẽ làm tăng kích thước tài liệu).
Trong bối cảnh cộng tác với nhiều người dùng chỉnh sửa tài liệu, việc cập nhật các trường có thể cần một số lưu ý để đảm bảo tất cả dữ liệu phản ánh những thay đổi mới nhất. Ngoài ra, hãy nhớ rằng siêu dữ liệu tài liệu có thể chứa thông tin nhạy cảm, vì vậy bạn nên xem xét trước khi chia sẻ tệp ra bên ngoài.
